数字化背景下的企业会计档案管理研究

数字化背景下的企业会计档案管理研究

叶颖

武汉鑫发联众商贸有限公司，湖北武汉， 430000

摘要：会计档案是企业会计工作的重要依据，它真实的反映了企业的经营管理活动。数字化背景下，企业的会计档案管理工作也应当进行相应的改革，不断提升会计档案管理工作的有效性和准确性，为企业经营发展提供可靠的档案资料支撑。基于此，本文对数字化背景下企业会计档案管理的相关内容进行了简单的分析和探究，以期为新形势下企业会计档案管理工作的高效开展提供一定的参考。

关键词：数字化背景；企业；会计档案；管理研究

企业会计档案管理一项系统、全面、重要的工作，长期以来，企业会计档案的信息和资料管理都是以纸质材料为主，这种传统的档案管理手段和档案信息存储方式已经不能适应企业发展面临的新形势和新挑战，要结合企业发展的实际，将数字化、信息化的技术引入到企业会计档案管理工作中，不断提高企业会计档案管理的效能。

一、新形势下企业会计档案实现数字化管理的重要意义

新形势下企业要加强会计档案的数字化管理，打破传统会计档案管理工作的局限与束缚，提高企业会计档案管理工作的综合应用。过去查询会计档案信息，不仅浪费大量的时间、消耗大量的精力，而且会计档案的利用率并不高，没有真正发挥出会计档案在促进企业经营与发展中的指导作用。在数字化背景下，企业会计档案的记录、信息传播等发与过去相比发生了巨大变化，既能够对企业的重大会计信息进行有效保存和高效整理，又合理减少会计档案进行二次文献信息加工时间，促使企业会计档案资料的信息更加具有时效性。同时，在数字化技术支持下，企业会计档案的档案信息能够多次复制、拷贝，这不仅提升了会计档案的使用效率，也提高了会计档案管理部门在企业管理发展中的地位。通过数字化的会计档案管理方式，还可以提升企业会计档案管理的现代化能力和科学化水平，有效满足企业各部门对会计档案的实际需求，为企业的快速、长远发展奠定了良好的基础。

二、数字化背景下企业会计档案管理存在的突出问题

数字化背景下，企业会计档案管理面临的工作环境更加复杂、多变，相应的，对会计档案管理工作的要求也越来越高。但是，当前企业会计档案管理工作受到各种因素的影响，会计档案管理的整体水平并不高，无法真正发挥会计档案的实际作用。数字化背景下企业会计档案管理存在的突出问题主要有以下几个方面。

（一）会计档案的管理方式比较落后

传统的会计档案管理方式是将企业各部门的财务信息，包括账本、单据、表格等全部存放到企业的档案室，由档案室的工作人员对会计档案进行目录录入、保存、管理。并且企业会计档案是以纸质材料为主的，随着企业经营活动的不断发展，企业的会计档案纸质资料会越来越多、越来越复杂，在这种情况下如果需要调用会计档案，往往需要花费大量的时间、精力去查阅，不仅造成了人力和物力的浪费，而且还影响了资料查阅使用的效率，不利于相关工作的开展。

（二）会计人员能力水平不高

数字化背景下，企业会计档案朝着数字化、信息化管理的方向发展是必然的。虽然许多企业在管理过程中认识到了这一点，也掌握了会计档案实现信息化管理对企业发展的重要意义，但是对会计档案信息化管理大多停留在表面，比如增加会计档案管理的信息化设备，这种表面工作方式没有真正实现会计档案的信息化管理，缺乏对会计档案管理人员的培训，导致企业会计档案管理人员缺乏熟练的数字化、信息化操作技术和能力，在档案管理工作中，依然习惯采用传统方式开展会计档案管理。实际上，由于会计档案管理人员综合能力欠缺，这在一定程度上阻碍了企业会计档案管理实现信息化、数字化发展的步伐，不利于企业的综合发展。

（三）企业会计档案信息安全的问题

会计档案信息化、数字化管理能够提高工作效率，但是也让企业会计档案信息面临着被窃取、被盗用的风险，企业管理者应当对信息安全问题给予高度的重视。数字化背景下，企业会计档案信息很容易会受到非法的攻击，如果企业会计档案信息系统安全性不高，一旦会计档案信息的被篡改、窃取，企业将面临严重的后果和不可预估的损失。

