浅谈基层现代档案管理中声像档案的管理问题及对策

浅谈基层现代档案管理中声像档案的管理问题及对策

陈允伟

福建省长汀县发改局价格认证中心      366300

摘要：作为现代档案管理的重要组成，声像档案由于呈现形式形象真实、保存载体现代科学、表现内容广泛多元的特点，越来越成为基层档案部门收录的“宠儿”，但在管理实践中也同样存在设施、人员、制度无法适应新发展趋势的问题，基于更好地保护、使用声像档案，本文就此提出了相应的对策建议。

关键词：现代档案管理；声像档案；问题及对策

引言

附着科学技术的发展，各种信息载体不断推陈出新，档案的种类和形式也变得丰富多样起来，而声像档案由于保存形象直观、信息原始的优点，越来越成为各级档案部门特别是基层档案部门收录的“宠儿”。有别于纸质档案，由于声像档案载体介质的特殊性，需要基层档案管理人员在档案管理的过程中不断地“磨合”使用更为先进的设备、新技术，及时地发现问题，提出合理化解决方案，确保发挥出声像档案应有的作用和效果，进而提升现代化档案管理工作的整体水平。

一、声像档案的概念

声像档案是现代档案的重要组成部分，主要是指国家机构、事业单位、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带和软盘、光盘、硬盘等不同材质为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。

二、声像档案的特征

（一）呈现的形式更形象真实。声像档案大部分是以音、画或音画结合的方式存在，这样的保存方式能够很好地记录事件以及活动的实时场景，让查阅档案者能够通过声像档案身临其境、感同身受。同时相较于以往的纸质档案“二传手”功能，声像档案的音频、视频等反应的内容更加的客观具体，而且在真实性上由于不容易进行篡改，使得完整的声像档案能够更加真实的反应内容。

（二）保存的载体更现代科学。单一声像资料容量远大于传统载体、且更为专业、更易保存，表现形式包含照片、声视频资料、录影带、光盘等，随着社会无纸化、电子化进程的加快，传统报纸、刊物及各类单一文字性纸媒介被以声像为主要多媒体、自媒体所代替，声像档案能够很好的弥补纸质档案的不足，能够更好更全面地印证档案所记录的活动事件。

（三）表现的内容更广泛多元。声像档案是公众舆论宣传媒介变化主要反馈，能够集中反映了一个时代所呈现出来的主流意识形态和价值取向，实现在有限的时间和空间跨度里最大限度地呈现特定时间和地点的历史风貌及相关政治、经济、文化等活动。

三、现代档案管理中的声像档案管理问题

（一）档案设施相对落后

大部分基层部门的档案设施仍然停留在档案盒、浆糊、三孔一线订书机的“老三件”的基础上，主要针对的是传统纸质档案归整、管理，缺乏对于声像档案等新型档案的基本处理、管理、保存设备。一方面是由于基层投入不足，声像档案的录音、摄像等基本录入设备在很多地方和部门都没有配备，更不要说现在比较主流的全自动档案扫描仪这类高端设备；另一方面就是对声声像档案的载体主要是有磁盘、光盘、U盘、硬盘等，各种形式的载体对储存的环境要求是非常严格的，需要符合特定温度、温度等存储要求且相对独立的储存空间作为保障，而当前大部分基层部门档案库房不具备此类储存条件。

（二）档案管理业务水平不高

基层部门的领导档案意识不强，仍然存在把档案工作当作简单体力劳动的认识误区，认为档案工作无外乎搬材料、整书架、编目录，所以通常安排一些行将退休的老同志或是低学历聘用人员承担档案管理工作。但是随着声像档案占比不断提升状，基层档案人员素质偏低无法胜任声像档案管理工作的矛盾也越来越突出，特别是现代声像档案处理中需要大量地使用到电脑、硬盘和扫描仪、录音笔等具有一定技术含量的数码产品，这对档案管理人员在硬件维护、软件掌握方面要有较高的业务素养。

（三）档案制度无法适应新要求

档案的规范管理必须有完善的规章制度作为支撑，但许多传统档案管理规章制度已无法实现对声像档案这类新型档案的管理要求，原有的档案管理制度主要是针对纸质档案的归档、调阅、查询，没有考虑到无纸化、电子化办公对现有档案管理提出的新要求，需要针对音像档案信息化的特点对传统档案制度进行流程再造，提升档案管理的效率和精准度，以确保档案制度能够适应新形势、新要求。

四、解决声像档案管理问题的策略

加强现代档案管理中的声像档案管理工作，一方面通过加强声像档案的管理能够实现对传统档案工作内涵外延的丰富和完善，为经济社会的发展和进步提供更加完整准确的档案材料支撑，另一方面能够更好地填补声像档案管理落后于整体档案管理的技术手段“真空”，确保现代档案管理的内容和形式能够与时俱进，最大程度上发挥出档案管理服务国家社会、人民群众的功能。

（一）完善声像档案保存条件

加大硬件投入，根据声像档案安全保管的要求，基层机关单位档案库房要配齐恒温、恒湿、防磁、防光、防火等相关的现代档案储存设施设备，档案室要购买档案扫描仪器、录音笔，配置专用内网网络、终端，确保声像档案能够远离光源、磁场等，并实现数字化存储，定期复制，尽量延长声像档案的寿命。

（二）提升基层声像档案管理水平

档案工作无小事，现代档案管理工作不仅是档案主管部门的事，各级档案管理及立档单位和社会各界要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种全社会重视、关心档案工作的氛围，在人财物力方面提供重点保障；同时要加强档案管理人员的业务技能素养，特别是在使用新技术、掌握新技能方面要进行梯度人才培养，培育一批符合现代社会发展需要、能够胜任新技术要求的基层档案工作者。

（三）建立健全声像档案管理制度

基于声像档案管理存在的问题，现代档案管理的声像档案管理需要合理制定切合实际的管理制度来规范声像档案管理。因此各立档单位要建立健全相应的管理制度，加强规范管理，对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定，建立录音带、录像带、光盘等要采取定期倒带检查等常态化管理机制。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交，确保有关法规和制度落到实处，以提高声像档案归档质量和使用效率。

习近平总书记强调，要坚持解放思想、与时俱进，主动来一场思想革命,从一切不合时宜的思维定式、固有模式、路径依赖中解放出来。基层档案工作者要认真研究当前新情况、积极探索新形势下档案工作新举措，从转变工作思路入手，建立能够适应当前声像档案收集管理工作的新机制，确保基层档案管理能够跟上时代步伐，打牢档案工作科学发展，服务党、服务社会的思想基础。

参考文献

[1]陈丽莉.现代档案管理中声像档案管理工作的难点及对策[J].现代国企研究，2017（03）

[2]卢立红.浅谈新时期声像档案管理存在的几点问题[J].办公室业务，2018（01）

[3]曹莹莹.浅谈现代档案管理中声像档案的收集与管理[J].才智，2018（03）