大数据背景下机关事业单位档案管理工作创新分析

大数据背景下机关事业 单位档案管理工作创新分析

姚静

南通市再就业工程开发公司，江苏 南通 226006

摘要：大数据技术和云技术的快速发展和应用，使人们的生活和工作发生了巨大的变化。在此背景下，政府部门档案管理也应积极改革创新，进一步加强对档案信息的挖掘，突出档案管理的重要价值。政府机关传统的档案管理模式，工作效率低，准确性不高，不利于档案信息的利用。档案管理创新是每一个机关事业单位管理者都应该关注的问题。

关键词：大数据背景；机关事业单位；档案管理；工作创新

1 加强档案管理信息化建设的技术优势

1.1 确保档案工作效率

对于机关事业单位来说，档案管理工作的内容非常复杂，工作对象的规模非常大，涉及机关的方方面面。如果离开信息技术的支持，无论是文件整理还是保存，工作量都非常大。借助信息设备的功能，档案管理的有关部门可以更好地开展工作，提高工作效率，使档案整理保存的质量更高，从而节省人、财、物。

1.2 方便、快捷，减少损耗，有利于机关事业单位人员原始档案的保护和利用

随着计算机技术在各个领域的引入和广泛应用，无纸化办公得到了推广。纸质文件直接存储为数字文件，可由机器读取，与原始纸质文件一起构成档案信息数据库，使档案信息数据库以多种形式并存，它将传统的、单一的纸质文献作为载体，结合成纸质文献和数字文献。机关事业单位人员档案管理的数字化减少了人为因素的损耗，获取相关信息更加方便、高效，也有效地保护和利用了原始档案。

1.3 突破时空限制，有利于实现机关事业单位人员信息资源的高度共享

传统的机关事业单位档案以纸质档案为主，大多是档案管理人员的手工操作，具有一定的滞后性，相对费时费力。由于时间和空间的限制，需要查阅某一地区机关事业单位人员的档案，这将耗费大量的人力、物力和财力，也严重影响了解信息档案的效率。通过机关事业单位档案的数字化，一方面可以使档案整理工作在提取、保存、变更等方面更加系统化、规范化；另一方面，有利于消除不利因素，促进与上级、同级业务部门的资源高度共享。

2 新时期基层机关事业单位档案管理的不足与问题

2.1 思想认识不足

在传统思维的局限下，人们对档案管理产生了误解，对档案管理的专业技术要求缺乏重视。他们认为档案管理是一项纯粹的事务性工作，缺乏技术含量，导致档案价值不能全面有效发挥作用，也制约了现代档案管理的科学发展。一方面表现为政府部门或领导不重视档案管理，把档案管理作为一种下属工作。档案管理处于被动的发展模式，缺乏管理创新能力。一方面，档案工作者也缺乏相应的管理和责任感，方法上固守惯例，态度上不重视。如未对备案材料进行审查，损害了备案材料的真实性和客观性；主动收存意识差，备案材料明显缺失，但不完整，损害了完整性。

2.2 信息化水平低

目前，大多数机关事业单位的档案管理仍沿用传统的管理模式，不能很好地与当今互联网技术的飞速发展相结合。档案资料的收集、整理、归档、开发利用以纸质为主，档案管理平台以手工管理为主。在一定程度上造成了档案管理效率低下、归档工作量大、易丢失、易损坏等问题，档案的准确性和完整性得不到充分保证，严重影响了档案资源效益的实现，档案的价值不能充分地为经济社会发展服务。而对于新形势下产生的电子档案，存在着存储条件跟不上等一系列问题，制约了档案信息化水平的提高。

2.3 档案管理队伍专业化水平低

现代档案管理已成为一门系统化、科学化、专业化的学科。然而，在机关事业单位档案管理的现实中，管理队伍的专业化建设严重不足。因此，管理者的知识储备和能力水平远远不能满足现代档案事业的发展要求，在一定程度上制约了机关事业单位档案管理的科学发展。一些基层机关事业单位没有专业档案管理人员，往往由单位办公室或人事部门兼职。他们的职位调动非常频繁，许多人没有专业知识。经过相关培训和实际操作，他们基本掌握了一些基本技能，但在短时间内换了部门岗位，新调任的管理人员对相关工作流程不清楚，导致一些管理工作流于形式。而现阶段从事基层档案管理的人员大多不具备现代化档案管理水平，对档案信息化、数字化管理等技术缺乏相当的了解，更谈不上利用信息化实现档案的数字化运作。

