大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考容元锋

大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考容元锋

容元锋

（广西南宁市第五中学）

摘要：大数据时代学校干部人事档案管理，主要管理对象就是干部档案，包括干部的人生经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现以及荣誉证明等文字材料，干部人事档案管理实际上是将档案资源进行分类、归纳，应用现代信息技术等多种手段，直接或间接满足人们档案信息需求的活动，在档案管理上，管理者的认知差距、服务意识、执行力度以及管理基础设施的配置情况都会对干部人事档案管理质量产生影响。大数据时代，我国学校干部人事档案管理则也必须积极创新发展。

关键词：大数据时代；学校干部；人事档案管理；信息化

1、新时期学校干部人事档案管理工作的作用

1.1干部人事档案在学校管理中具有导向和连接作用

干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对学校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。干部个人档案清楚地记载着一个干部的自然状况、社会关系和历史、现实表现，这些材料存放保管在单位组织人事部门，可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，如同把自己最宝贵的东西放在家中一样，使个人与组织联系更密切。同时，对干部、教工又会无形中形成一种约束力，促使他们更好地为学校的稳定和发展做好工作，从而有利于学校各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的连接作用。

1.2干部人事档案在学校教师队伍管理工作中起着促进作用

学校的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。学校教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而加快学校教育教学改革的步伐。

2、大数据时代学校干部人事档案管理工作中存在的问题

2.1管理意识滞后

学校干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，选拔、使用干部具有重要意义。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；有的同志认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。

2.2管理基础配置较差

大数据时代，学校干部人事档案管理信息化进程不断加快，但纵观当前的管理现状，发现现代干部人事档案管理仍旧存在基础配置差、管理形式单一的问题。目前，部分机关事业单位干部人事档案管理仍旧使用纸质统计方法，即使应用计算机进行档案记录、分类，但管理水平仍与发达国家存在较大差异，主要原因是计算机的硬件、软件配置较低，计算机在使用上容易出现各种故障如存储受限、系统崩溃等，维修部门的人员少、工作量大，维修难度增大；另外在防火墙等安全设施的安装上，软件安全性较弱，容易受到病毒感染以及黑客攻击，档案的安全性有待提高。

2.3干部人事档案管理效率低

影响现代学校干部人事档案管理的另一制约因素是管理效率低。一方面，学校的干部人事档案管理部门管理人员专业水平差，工作量大，管理队伍综合能力有待提高，导致工作效率低；另一方面，职责分配不明，部分管理人员出现尸位素餐的情况，且无科学的绩效考核制度，管理人员缺少晋升空间和工作动机，整体的工作热情降低，工作效率降低。

3、大数据环境下学校干部人事档案管理创新策略

在我国经济全面发展的历史背景下，加强现代干部人事档案管理，更新管理观念，创新探索管理方法，以最全面、最真实的档案信息来为干部发展提供依据，为人事制度的高效改革提供参考数据。干部人事档案管理要从增强管理意识、提高基础配置水平以及提高管理人员的专业素质三方面展开分析。

3.1转变干部人事档案管理人员的观念

在学校的干部人事档案管理上，管理人员要转变观念，认识到干部档案管理的重要性，提高重视意识、责任意识以及管理意识，全面提高干部人事档案管理的质量。提高重视可以从提高档案管理人员的素质，创新干部人事档案管理方法以及重视干部人事档案管理相关制度的建设三方面展开研究。

首先，要重视对管理人员进行培训，提高管理人员的专业素质。在培训中，可以聘任相关的专家以及计算机专家，定期对管理人员进行培训，一方面是培训管理人员计算机素质，让其能够快速应用现代各种计算机软件，同时还要改变管理人员的固有观念，提高管理人员的信息安全意识，实现干部人事档案的信息化管理；另一方面，要重视培训管理人员档案管理的方法和知识，让其了解具体的管理流程，从而提高管理人员的基本素质。在培训指导时，注意开展多种形式的培训，将人工培训与网络学习结合起来，既提高了管理人员的学习兴趣，又节约了培训时间，提高了培训速度。另外，也可以开展干部人事档案档案管理学习活动，对优秀的机关事业单位或部门展开模范学习，吸收借鉴有利因素和管理经验，实现干部人事档案管理的科学化。

其次，创新干部人事档案管理手段，要重视计算机的应用，针对干部机密档案可以应用纸质、计算机双备份的方式进行管理，避免计算机故障造成的档案丢失，管理人员针对档案管理中出现的问题进行收集整理、分析，研究最佳管理方案，保障网络档案信息平台的长远发展。

最后，注重档案管理制度的建设。在干部人事档案管理上，要想管理人员实现有法可依，就要建设相应的管理制度，让管理人员按照具体标准进行管理，同时还要建设绩效考核制度，能够对管理人员的行为进行监管，做到赏罚分明，提高工作人员的工作热情。

3.2加强学校干部人事档案管理基础设施的建设

学校干部人事档案管理上，要重视基础设施的建设。第一，开展档案管理工作时，主动建立网络管理平台，将档案信息存储在计算既中，如建设电子档案室等，为计算机配置高档软件和杀毒工具，改善软件、硬件设施，提高干部人事档案管理的环境；第二，加大资金支出，改建档案室，做好纸质档案的保存工作，避免出现潮湿情况损毁档案，在纸质档案的管理上，要由专人服务，定时整理纸质档案，调整档案的位置，以便于进行档案管理。在干部人事档案管理过程中，要重视信息安全化建设。首先管理人员必须要强化安全意识，定时对计算机进行病毒清理，不了随意点击陌生链接；其次，加强计算机安全防护系统建设，构建多层防火墙，保护核心档案信息；再次，可以对机密干部档案信息建立秘钥，由管理队伍掌握秘钥，在档案调取上，要对人员的身份进行核实，最大程度地提高干部档案信息的安全性，从而提高干部人事档案管理质量。

3.3提高档案管理的效率

现代社会是信息化高速发展的时代，高速度、高效率是一切工作的追求目标，学校干部人事档案管理工作也是如此。干部人事档案管理要想实现高效化，提高管理速度，可以应用精确度高的计算机来帮助管理，这种管理模式突破时间、空间等因素的限制，可以有效提高档案管理的工作效率。应用计算机进行管理，不仅可以缩短档案整理分类和检索时间，还能够提高档案提取的效率，保障干部人事档案的安全。工作人员要不断提高自身的专业水平以及计算机应用能力，能够在有限时间内快速进行档案管理，提高工作效率；工作人员还要不断进行深化学习，积极了解社会新兴软件的优缺点，选择最佳的方式进行干部人事档案信息管理，全面提高工作效率。

4、结束语

数据大时代下，分析现代学校干部人事档案管理现状，针对档案管理问题提出创新发展的策略，全面提高干部人事档案管理的质量，促使现代机关事业单位和企业管理水平的提高，推进现代机关事业单位和企业干部人事档案管理的信息化进程具有强烈的现实意义。要充分应用现代科学技术，加强计算机信息安全管理能力，提高干部人事档案的管理效率。

参考文献：

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