论建设工程档案的接收和管理

论建设工程档案的接收和管理

黄利平

成都市城市建设和自然资源档案馆   610000

摘要：建设工程档案来源于建筑工程立项、设计、施工、竣工的各个阶段，是整个工程的基础性和依据性的文件资料。建设工程档案具有可靠性高、准确性强的特点，对工程决策、设计、施工过程中起到重要的指导作用，因此，做好建设工程档案资料的接收和管理工作至关重要。本文重点分析了建设工程档案接收和管理的特征及策略，旨在帮助同业人员在未来工作中提供参考依据。

关键词：建设工程；档案接收；档案管理

近年来，随着城市化进程的不断深入，各级城市都在加大建设力度，这给建筑工程档案管理工作提出了新的要求[1]。建筑工程档案包括从工程立项到验收整个过程中的全套文件资料，一般是由各级城建档案部门进行集中统一管理，以便更好地发挥档案在城市建设中的指导作用。城建档案部门需要接收全社会各领域的工程项目档案，工作量庞大且复杂，给档案接收和管理工作带来了很多困难。

一、建设工程档案的特征

（一）分散性和复杂性

与其他业务相比，建设工程具有工期长、涵盖领域多、建设范围广、工程结构复杂等特点，导致建设工程档案种类繁多，复杂性更高。此外，在整个工程建设过程中，不同部门之间难免存在业务交叉的情况，导致工程档案可能会分散到各个业务部门[2]。

（二）继承性和时效性

建筑工程档案具有继承性，新的工程项目可以吸取其他项目的经验教训，防止重复犯错；还具有时效性，随着时间推移，建筑工程档案的使用价值会逐渐下降，因此，档案资料形成后需立即送达到档案管理机构。

（三）全面性和真实性

建设工程档案只有形成完整系统，全面记录项目所有信息，才能充分发挥档案的使用价值。而且风险隐患、已发事故也需要记录在案，才能保证对工程项目的反映更加真实。

（四）随机性

建设工程档案详细记录了工程建设全过程的所有资料，大部分的资料都是在整个项目不同阶段中临时产生的，导致建设工程档案的产生具有很强的随机性。

（五）专业性和综合性

建设工程档案涉及到立项文件、用地文件、勘测文件、审批文件、工程图纸、工程造价、工程施工及监理等众多的专业性文件，档案管理机构在接收档案时需要检查档案内容是否有效和齐全，之后再对档案进行分类管理。

二、建设工程档案接收和管理的策略

（一）完善档案的接收和管理制度

提高建设工程档案接收质量和管理效率，需要不断完善档案的管理制度，确保档案接收和管理的科学性。建立完善的建设工程档案接收与管理制度，规范接收档案的内容、范围、接收标准、管理期限，确定档案接收和管理的岗位及职责范围，明确档案管理和使用权限，建立档案管理人员的奖惩制度，从而加强对档案管理各个环节的监督，确保档案资料接收及时、完整、准确，促进建设工程档案接收和管理工作的规范性和制度化。

（二）明确建设工程档案的归档范围

从工程项目提出到完工投产的整个过程中，产生的图纸、文字、录像等所有资料都属于建设工程档案，是整个工程项目开始到结束的凭证和依据，必须全部进行归档保存[3]。所以，建设工程档案的归档范围主要包括两方面：①国家对该建设工程项目的所有管理和审批文件；②整个建设工程相关的建设活动、过程记录资料，及保存价值较高的各类文件。

（三）与各业务管理部门保持良好的关系

建设工程项目具有较强的系统性，整个工程从开始到结束需要涉及到多个业务管理部门，为了保障工程项目的有序开展，各个部门之间需要保持良好的沟通。档案接收和管理工作也需要面对以上所有部门，档案管理人员需要与各个部门建立良好的关系，确保在实际工作中沟通和交流顺畅，从而使建设工程的档案接收的有效性得到保障[4]。因此，档案管理人员需要深入一线，了解整个工程项目所涉及到的档案资料范围、数量、类别、存在形式，保证接收到的档案资料的完整性和系统性。

（四）重视建设工程档案的安全保密工作

工程建设项目的档案资料安全性和保密性非常重要，不仅关系到项目后期的质量检验及项目维护等工作，还可以指导工程建设企业的项目决策，为其他工程项目的创新发展提供有效借鉴。所以，确保工程建设企业的可持续发展，需要重视建设工程档案的管理，并重视档案的安全和保密工作。首先，做好档案资料的保密工作，需要将原始资料作为档案进行管理，不得使用复印件，防止发生资料泄密。其次，为了保证资料安全，对于纸质资料和文件的保存需要选择品质更高的纸张，例如，工程图纸等高精度要求的纸质资料选择的纸质需要具有耐磨性高和抗潮作用。第三，受电子信息化发展的影响，工程建设企业普遍开始采用电子档案的管理模式，为了保障档案资料的安全性，需要对所有档案资料进行加密处理，做好档案信息管理系统对外部侵入的防御工作，定时进行软件杀毒，防止被黑客侵入盗取资料。

（五）加强建设工程档案管理队伍的建设

建设工程档案接收和管理涉及到信息接收、整理、归档、保存等多个环节，每个环节出现问题都会对档案管理工作质量、效率造成严重影响。而且在信息技术高速发展的推动下，建设工程档案管理工作已从单一的纸质化人工管理模式，转变为多元化、信息化的数字管理模式。新的管理模式需要使用大量的新设备、新技术，需要高素质的综合型人才进行操作和支持。所以，工程建设企业需要加强档案管理队伍建设，加强管理人员的技术和素质培训，引入经验丰富的技术型人才，使档案管理队伍的素质得到快速发展，从而促进档案接收和管理工作向着规范化、标准化、高效化发展

[5]。

结束语

综上所述，提高档案接收的有效性，提升档案管理的质量和效率，是工程建设企业做好建设工程档案接收和管理工作的关键策略。因此，工程建设企业需要从管理制度、管理范围、管理措施、管理方法及人才培养等多个方面进行不断完善和创新，不但提升建设工程档案接收和管理水平。

【参考文献】

[1]刘裕钊. 论加强工程档案管理促进工程建设质量[J]. 百科论坛电子杂志, 2020(014):214-214.

[2]宋文杰. 建设工程档案管理的重要性及其规范化策略分析[J]. 新丝路:中旬, 2021(009):1-2.

[3]杨颖. 论新形势下建筑工程档案的有效管理[J]. 中国战略新兴产业, 2020(008):88-88.

[4]何小敏. 基于云计算的建设工程档案全过程监管模式可行性研究[J]. 市场周刊：商务营销, 2020(085):1-1.

[5]刘珈妤. 建设工程文件跟踪管理服务平台在城建档案接收中的应用研究[J]. 产业与科技论坛, 2021, 020(015):212-213.