3 基层机关事业单位档案管理的创新性措施

3.1 加大档案宣传,加强重视程度

档案是正确决策的重要信息资源，也是宝贵的历史财富。要加强档案知识和相关制度的宣传普及，增强全社会对档案工作重要性的认识，使公众充分认识档案工作的特点、性质和意义，引导人们正确对待档案价值，使公众真正关心、理解和支持档案工作。改变对档案管理的轻视。特别是各单位、各部门领导要把档案工作提上议事日程，解决档案工作中存在的问题和困难。要选拔精通业务、热爱工作、全身心投入工作的优秀人才，出台相应的表彰奖励政策，激发档案管理人员投身档案工作的积极性和积极性。并加大档案资金的投入，使档案工作条件在信息化、现代化方面得到加强，才能真正使档案管理工作成为一项重要的工作。

3.2 加强政府部门档案管理的技术创新

3.2.1 利用大数据云存储实现资源信息共享。

基于大数据技术，构建统一的云文件管理系统，将各部门文件管理部门的数据和信息连接起来。它不仅可以实现档案信息数据的备份管理，还可以实现档案数据信息的共享和应用，从而在很大程度上提高部门档案信息数据的利用效率。当然，这种档案管理办法主要适用于一些基本档案信息，一些机关、单位的保密档案资源信息需要分开存放。

3.2.2 利用云计算提高档案数据分析计算能力

在档案管理信息的应用过程中，机关事业单位往往存储较多的档案信息。经过整理，得到相应的统计分析数据，对事业单位的工作具有指导作用。因此，为了方便相关人员的高效应用，加强云计算技术在档案管理系统建设中的应用，从而高效地生成需求方所需的数据信息，从而为档案信息数据查询提供更大的方便，满足更多用户的需求。

3.3 加强机关单位档案管理和服务创新

在大数据时代背景下，机关事业单位档案管理创新也应体现在服务工作中。从用户需求的角度来看，当用户需要查询某个文件数据信息时，主要通过搜索功能进行搜索。搜索结果的质量直接影响到用户使用相关文件信息的效率。基于此，在档案管理服务工作中，可以从检索能力入手，利用大数据技术建立智能检索系统，缩短检索时间，提高检索服务能力。具体而言，目前政府部门和单位的档案管理系统中存在着大量的数据和信息资源。为了方便用户快速找到所需信息，政府部门和单位可以通过建立数据模型，对存储的数据和信息进行分类、分类和分析，提供更准确的检索输入数据预测和更多样化的数据算法，从而提高数据检索的准确性，使用户能够更快地找到自己的信息资源。

3.4 加强机关单位档案管理安全工作创新

机构中有大量机密数据。对于这类数据资源，我们需要在存储管理中做好安全防护。但是，在互联网技术飞速发展的背景下，如果目前的安全工作管理存在缺陷，就有可能造成这类档案信息的外泄，对政府机关的工作产生较大的负面影响。因此，我们需要与时俱进，不断改进和更新安全管理，增强档案管理的安全性。首先，在制度对档案管理人员的约束下，要求所有档案管理人员必须严格按照制度开展档案管理工作，降低档案管理人员内部造成的安全风险。

4 结语

综上所述，档案管理的规范化对机关事业单位的工作有一定的影响。机关事业单位只有认识到档案标准化管理的重要性，制定一系列提高档案管理水平的措施，才能有效加快机关事业单位档案管理的标准化进程，提高档案资源的有效利用率，为今后机关事业单位更好的发展提供相应的保障。

参考文献:

[1]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015(12):21-23.

[2]刘晓瑛.新形势下档案管理工作的规范化探微[J].北方音乐，2015,35(21):203.