医院人事档案精细化管理工作探讨

医院人事 档案精细化 管理工作探讨

陆瑛

玉溪市中医医院，云南 玉溪 653100

【摘要】文章阐述了公立医院精细化管理中人事档案管理工作的作用，分析了当前形势下公立医院人事档案管理中存在的问题，结合现阶段医院人事档案管理方面存在的一些问题进行思考分析，并提出了相应的解决思路，探讨改进医院人事档案管理的对策，促进人事档案管理工作的信息化和智库化。

【关键词】医院；人事档案；精细化管理

一、人事档案管理工作在医院精细化管理中的作用

（一）人事档案管理的风向标作用

人才是医院持续良好发展的基石，人事档案客观全面地反映了医院人才的主要信息和综合素质，帮助医院全面掌握各类人才的基本情况，优化医院人力资源配置，对医院日常管理工作有着风向标的作用。

（二）人事档案管理的桥梁作用

人事档案管理一方面是医院选人用人的重要渠道；另一方面也是增强医院员工归属感的一种方式。人事档案一般记录了个人的一些重要信息，而这样重要的信息能放在一个让人安心的地方，可以增强员工对医院的信任感，保障员工的积极性，促进医院的发展更加稳定，使得医院的日常管理得以顺利实施。

（三）人事档案管理的考核决策作用

医院人事档案对个人而言，是个人升职、发展的一种历史性凭据。对医院而言，是职称评定、评优竞聘等的考核依据。

二、医院人事档案管理工作存在的问题

（一）领导层对人事档案管理的重要性认识不足

医院管理者普遍存有注重医疗质量提升与医院业务发展，导致在人事档案管理中极易出现各种档案工作纰漏，从而使得人事档案管理未能充分发挥其实效性。

（二）人事档案管理机制化建设不完善

医院档案管理制度的不完善，人事档案的管理制度，收集、整理、编目等档案的整理规范不健全，人事档案管理工作没有制度的制约，没有规范所遵循，人事档案管理质量自然就难以保证。

（三）人事档案硬件设施不全，设备更新慢

由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。人事档案管理缺乏资金投入，没有配备专用的扫描仪等档案归档必备的硬件设施，无法全面反映每一位医药护技人员以及行政后勤员工各自具体的能力与水平。

（四）人事档案管理信息化程度不高

医院人事档案管理方式相当一部分还处在传统的人工操作阶段，具体反映在人事档案材料基本上是手工操作，相对较为耗费人力、物力。在保存方面，大部分为纸质版，记录的形式单一，同时使用时间长容易破损，信息不够准确，也失去了档案本身的客观性和历史性。

（五）人事档案检索效率低下

人工检索不仅检索效率低下，而且不可避免地会出现错误。另外，由于医院在人事档案管理中的硬件投入不足，计算机检索的巨大优势不能有效发挥。这些都严重影响了档案检索效率，对医院人事档案的开发与利用极为不利。

三、信息时代下改进医院人事档案管理工作的措施

1. 领导重视，将医院人事档案管理工作纳入考核机制

医院把人事档案管理工作放在医院干部队伍建设的高度来对待，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决；建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理。

（二）加强宣传，提高对医院人事档案工作重要性的认识

运用宣传栏、院报、院内局域网、OA等方式，不断加大宣传力度，强化全院人员的档案管理意识。把人事档案管理工作纳入医院长远规划，作为医院长远发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步考核评价、同步发展。

（三）健全制度，建立科学合理的医院人事档案管理体系

健全完善医院档案的收集、整理、归档、保管利用、鉴定、销毁、保密、库房管理等制度，保证医院档案管理的全过程达到规范化、制度化，档案管理实现信息化。同时，要通过医院管理的约束将制度落到实处，确保医院档案的齐全和完整。

（四）加大投入，夯实医院人事档案管理工作的硬件基础

按照人事档案管理标准，必需建立通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施的档案库房，以提高档案的安全性。为方便查阅档案、整理加工档案等工作需要，配置足够面积的档案室、阅档案、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。

（五）加快力度，提高医院人事档案管理信息化利用水平

建立并完善人事档案信息数据库，利用人事档案信息资源完成各种人事相关工作，并能够更好地进行日常管理。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才，才尽其用。

（六）专人管理，配备医院人事档案专职管理人员

实行专人专职管理的体制非常重要，只有这样才能有效解决档案零乱、不能按时入档、不规范入档等现象。

（七）加强培训，提高医院人事档案管理人员综合素质

首先在配备档案管理人员时要考虑德才兼备原则，要有做好本职工作的事业心和责任感，具备相应的文化、技术和业务素质；其次是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高档案管理业务和知识水平；还有就是深入临床一线，调查研究医疗、预防保健、教学和科研对档案信息的需求，及时改进档案管理工作，及时准确地提供各类档案资料供医院决策者使用，为医院的长远规划和发展发挥其应有的作用；最后将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，为他们系统的学习专业知识提供学习的机会，关心他们的职称晋升和工作业绩，充分发挥他们的积极性和创造性。

（八）提升水平，加快医院人事档案管理的现代化

从管理手段和管理理念两方面人手，既要利用计算机进行归档材料的记录和统计，还要建立人事信息网络管理系统，将人事档案做成信息数据库，提高档案管理的准确性和检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到符合某种特定需要的人才，并针对员工的不同个性制定培训、激励计划等。这是提升人力资源管理水平的有效措施，也可为各级领导和相关部门提供全方位的人事档案信息。

（九）结合考核，提升医院人事档案管理的重要性

以人事档案的信息为准，对医护和其他工作人员进行考核，强调人事档案的权威性，可以有效提升人事档案管理工作的重要性。此举亦可有效增强人事档案管理工作中资料收集过程的参与度。

（十）提供决策，促进医院人事档案管理智库化

以人事档案为纽带，实现人事档案系统与医院其他信息系统（如日常诊断数据、科研系统、教学系统、国有资产管理系统等）的数据整合，可以主动就人事决策问题提供决策支持服务。具体来说，以人事档案为节点，针对具体人事决策问题，使用筛选、统计、关联分析、聚类分析等工具进行统计数据挖掘，从而得到定性和定量的决策支持报告。当然这些工作有一定的人才需求，但综观医院的人事现状，配置恰当的人员并不难以解决，并且从长远来看，有助于促进人事档案管理工作的智库化。

四、结语

新形势下有新要求，医院的发展离不开人事档案管理工作的进步，当前存在的问题亦是查漏补缺、改革创新、谋求发展的契机。提升医院人事档案管理工作的重要性和规范性、促进人事档案管理工作的信息化和智库化，将明显提升人事档案管理工作的质量和效率，提高医院精细化管理水平，从而为公立医院的改革和发展提供有力保障，进而为建设人民满意的医院提供有力支持。