岗位说明书的编写方法

岗位说明书的编写方法

何玲

何玲

（正略钧策管理咨询，北京100020）

中图分类号：F272文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）07-327-01

摘要：对岗位责任书两个维度阐述其编写方法：一是岗位说明书的编写流程，二是岗位说明书的编写内容。同时也总结了编写过程中的一些细节注意点和相关技巧。

关键词：岗位说明书；编写流程；编写内容

岗位说明书是对企业岗位的岗位目的、岗位职责、工作权限、工作关系和任职条件等相关内容的一个定义性说明。编制岗位说明书是对企业岗位进行的整体全面的描述，它是人力资源咨询项目中一个重要的工作模块，有利于之后开展的岗位评价、绩效考核等人力资源规划各项工作，其重要程度可以喻之为人力资源咨询项目的基石。

为使大家对岗位说明书的编写有一个整体性的认识，本文将主要从下述两个维度阐述其编写方法：一是岗位说明书的编写流程，二是岗位说明书的编写内容。同时也总结了编写过程中的一些细节注意点和相关技巧。

一、岗位说明书的编写流程

岗位说明书的编写实际上是一个从信息对称到知识形成的过程。信息对称是完成信息的收集过程，目的在于了解岗位职责，其内在逻辑可以表示成：了解公司了解部门了解岗位。

因此，在操作层，我们对信息的收集工作首先是要在宏观角度了解公司部门的职能情况，这是工作的第一步，即组织梳理，这里所采用的方法主要是访谈和资料收集。

第二步，从微观层面，我们要了解岗位的具体职责，这里所采用的则是访谈和问卷调查。

开展岗位说明书编写工作的主要思路是，在公司内部资源的基础上，有效地整合外部资源，编制出兼顾公司实际和科学性的岗位说明书。这一编制流程主要包括下述几个部分：

1.公司已有资料收集。首先要对公司已有的相关资料进行整理收集。这主要包括已有的部门岗位职责说明，如《xx公司中高层目标责任说明书》等，还包括了相应的年/季度工作报告、工作总结等。这些资料有利于了解公司各岗位工作大致的职责方向及内容。

2.公司员工访谈。员工访谈是编写岗位说明书的重要依据。访谈中需要了解的内容有：现有岗位职责、岗位权限、岗位之间的相互关系等。

3.公司员工问卷调查。员工问卷调查和访谈都是编写岗位职责说明书的重要内部依据，针对不同特点的公司设计不同类型的问卷，其调查内容一般包括：个人基本情况、岗位目的、工作职责、主要工作关系、工作汇报关系、对其他岗位的指导监督、工作时间与环境、对任职者的基本要求等。

4.科学资料查阅。科学资料指的是资料库中相应岗位说明书模板或其他项目中的岗位说明书。在收集和分析公司内部相应资料后，我们还需要了解相同或相似岗位说明书的一般性内容，以作参考。

5.初步说明书编写。前四个步骤主要是从不同方面进行了一个资料收集、整合和分析的过程，在此基础上，我们将编写初步的岗位说明书。岗位说明书的编写内容将在下节作详细阐述说明。

6.验证核实。岗位说明书的初稿完成之后，是一个复查验证的过程。为了保证岗位说明书的内容契合公司岗位实际，需要将初稿和相应岗位人员进行核实，确保其真实可靠。

7.终稿输出。通过验证核实后得到最终的岗位说明书。

二、岗位说明书的编写内容

根据不同公司和不同岗位的特点，岗位说明书的内容也不尽相同，这里将说明通常岗位说明书的编制内容。一般来说，说明书的内容包括说明书属性、岗位基本情况、岗位目的、岗位职责、岗位主要权限、工作沟通关系和任职条件等。

