企业人事管理工作信息化建设探析

企业人事管理工作信息化建设探析

吴要

国网马鞍山供电公司 安徽马鞍山 243000

摘要：目前，我国的公司发展速度非常快，公司档案以实用性、专业性和多样性来定义。网络环境下的文件管理已经从传统模式转变为更加专业化、综合化、多样化的文件管理模式。当前环境下，文件管理更加规范，文件使用率更高，所以，要加强企业人事管理工作，既是公司需要、更是时代要求。

关键词：企业；人事档案管理；信息化建设

近年来，我国企业对档案工作者的管理越来越重视，档案管理的价值和重要性日益凸显，随着档案工作者的内容和资料的不断增加，在正常发展中也随之出现了许多困难，主要体现在随着现代信息技术的飞速发展，企业档案管理开始逐步从传统管理向信息化管理转变。信息化管理可以帮助档案工作者快速获取必要的信息，大大提高工作效率，这对传统档案管理实践产生很大影响的同时，也成为档案管理信息化的主要目的和迫切需要。随着社会信息化进程的加快，档案信息化建设已成为企业档案事业发展的必然趋势。加强档案工作者信息化建设，是档案工作者适应时代和社会发展，加快档案工作者管理现代化的客观要求，是提高档案工作者工作信息化水平的必由之路，是取得工作成效的重要举措。

1存在的问题

1.1信息落后

国内很多企业的档案信息化建设还处于起步阶段。在构建归档信息之前，我们面临的最大问题是缺乏信息技术。企业在构建信息的过程中，经常会遇到这诸如信息、工作流程、管理软件无法有效适应企业的文件管理需求等问题，许多企业在文件存储技术上存在较大差距，企业的现代信息化工具更新缓慢。信息技术具有数据收集的能力和措施，企业档案信息建设的不完善导致技术落后甚至停机。对信息结构理解的缺乏，是影响企业人事管理信息化建设的最大障碍。鉴于目前建立有效的人事管理信息化现状，部分管理者对信息缺乏全面的认识和理解，存在一定程度的盲目性和偏见。比如有的管理员会认为楼宇信息是一台干净的应用计算机，只需要构建相关的工具即可，忽视了软件应用和软件技能培训。事实上，建筑信息是一个非常庞大的系统，它的链接很多，一个接一个，包括信息收集、信息管理和信息更新，对信息化建设的单方面理解将持续阻碍企业人事管理信息化建设进程。

1.2完善的管理体系

许多公司的档案管理系统并不完善，首先，管理员对文件管理不够重视，导致很多文件管理规则没有发挥应有作用，没有一贯到底的执行力，很多管理细节没有得到有效解决和优化。在工作细节上，主要体现在人员职责不清、档案管理失灵，无法达到高度协同的效果。其次，公司档案管理缺乏一定的奖惩制度和监督措施，没有监督制度和监督机制，对员工绩效就没有明确的惩罚机制，员工积极性就无法得到充分激发。

1.3管理模式不完善

如今，许多公司仍然采用传统的文件管理模式，没有专门的档案管理部门，也没有专业的档案管理人员，文件管理模式落后，没有优先于企业发展。也有一些企业最初实施了企业档案信息化建设，但仅限于利用计算机技术对归档文件档案进行编辑和管理，内部没有统一的文件管理信息平台，没有实现常态化管理维护。

1.4人员综合素质有待提高

更新公司内部的档案仍处于起步阶段，大多数档案信息管理人员的专业知识还没有完全更新，许多档案信息管理人员的专业素质有待提高。信息化管理的概念模糊，每个工作的细节和关键点都不是很明确。在实际工作过程中，档案信息管理人员在信息操作方面的技能不是很熟练，导致档案管理工作中经常出现问题，影响企业整体绩效。

2探讨相关对策

2.1加强制度建设

提高档案信息管理水平有赖于制度保障，要根据实际情况，完善档案信息管理系统。一是制定档案信息收集保护制度；二是完善档案信息编录程序；三是建立档案信息管理部门监督机制；四是实现权责分离，加深对文件信息管理功能的理解。

2.2优化工具和设施

员工要想做好工作，首先要磨砺自己的工具。数据保护工具和设施的优化是提高和保障质量的硬件基础。首先，加大资金投入，为优化设施设备提供资金保障。其次，根据业务条件进行全面规划，设计完善的数据存储工具和设备，提升数据存储质量。

2.3改进工作方法

正确的工作方法是提高档案信息管理有效性的重要保证。一是制定科学的档案信息收集、分发和保存方法，确保数据管理到位。二是优化信息结构，充分利用网络多媒体环境，将繁琐的任务交给计算机，减轻档案管理员的工作量。

2.4更新管理概念

向档案管理部门通报的过程，从另一个层面来说，就是对企业员工进行教育的过程。它是一个重新应用知识型技能并去除阻碍信息传递的负面因素的过程。对于决策者来说，需要打破传统的工作机制，对于员工来说，需要克服恐惧并了解信息的真正含义是支持和发展业务工作。要加强信息理论培训和宣贯教育，引导员工树立正确的信息管理理念，提高信息阅读能力，提高工作可靠性，提高单位负责人对信息管理重要性的深刻认识。

2.5加强档案信息安全管理

无论档案保管员的信任度或智慧如何，加强信息安全管理都是必要的，也是适应新时代新发展的新课题。首先，在建立和编译文件的过程中必须保证采集到的核心数据的完整性，杜绝数据过载的问题，在收集信息时，要注意保密信息的具体管理，尤其是在数字化过程中，必须经过物理隔离，现有的加密条款和条件可用于存储和传输加密的机密文件，以确保信息的最大安全性。其次，在文件备份过程中应设置独立的档案安全室，档案室应尽可能满足防盗、防火、防潮、防虫害的要求，档案保管员的密室应由专门的档案工作人员管理，并由必要的安全力量进行保护，以确保非附属人员不得随意进出档案保管员的工作场所。最后，建立健全严格的借阅、复印制度，建立或完善档案审批流程，确保所有档案信息以简明的顺序共享，审批机关领导要严格控制档案信息知识领域，严防不需要知晓和使用档案基础信息的人员，确保重要档案的绝对安全。此外，必须使用保险柜单独存放机密文件。建立档案安全应急防范机制，特别是在数字文件提取等业务提取过程中做好安全保密工作，严防文件外泄。

2.6档案发展

实现创建归档信息与公司整体发展需要融合、同步，在企业高质量发展过程中，档案管理必将不断演进，针对不同发展时期出现的具体问题，及时制定具体解决方案。企业档案管理者在信息平台上不断更新企业档案内容，涵盖与企业发展有关的基础技术问题，深化信息技术在网络环境下机密问题上的应用，促进企业员工全面成长和企业平稳高效发展。

结束语

目前，我国企业档案管理工作信息化建设还存在管理体制不健全、档案保护力量不足、备份档案保护工具不丰富、管理人员素质和能力不高等问题，一要加强制度建设，做好档案基础管理工作；二要加强沟通，更新管理理念；三要充实设施设备，优化数据库设计；四要改进工作方法，加强数据库管理。

参考文献：

[1]加强干部人事档案信息化管理全面促进企业人事管理创新[J].郭海琴.中国集体经济.2021(22)