老干部 档案管理信息化建设研究

老干部 档案管理信息化建设研究

洪丽平

福建省宁德市中共 霞浦县委组织部 福建 霞浦 355100

摘要：随着时代不断发展，做好老干部档案管理工作是开展老干部管理工作的重要基础。信息技术的发展对老干部档案管理工作提出了越来越规范的要求，加强信息技术在档案管理中的应用以提高档案管理效率是其中的重中之重。本文即对老干部档案管理信息化建设进行研究。

关键词：老干部档案；信息化；措施

引言

根据老干部档案管理的工作特点来说，信息化已经是档案管理中重要的内容。只有不断对档案管理工作进行创新，将信息化价值和其优点进行凸显，更好地服务于档案管理工作，保证管理工作的顺利进行，实现管理工作的创新目的。

1老干部档案的组成内容

1.1相关政策文件

老干部的档案信息还包括关于做好老干部各项工作的政策文件，这些文件都是开展老干部档案管理及老干部管理工作的重要依据。

1.2个人家庭信息

老干部的个人家庭信息内容，包括老干部自身的个人信息，比如身体健康情况、家庭收入情况、家庭住址、联系方式等，以及老干部的家人概况，可以帮助工作人员详细了解老干部的综合情况。

1.3档案建设资料

目前我国老干部档案管理水平正在不断提高，在收集老干部档案信息时，应当加强对档案建设的相关资料进行收集整理，借助这些资料可以真实反映当前我国老干部工作的建设水平。

2信息化老干部档案管理优势凸显

2.1信息化管理保证了档案信息的可靠安全

档案管理人员利用信息技术对档案信息进行分类、整合、设置开放权限等，既能让数据即时呈现，也可以通过设定查阅时限和开放部分信息内容共享等，保护当事人档案信息免遭不当公开和泄露。老干部档案信息技术的应用，实现老干部的档案信息使用价值和信息的保密性提高的双重效果。档案管理专员利用档案信息化管理，强化档案信息保密设置，实现档案信息的安全管理，老干部档案资料内容不会被轻易泄露，更不会被人轻易修改信息或是增减内容。

2.2方便档案信息查询

老干部档案管理工作开展过程中，通过将信息化技术充分融入其中，能够使得档案由纸质管理向无纸化管理转变。通过将老干部的相关档案信息录入到计算机系统中，保存到数据库，能够实现老干部档案信息的高效保管，不存在档案资料丢失的情况。通过应用信息化管理模式，可以简便高效地为相关人员提供老干部档案信息，并进行在线阅读、在线阅览，能够实时保存相关内容。尤其是在现阶段存档人员众多的情况下，通过采用信息化管理模式和查询模式，能够大大降低档案管理人员的工作量和工作时间，节约工作流程，大大提高档案管理工作效率。

2.3规范档案管理

使用电子技术进行档案管理可以更好地规范化档案信息标准。纸质材料对纸张大小、书写标准、装订规格都各有不同的要求，极易出现档案管理标准不统一的弊病。用电子资料代替纸质资料，可以有效地避免上述问题。首先，制定一个严格的电子资料填写规范，制定明确的字体、内容和格式，避免在录入阶段出现失误。其次，相关工作人员要不断结合技术层面的需要，不定时地对档案库内部的数据进行更新和数据迁移，从整体上提高老干部档案管理的规范化。

3做好老干部档案管理信息化建设的措施

3.1强化信息基础建设

加强老干部档案信息化建设、信息化管理就需要有充足的信息化设备作为支撑，所以在实施档案信息化管理过程中，单位应该给予档案管理部门相应的信息设备支持，完善硬件设备，强化资金投入，保障档案部门有充足的资金用于购置先进的仪器设备，如计算机、扫描仪、复印机、打印机、储存器等，确保老干部做好基础性工作。为领导了解职工提供真实准确、全面规范、鲜活及时的信息数据。因此，老干部档案管理人员要不断改进管理模式，加快进行档案管理的数字化建设，及时维护数据库，使管理信息更加全面，有效避免信息丢失的问题，有效提高对信息资源的利用率，同时还有效地确保相关信息的安全。在档案管理工作过程中，也要协调好各部门关系，强化老干部档案的统一性，严格规章制度的建立与完善，对档案信息化管理的建设提供有效的约束和激励机制，使得档案信息化的法制建设得到进一步推动。

