大数据时代背景下推进街道办事处档案管理的信息化建设探究

大数据时代背景下推进街道办事处档案管理的信息化建设探究

王美娜

内蒙古赤峰市克什克腾旗西拉沐沦街道管理办公室，内蒙古赤峰，025350

摘要：近些年，随我国经济、科技等方面发展，各单位、企业档案管理工作已从最初的人工处理逐渐向信息化管理方面发展，档案管理质效得到显著提升。街道办事处为档案工作的重要组成，因此，强化其档案管理工作的信息化建设程度尤为重要。本文从街道办事处档案管理工作为切入点，分析其信息化建设价值、遭遇的困境与建设策略，希望可对相关从业者有所帮助。

关键词：大数据时代；街道办事处；档案管理；信息化建设

前言：随网络的普及，使得大量数字信息涌现，此情形使得相关管理部门既往所用的人工管理模式已难以满足管理需求，需进行转型发展，加强信息化建设程度。但从实际档案信息化管理活动来看，其依然有着一定问题，整体管理质效欠佳，鉴于此，街道办事处要以实际档案管理状况依据，革新管理思路，创建健全的信息化管理体系，从而提升档案管理质量。

一、推进街道办事处档案管理信息化建设的重要性

从街道办事处档案管理工作层面分析，其工作较为繁琐，且涉及办事处业务服务众多环节，而信息技术的使用则对管理流程展开进一步优化，实现管理流程的充分整合，提高管理质效，同时也可实现档案存储载体从纸质到数字化的转型，降低管理成本。除此之外，网络的普及与运用使档案资源利用渠道得到进一步拓宽，在大数据背景下，利用先进技术深度分析档案资料，有助于优化档案服务方式，为街道办事处日常工作提供充足的数据支撑，进而更好地发挥出办事处的社会服务职能。

二、推进街道办事处档案管理信息化建设中面对的困境

（一）管理机制不完善

信息技术在档案管理工作的普及应用使用以往的工作模式产生极大变化，从而使得既往所用的管理机制已然无法实现对工作流程的有效管理，难以为档案管理工作提供制度保障。同时当下各地区在电子资料管理上并未形成统一标准，无法对档案完整性予以保障，审核机制不健全，难以及时发现资料中潜藏的问题，难以保障资料真实性。

（二）重视度不足

当前，大多数办事处管理人员并未意识到档案信息化管理中价值，普遍将档案管理看作事务性工作，不注重自身信息技术能力的培养，从而造成档案管理工作质效欠佳。此外，从政策、立法等层面来讲，其也欠缺对档案管理信息化建设的有力支持，进而使得档案管理工作质效不高，规范性不足。

（三）管理人员素质待提升

管理人员素质、能力对档案管理信息化建设程度、工作质效有着直接影响。然而，从当下街道办事处档案管理现状来看，绝大多数档案管理人员在此方面认知较为薄弱，仅是将档案信息化管理简单看作为将纸质信息录入计算机中。然而，从实质而言，档案信息化管理并非简单的储存工作，需要将大数据技术的作用、价值予以充分发挥，实现信息化、数字化管理。因此，当下档案管理已无法满足大数据时代发展需求，相关单位需加大专业、优秀的档案管理人才培养力度。

（四）数据安全性待提升

随信息技术发展，网络环境变得愈发复杂，其对档案安全产生严重威胁，若遭受入侵极易致使档案资料被破坏，从而对管理工作的正常开展产生不良影响。而当下街道办事处管理人员在实际工作中并未树立起相应的网络安全意识，且办事处网络安全防护体系建设存在一定的滞后性，欠缺完善的安全管理制度，并未引进先进的网络安全技术，从而使其难以及时发现、解决管理工作中的风险与安全隐患，难以有效抵御网络威胁入侵[1]。

三、推进街道办事处档案管理信息化建设的策略

（一）健全管理机制

健全的管理机制可为档案管理工作提供制度上的支撑。因此，街道办事处要以自身档案实际管理状况为依据，梳理管理流程，创建长效的管理机制，针对性优化、调整相关的规章制度，进而实现对管理人员行为的有效约束。此外，管理人员还需将标准化管理思维融入管理工作中，创建统一、标准的信息化管理系统，针对性设计档案管理工作各环节，进而促进档案管理工作质效提升。

（二）提升档案利用水平

在大数据背景下，档案管理工作存在诸多良好的发展机遇。街道办事处要强化对大数据等先进技术的运用，深度挖掘档案资料，创建健全的数字化档案资源库，从而为档案资料的利用创造有利条件。同时，办事处还需进一步优化检索机制，精准分析、预测使用者需求，从而针对性给予其检索服务，将相关词条推送给使用者，进而提高检索效率，精准定位数据资源。此外，办事处还需强对网络优势的利用，积极拓宽档案利用渠道，使用者可经网络途径远程查阅、调用档案，从而使档案资源利用率提升[2]。

（三）强化人才建设

首先，树立科学的管理观念。办事处档案管理人员必须要加强对档案管理工作的了解，顺应大数据时代发展趋势，树立科学的管理观念。档案管理人员要充分意识到传统档案管理工作改革、优化的重要价值，并要了解大数据技术的应用必要性。在实际工作中，要将信息技术的作用予以充分发挥，实现档案收集、整理等各项工作的信息化，切实提升档案管理质效。其次，对于档案管理人员来讲，其还需主动增强自身业务能力，持续丰富自身知识储备，拓展知识面，从而对档案信息化管理质量予以保证。同时，管理人员在实际工作中要秉持认真、严谨的工作态度，按规办事，从而保证各每工作环节均可达到工作要求，且于每项工作结束后均仔细检查，防止产生疏漏。除此之外，街道办事处还需结合自身状况制定针对性的人员考评机制，综合评价管理人员工作能力、状态等，促使其持续提升自身业务水平。

（四）制定健全的安全防护制度

安全管理为档案管理中的关键组成，网络威胁为影响档案安全的重要因素，鉴于此，街道办事处应强化对安全防护工作的重视，加大先进安全技术的引进力度，从而保障档案安全。同时办事处需进一步健全安全管理机制，规范管理人员行为，加强相关的安全教育，帮助管理人员树立良好的网络安全意识，使其可自觉对自身行为进行约束。此外，还需强化云计算、大数据等先进技术的运用，优化安全防护体系，通过丰富的网络运算资源，减少成本投入。优化防火墙，运用大数据技术强化防火墙防护效果，促使其升级、优化，从而实现数据交互环节的有效监控，及时发现异常数据、及时处理。办事处还可对虚拟技术予以利用，创建VPN网络，将其与公共网络进行隔离，从而增强网络安全性[3]。

四、总结

综上所述，在大数据时代背景下，以往街道办事处所用的档案管理模式已无法满足社会发展的需要，因此必须对其展开优化与创新。办事处加强对信息技术的运用，持续推进档案管理信息化建设，并做好相应的安全防护工作，从而实现档案信息资源的规范、科学管理，保障资料的有效性、安全性，将档案价值予以充分发挥，进而更好地发挥出街道办事处的社会服务职能。

【参考文献】

[1] 李娟. 大数据背景下档案信息化管理建设路径探究[J]. 人生与伴侣,2021(17):4-5.

[2] 李文杰. 大数据时代下基于档案信息化建设的思考[J]. 中文信息,2019(10):48.

[3] 孙艳华. 基于大数据时代的档案管理信息化建设分析[J]. 越野世界,2021(12):204-205.