1.说明书属性。描述了岗位说明书相应的属性信息，包括编制日期、页号、文件编号、修订日期、版本号、制定人、审核人和批准人等。

2.岗位基本情况。描述了这个岗位的一些基本属性，包含：岗位名称、所属部门、直接上级、直接下属和岗位编制等项。描述原则：直接上级和直接下属描述的内容是岗位名称而非具体人名，例如，人力资源部部长的直接上级是人力资源总监，而不是人力资源总监XXX。另外，岗位名称要注意准确、合理。

3.岗位目的。描述了企业为什么要设置这个岗位，这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。

岗位目的通常的填写模式为：为了……，在……的指导下（影响下），（做）……（工作）。例如，营销总监岗位的目的是：为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，在公司的营业发展方向和产品影响下，制定营销策略和优化营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。

4.岗位职责。描述了该岗位的主要职责、具体工作等。

描述原则：首先将工作进行分类，确定一级职责，然后填写每一类职责的具体工作内容。另外，需要对该岗位在每一项主要职责中所承担的具体工作责任进行界定和区分，即明确承担的是领导（工作）、组织开展（工作）、具体执行实施（工作）、协调（工作）还是监督（工作）。

5.岗位主要权限。描述了该岗位有权自主处理的事情或做出的决定，一般包括建议权、提案权、审核权、审批权、执行权、考核权、审计权、监控权、奖罚权、申诉权和知情权等。实际上，从我们可以用简洁的方法去描述岗位权限：

其一，中高层的岗位权限主要包括部门相关业务的审批权、管辖部门的人事任免权、权限内的财务审批权、管辖部门的绩效考核权、对上级领导的建议权

其二，基层员工的岗位权限最简单的包括两类，一是建议权，可以描述为部门相关业务的建议权；二是申诉权，即对绩效考核结果的申诉权。

描述原则：需要明确拥有权限的依据（法律、公司政策、指令等等）。

6.工作沟通关系。沟通关系主要划分为两部分：在企业内部，需要和企业内的哪些部门，或者上级岗位打交道；在企业外部，要和哪些政府部门，相关企业、客户、或者社会中介机构打交道。

7.任职条件。描述了什么样的人才能担任这个岗位的职责，主要包括下述内容：学历要求、外语要求、专业要求、专业知识、所需能力、工作经验和其他要求。

描述原则：这里需要明确专业知识和所需能力的区别。专业知识是指胜任该岗位需要了解的政策法规、行业知识、技术知识或该岗位涉及的专业知识；而所需能力一方面是指员工胜任该岗位工作需具备的一般性技能，另一方面是指员工行为对外部环境及各种信息所表现出来的一贯反应，该类能力可以预测个人长期在无人监管下的工作状态。

三、编写细节注意点

在遵循流程编制说明书内容的同时，对细节的关注也显得十分重要，项目组从格式上总结了一些细节注意点：

1.文字格式。文字的对齐方式是左对齐还是居中；标题、页眉、页脚和正文中字体的统一；标题字体和正文字体的区别。

2.数字格式。阿拉伯数字格式的统一（在科技论文中一般会使用NewRoman或Arial格式）

3.符号格式。文档结构图各层次的标题符号是否一致；标点符号是英文格式还是中文格式的，是半角还是全角；段落或句末是否加上标点；表示并列关系的两个词语之间用什么符号隔开（这个问题很重要，例如在岗位说明书中，“沟通部门/岗位”可能会带来疑问，这是表示需要描述“沟通部门”和“岗位”，还是仅需描述两者中的一个内容即可？）数量表示符号的统一，例如是用“一年工作经验”还是“1年工作经验”

4.其他。边框和底纹颜色的统一；表格框的粗细是多少；段落的行间距是单倍行距还是1.25等；段落文字编号是自动缩进还是手动调整；段首调整是Tab键缩进还是空格键调整；标点符号和文字之间有否空格

同时，除了格式上的细节注意点，在文章内容等各方面都需要加以注意。例如在遣词造句上，要使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可（可参考《岗位说明书撰写动词表》）。总的来说，在编写说明书的过程中要做到脉络清晰、兼顾细节，为后续工作的开展打下良好基础。