档案信息化与档案管理的几点思考

档案信息化与档案管理的几点思考

杨慧

内蒙古电力（集团）有限责任公司呼和浩特供电局内蒙古010050

摘要：随着经济的发展，迎来了信息化时代的来临，信息化的时代是掌握最新的信息，有利于社会活动的发展。信息的重要传递方式就是通过档案，来保留传送新的知识，科技的进步，也会促进档案信息化建设与发展的科学管理化，为了更好的促进社会发展，同时为社会提供便捷的服务，需要对传统的档案管理进行创新，提高档案管理信息化水平已经是历史的潮流，是适应现代化的档案信息发展要求。

关键词：档案信息化；档案管理；策略

1导言

如今高速发展的信息化时代，档案管理工作应当摒弃旧的观念，积极引入全新的信息技术，结合当代的管理发展大趋势，运用信息化的手段对档案进行系统化的管理，为注入更多的活力。在实现信息化管理的过程中仍然会遇到较多的问题，为了能够让我国档案管理信息化真正的步入正轨，需要相关的人员对所发现的问题进行及时的解决，从而提升档案管理信息化的效率与质量。

2档案信息化管理建设的必要性

2.1有利于提高管理效率

计算机网络管理可以使纷繁复杂的纸质档案浓缩为储存空间很小的信息化档案，大大缩减了管理空间，提高了管理效率。而且信息化的分类、归纳、排序、总结等管理方法将纸质版的档案进行快速整理、储存，便于人们及时查询、预览。这在纸质版档案管理中是无法做到的。除此之外，信息化的共享功能，使得不同档案之间可以进行交换、传阅，以此挖掘到更多的利用价值。共享功能还实现了远程操控，因此不受时间和地域的限制，极大方便了人们的工作生活。

2.2有利于提高档案管理的准确性和完整性

信息化管理一旦将档案中所有的数字、文字、表格、图形等信息输入计算机中，管理便成为永久性的信息档案，提高了管理的准确性和完整性。而准确性和完整性是任何档案管理最基本的要求，若失去了准确性和完整性，那么档案管理也就失去管理的意义和作用。纸质版档案在这方面严重存在问题，如时间长久，纸质版的纸张、笔迹就会发生发黄变化，从而导致有些数字信息变得模糊不清，不利于档案利用。纸质版的档案容易发生人为的篡改现象，使得档案失去了真实信息。

2.3有利于降低管理成本

以往的档案管理主要依赖于纸质文件，因而每年需要花费较多的资金成本购买纸张，且由于数量众多，购买之后还需要足够的人力进行整理，过程中将耗费巨大的人力与物力。而信息化的档案管理则会为减少一定的成本开支，工作人员只需要将信息录入进档案系统之中，并不需要较长的时间对文件进行整理归纳，节省了较多的人力与财力支出。在管理成本方面，的管理层作出决定之时，也不必依赖于纸质的文件传递，可以通过信息化的档案管理及时的收取或发送信息，极大的提升了信息的时效性，提升了的工作运转的效率，避免正常的工作因为时间的延误而受到影响。

3档案信息化管理措施分析

3.1制定完善的工程档案信息管理制度

档案信息化建设中，档案管理人员必须要在重视工程档案信息管理，主要因为在工程建设的过程中，档案的行程具有多元化特征，无论是工程项目确立还是项目的改革，都需要档案建立的行程，提升档案管理工作质量。一方面，档案信息管理工作人员需要根据档案信息化建设难易程度的分析，确定档案信息管理工作目的，提升档案管理工作质量。档案管理工作人员需要认真学习与掌握计算机信息管理知识，认真参与到软件开发工作中，选择合适的档案工程管理软件开展档案管理工作。同时，还要制定完善的档案信息化管理规章制度，打破传统档案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，创造有利于档案管理的条件，发挥计算机在档案管理中的作用。

3.2不断推进档案管理信息资源的整合工作

在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通过两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理，确保信息资源能够在宏观角度上实现优化发展。

3.3档案管理服务手段的创新

首先在档案收集和上传方面要实现自动化。信息化时代档案管理的重要一环是收集和录入信息，和纸质档案资源相比，信息化的档案資源管理依靠工作人员的下载和上传，在这个过程中出现问题就影响了档案信息的真实性，所以工作人员必须充分利用信息技术，利用程序软件实现资源的自动化管理，确保档案信息的真实有效。其次，实现资源在线查询服务，信息技术的发展极大地方便了人们的生活，也改变了人们工作和生活的方式，人们更加依赖信息技术带来的便捷性和时效性。传统档案管理必须去档案馆室查阅文献，耗费时间，档案管理服务创新就是要利用信息技术开放档案查询端口，让人们随时随地使用档案资源。

3.4提升电子文件归档管理的信息化水平

在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。

3.5提高档案管理人员的业务素质

计算机信息化档案管理虽然有众多好处，但是它不能自发进行管理，而是通过管理人员的操作才能实现，因此在做好硬件和软件的前提下，必须提高档案管理人员的业务素质，懂得和熟练操作计算机，能够适应专业管理软件的应用操作。随着计算机网络技术的发展，各种管理软件都在更新和进步，为此我们做好以下方面：一是对档案管理人员进行业务培训，让他们及时掌握档案管理技术，在网络环境下能够对档案进行快速的查阅、下载、档案信息维护、更新，而且更重要的是通过信息化管理，对档案资料进行分析研究，归纳和总结具有价值的档案信息，以便为人们的生活工作提供服务。二是对新增档案做好计算机信息管理，档案在社会发展中不断的涌入和再生，不断的被淘汰和更新，因此管理人员不能停留在原来的管理基础上，而是要对新增档案业务进行及时的输入计算机管理，对于没有管理价值的档案信息要及时进行网络清理和删除，以免占用储存空间。三是及时进行交流沟通，技术知识的发展出了继承和学习获得外，交流沟通便能再次获得，因为每个管理人员都有自己的管理办法和经验，所以要想获得管理进步，必须通过交流沟通，发现对方的管理优点，才能促进自己档案信息化管理水平的提高。

4结论

总而言之，在信息化时代，档案管理部门应该加强对档案的信息化管理，加强档案资源的信息化建设，建立完善的档案信息安全体系和档案数据库，提高档案信息化管理的安全性和规范性，提高档案信息化管理的质量，把创新成果变成实实在在的产业活动。

参考文献：

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