三、数字化背景下企业会计档案管理实现高效管理的措施和方法

针对数字化背景下企业会计档案管理存在的问题，从充分发挥数字化管理优势的角度出发，建议从以下几个方面做好数字化背景下企业会计档案管理工作。

（一）运用现代化档案管理技术

企业会计档案的数字化管理离不开各种现代化技术的支持，比如数字虚拟化管理技术、高微缩数字化管理技术、网络技术等，其中网络似乎能够通过虚拟化信息储存、处理企业会计信息，借助于互联网，企业会计档案管理不仅能够能够获得多个方面的资源，提高了会计档案资料的丰富度，而且还大大提高了会计档案查询、应用的便利性。高微缩数字化管理技术的应用有效解决了传统纸质文件体量大、内容混乱的问题，同时高微缩数字化管理技术的应用提高了企业会计档案图片资料的管理效果，避免了褪色的现象。通过融合多媒体技术，企业会计档案信息的检索速度和覆盖面大大提高的同时，还能够为档案资料用户提供图文并茂、声响并存的信息。另外，随着网络与计算机技术的快速发展，密码技术、语音识别技术以及指纹识别系统技术等也逐渐应用到企业会计档案管理工作中，大大提升了企业会计档案信息、文件管理的安全性，语音识别技术的应用还能够实现会计档案资料的自动归类、存档，大幅度提升了企业会计档案管理的工作效率。最后，利用信息技术，企业会计档案能够进行实时共存、共享，在为企业会计档案开发、利用创造有利条件的同时，也有效推动了档案事业在数字化背景下的进一步发展。

（二）强化数字化会计档案的重点管理工作

企业会计档案实现数字化管理虽然能够提升档案管理水平，但是同时会面临很多新的问题，例如电子文件很容易被损坏，而且一旦损坏很难被找回、恢复，造成的损失是不可估量，对企业的发展会产生不良影响。因此，在企业会计档案实现数字化管理的前提下，必须要对其中的重点环节进行强化控制。要确保会计档案整理和管理的书面化与电子化同步、全面化与专业化协同发展。换句话说，就是在企业会计档案管理的过程中个要求企业各部门都参与档案数字化管理工作中来，在档案文件的形成、收集、整理和审核、归档、移交等档案管理的全过程相互配合。另外，企业在电子档案保存过程中，相关的纸质档案也要保存好，双管齐下，相互配合，多种途径保证企业会计档案信息的完整。

（三）注重会计档案信息的安全管理

非人为因素、不可抗力因素都会对企业会计档案的信息安全造成巨大威胁，例如计算机网络硬件故障、各类自然灾害及不可预估的事故等，一旦发生这些意外，将直接导致企业会计档案资料丢失、损坏等问题。这不仅影响了企业会计档案管理的系统性和完整性，而且也降低了会计档案的使用价值。因此，在数字化背景下，企业还应当注重会计档案信息的安全备份管理工作，要在做好数字化档案安全管理的基础上，对会计档案数据进行备份管理，采取多重备份的方式提升会计数字档案备份的安全性，定期做好数据在线与脱机模式下的双重检

验。另外，如果是在云端进行数据备份，那么必须要构筑防火墙、数字验证码、密码校验技术和入侵检测技术等，让企业会计数字档案备份管理更加安全、更有保障。最后，企业在会计数字档案备份过程中，如果存在原始数据所在地区容易出现的各类自然灾害危害会计档案安全的问题，可以通过打造异地备份平台，在大量资金、设备的支持下，及时做好两地会计档案的备份与会计数据的更新工作，确保万无一失。

（四）重视人才培养

数字化背景下，企业会计档案管理对于档案管理人员相关工作能力都提出了更高的要求，不仅要求具备相应的财务业务水平，而且还应当具备一定的信息技术水平。因此企业要重视数字化背景下会计档案管理人才的培养。一方面，要加大对会计档案管理人员的财务知识培训工作。随着工作手段和工作环境的变化，会计档案管理的理念和方法也必然发生变化，传统的财务知识已经无法满足数字化背景下会计档案管理的需求。因此，企业应该重视对于相关从业人员的财务知识培训，用先进的理论知识和超前的实践技能提升会计档案管理工作人员的业务水平。另一方面，要加大对信息技术培训的重视。数字化背景下的会计档案管理，对于从业人员的信息技术提出了较高的要求。因此，企业应该加强对于会计档案管理工作人员的信息技术培训，使他们具备网上财务管理、网络系统维护、网络问题排查等能力，从而提高数字化背景下会计档案管理工作的实效性和安全性。 最后，还要对企业会计档案管理人员的信息素养进行培养。好的信息习惯和高尚的信息道德，是数字化背景下会计档案管理工作中必备的基本素养。通过养成随手保存、随时备份、定期升级、按时更新等良好的信息习惯，能够大大降低信息被损毁和篡改的几率，保障网络运行环境安全，保证会计档案信息的完整性和安全性；提高会计档案管理工作人员工作中的自律性，使他们自觉抵制损害公司利益和信息安全的不法行为，保障会计档案信息的合法性和规范性。

结束语：

数字化背景下，企业会计档案管理工作应当立足于会计档案数字化管理现状，认真分析当前会计档案管理工作存在的问题，并且从加大技术应用、强化重点工作环节管理、注重信息安全备份管理以及重视人才培养等多个方面入手，不断提升企业会计档案管理的信息化和数字化水平，促进企业会计档案管理工作能力和水平的有效提升。

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