档案管理系统的创新研究与实践

档案管理系统的创新研究与实践

张欣荣

新疆喀什地区疏勒山水水泥有限公司；新疆维吾尔自治区喀什地区 ；844200

摘要：随着时代的发展，档案管理的重要性日益突出。档案作为承载信息的载体之一，其安全性、完整性必须受到重视。目前，我国已经形成较为完整的档案管理体系，建立了初步的档案管理制度。然而，要先真的实现档案管理的高效化、精细化，还需不断探索。基于此，本文立足于档案管理系统，明确了档案管理的重要性，辨析了档案管理系统的不足，提出档案管理系统创新发展的建议，以期提高档案管理的各方面效率。

关键词：档案管理系统；创新研究；实践

引言：档案工作看似简单，要想实现高效却是非常难的问题。创新是任何事物得以前进的动力，档案管理系统也不例外。当然，档案管理系统的创新必须结合实际，立足实际情况，最终通过实践来检验。

一、档案管理的重要性

（一）提高工作效率

档案中记载中诸多数据，必要的时候可以作为事实依据。档案局作为行政管理部门，掌握着整个地区的相关档案，包括每一个人、每一个产业。档案具备着真实性，它的数据不会说谎。从档案中，我们可以系统的看出某个事物的产生与发展。有效地整理这些数据，就必须进行系统的管理。试想，档案的数量有成千上万份，如果不进行归置，那将会混乱不堪，不仅不利于查询，还会造成档案资料的丢失或损毁。因此，当需要对某些档案进行查看时，科学的管理可以快速筛查出所需档案，节省人力、时间，从而提升工作效率。

（二）保护档案的安全性

古往今来，我国档案的数量数不胜数。对于早年间的一些数据，它不仅记载着我国的大部分历史，还承载着一些民族情感，必须细心保存，以免丢失。档案上记录的信息，一旦被不法分子窃取，会对社会产生严重的影响。档案管理通过对档案的分类保存，将重要的信息进行严加看管，从而有利于加强档案数据的安全性。档案的有效管理，也可以提高社会大众的放心程度，获取人民的信任。

（三）推进科学研究

前辈的智慧也会以档案的形式保存下来。我们在进行科学研究，进行某个领域的创新时，不是凭空想象，而是需要借鉴前人的成果，在前人的基础上进行推陈出新。所以，档案对于科研也有一定积极意义。档案管理，通过对档案的领域进行分类，我们可以直观、快速地了解到某个领域的研究现状，了解到历史相关数据，从而提高我们进行科研创新的进度与质量，真正做到为社会服务。

二、档案管理系统的不足之处

（一）制度不够完善，人员分工不清晰

从目前档案局的工作现状来看，档案管理的制度还需进一步完善。档案的分类、编号、检索等各个环节，都需要有相应的人员负责。然而，档案局的一些工作人员，还有少部分人不清楚自身的工作责任和义务，不了解自己的工作任务，导致工作过程中存在着目标不清晰、瞎忙、乱忙的情况，不利于工作效率的提升。

（二）现代化信息技术利用不足

如今是互联网的时代，几乎所有事物都离不开电子信息技术。对于档案来说，纸质档案数量庞大、数据繁琐、不便于查找。这时候，就需要实现线上线下相结合，构建保护层，提高查找速度。然而，档案局目前在平台的建立上，还处于摸索阶段，没有构建完整的电子信息体系，对互联网的利用不够充分。档案管理系统低效化，服务质量欠佳。

（三）档案数据保护不足，安全性有待提高

如今，需要用到档案的地方较多，不管是国家还是社会，档案的价值越来越多元化。一方面，这是对档案本身的认可，可以发挥其功效。另一方面，这也是对相关工作的一种考验。在查阅相关档案时，哪些数据应该被保护起来，避免泄漏，是档案管理系统应该着重完善的问题。目前，档案局对于保密文件的保护措施还需加强，安全性还需提高。

（四）缺乏早期资料，档案内容不足

档案管理工作是从近些年才开始逐步推进的。在早年，虽然也有相关档案，但是内容不足，存在数据流失的问题。对于这一部分，档案局应该将其完善，补齐相关资料，从而为增添事实凭证提供依据。与此同时，我们的子孙在不断地繁衍，将其完善也是为后人了解相关历史提供资源。

三、档案管理系统的创新发展

（一）完善相关理念，进行制度创新

档案局应该完善相关制度，在理论层面进行率先创新。档案工作人员应该及时发现工作中的问题，然后将其落实在制度中，理论联合实际，实现工作的精细化。制度创新需要转变工作思维，如果只是安于现状，档案工作也不会得到有效发展。例如，定期安排一次工作总结，对这段时间出现的关键问题集思广益，从而健全完善机制。档案局一般还具有人员管理制度，对于员工的表现，也应该进行定期考核，予以适当的鼓励和晋升，调动员工的工作积极性。高度重视档案的保护，设立应急预案，做好各方面准备。

（二）构建信息平台，进行技术创新

充分运用互联网技术，提高档案管理的工作效率。实现档案管理系统的电子化、网络化，紧密结合线上线下两种方式，打造完美信息平台。档案馆应该充分利用现代信息技术，推进技术创新。设置档案局独立服务平台，将相关档案录入到平台中，设立电子档案，减少纸质档案的磨损，加强保护。比如，关于档案部门的土地档案，我们可以将其重要内容做成电子文件，上传到平台中，在标题列输入时间、地点，确保档案不会混淆。这样一来，既可以做到电子版和纸质版的双重备份，又可以方便查看。创立关键词，确保检索后信息的完整性、准确性。加强技术人员的培训，设立研发部门，为技术创新提供人员支持。

（三）注重用户反馈，进行服务创新

档案的用处逐渐增多，使用档案的途径也在悄然扩大。对工作人员要进行适当的培训，加强他们的重视程度。使其在脑海中建立起完备的档案体系，夯实专业素养，从而更好地保护档案、为百姓服务。对于来查看档案的用户，应该认真给予帮助。在设立电子平台的基础上，为用户提供电子检索服务。在大厅可以摆放多台电子设备，避免检索人数过多而造成拥挤。与此同时，认真记录来访时间，对其查看何种档案做到心中有数。设立反馈箱，深度调研用户需求。当用户结束查看之后，引导其进行建言献策。档案局的工作人员要进行定期查看，把百姓的需求放在心中，真正做到为民服务。关心百姓感受，做到服务创新。

（四）完善档案资料，加强保护壁垒

档案局负责的档案成千上万，对于一些历史时期的档案，也应该提高重视程度。比如，对于清代时期、民国时期的档案，工作人员应该积极查找相关资料，对内容进行一定程度的完善。也可以采取实地走访的形式，在扩大自身知识面的基础上，对历史勾勒完整。当然，一定要根据真实情况，切勿胡编乱造。档案的形式也不应该只局限于文字，那些视频、照片也应该作为档案，进行妥善保存。档案也有重要程度的区分。对于一些绝密文件，可以使用电子档案柜，设置专业密码，对其进行层层防护，确保万无一失。对档案局工作人员的职务要进行明确分工，将责任落实到位。

结束语：综上所述，各方面技术逐步成熟，档案管理要充分利用优质资源，实现高质量发展。档案的重要性显而易见，作为工作人员，在认清自身职责的基础上，必须进行积极创新，使得档案管理系统与时代接轨，与实际相符。将创新应用至实践，通过实践检验其正确性。

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