3.2提高档案信息平台的协同管理

在建设老干部档案管理的信息化平台时，要提高平台的协同管理。因为老干部的管理涉及多个部门的工作，比如财政部门、卫生部门等，所以做好老干部档案的协同管理十分重要。老干部工作的政策性非常强，而且管理工作的跨度比较大，不同部门在执行相关文件内容时，由于人员的调动，可能导致在理解和执行政策时出现偏差，从而影响老干部工作的服务水平。所以在开展老干部档案信息管理时，应当对档案信息进行分类管理，形成相应的数据库，这将有利于在各个部门之间进行共享，提高协同管理效率。所以，档案管理部门要加强构建信息共享平台，使各个部门可以在共享平台上查询想要的信息，提升信息的利用效率。

3.3增强档案信息平台的服务理念

老干部管理工作也是一项服务性的工作，所以在进行老干部档案管理信息化建设时，必须要增强服务理念，做好对老干部的服务工作。老干部管理工作虽然比较平淡，但是所蕴含的意义是非常重大的。做好老干部管理工作不仅体现了对老干部的关怀，更体现了我国相关政策的重要措施。所以，作为老干部档案管理人员，必须要增强自身的服务意识，建立有效的服务机制，从而更好地开展老干部档案管理信息化建设，有效发挥信息技术在老干部档案管理中的作用。

3.4完善档案管理安全标准

纸质资料向电子资料的转化要求档案管理部门在多个层面上都要有着对应的更新举措，保证档案信息化建设的稳步进行。在档案安全管理方面，档案信息化决定了安全管理重心要进行转移，首先有关人员应该明确了解国家的相关法律法规制度，在法律法规允许的范围内保证部门内部的材料安全。其次，电子资料与纸质资料的安全管理重心不同，纸质资料注重平日的保养和资料实体存放的安全性，而电子资料则比较注重智能化的信息管理，需要对其进行加密防止数据泄露，具体可以利用密码、指纹等识别方式进行管理。再次是健全档案安全管理的制度条例，针对信息化进行制度更新，保证框架与支撑同步发展，共同推进信息化数据网络安全建设。

3.5全面提升档案管理人员综合素质

如果想要打造具有良好老老干部档案管理专业水平和专业技能的管理队伍，就一定要根据单位的实际需要，选拔具备较高政治素养、高度责任心和过硬专业技能的档案管理员，并且上岗前要进行专业的岗前培训，日常工作中定期开展专业培训，全面提升档案管理人员的信息系统操作水平和业务能力。档案管理人员一方面要全程跟踪，动态管理，种好“责任田”，及时录入、随时更新老老干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息，立体反映老老干部“德能勤绩廉”情况。注重档案信息与其他资源的整合，实现统计功能与老老干部数据库实时联动，为做出科学合理的决策提供数据支持，实现档案信息在老老干部选拔任用过程中的利用率最大化; 另一方面要精准采集，严格审核，把好 “入口关”。严格采集程序，准确录入老老干部的基本信息、学历、职称等固定信息，将现有纸质档案转化为直观的电子图片文档，确保老老干部档案的完整性。严格材料鉴定审核，对造假一律实行 “零容忍”，去伪存真，查漏补缺，确保老干部档案的权威性。

结语

总而言之，要做好老干部的管理工作，老干部档案信息管理是基础。因为优质的档案管理能够为老干部管理工作提供相关的信息支撑，有利于提高老干部管理工作的有效性及服务水平，更好地体现国家对老干部的关怀。

参考文献

[1]范艳玲.加强老干部档案信息化管理策略分析.办公室业务,2019(17).

[1]王建民.新时期老干部档案搜集工作简论.河南农业,2019(21).