新时代如何做好档案管理工作陈倩

新时代如何做好档案管理工作陈倩

陈倩

云南经济管理学院云南省650304

摘要：随着时代的发展，国家进入了大数据发展时代。面对大数据的发展，需要海关档案管理工作创新，全面提升海关档案管理工作自身的有效性，真正的将海关档案管理的重要作用发挥到极致。要充分分析当前大数据发展对于海关档案管理工作产生的影响，推进档案数据开发与利用等档案管理创新策略。

关键词：大数据时代；档案管理；错爱

引言

当前，随着中华民族的伟大复兴，我国社会经济的发展和科学生产力水平的不断进步，作为国家建设信息资源支持的档案管理工作也随之在整个国家的建设发展中起着越来越重要的作用。档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有明晰、确定的原始记录作用的固化信息。包括日常工作、学习中作为历史记录保存起来以备查考的文字文件、各种图像、图表、录制拷贝的声音及保存于其它各种方式和载体之中具有一定参考价值的实体文件。国家的每一项建设都离不开档案管理工作，无论是在国防领域、科技领域、经济领域、教育领域还是民生领域，档案管理工作的作用都是举足轻重、无可替代的。档案管理工作在当前以及今后都将会在国家的建设和发展中起到越来越重要的作用，是国家各项建设的重要信息支持和保障。

1档案管理工作存在的问题

1.1较为缺乏有效管理档案数据的操作系统

虽然信息技术在我国档案管理工作中已经具有了较多的优势，然而不可否认的是在具体实施中，我国各级档案管理工作过程中在应用这些技术方面仍存在很多问题。因而缺乏有效的操作系统来管理相应的文件数据，所且这还是其中的一个主要问题。在我国各级档案管理机构中，因其各种原因，往往会使用完全不同的独立操作系统。这种就会在不同程度上会出现一些档案管理机构之间难以共享档案资料和同步档案资料的问题，因而对我国档案管理工作产生很大的消极影响。正如前面己经所阐述的那样，我们只有具正实现档案数据云技术的同步共享，才会真正达到实现电子信息技术的具体应用，从而大大提高档案管理的效率。假如我们不能真正做到这一点，那么我们在文件管理过程中需要执行的许多操作将变得事倍功半。由此可以看出，如何有效建立统一的档案资料管理操作系统已然成为当前工作的重中之重。实事求是讲，虽然档案管理工作在目前的一些机构中取得一定的成就，但它还远远没有真正实现统一的档案信息管理操作系统，需要相关从业人员的进一步关注。

1.2某些单位对档案管理工作不重视及制度不完善

档案管理工作的另一个重要因素是重视程度，有些单位领导对档案工作的重要性认识不足、不重视、对档案工作投入不够，这是目前档案管理工作中存在的主要问题，也直接影响到档案管理工作人员工作态度，领导都不重视，管理人员更不在意，工作不细心、责任感不强，从而导致档案管理工作中的档案利用效率低下，档案服务工作跟不上社会发展和单位需要的步伐。有些单位还认识不到如今档案管理工作的重要性和重要价值，档案管理工作资金相对投入较少，对档案管理人员不进行相关业务培训，没有完善的管理制度，从而人为地阻滞了档案管理工作的开展。

2加强和完善档案管理工作实现全面升级

2.1提升档案管理工作人员综合素质和业务能力

档案管理人员的优良素质在档案管理工作中起着决定性的重要作用，培养优秀专业知识和管理能力的档案管理工作人员是提升档案管理工作现代化水平和档案工作科学化管理的首要环节。首先要对档案管理工作人员有较高学历的要求，而且必须是专职的管理工作人员；其次，要对档案管理工作人员进行档案业务管理工作方面的理论知识和技术的常态化培训，使他们能够熟练的掌握计算机操作以及应用技术，紧跟信息技术高速发展的步伐。同时要不断培养提升档案管理工作人员职业素养，提升他们对档案工作的事业心和责任感，从而树立爱岗敬业的精神。

2.2档案信息共享创新

将信息技术应用在档案管理工作中，可以拉近部门与部门之间，人与人之间的关系，保障档案信息资源可以有效实现共享。我国档案管理工作存在分散性特点，所以，针对档案信息内容的交流沟通以及档案应用程度相对较低，对工作效率以及工作质量提升产生影响。为有效解决这一问题，需要在档案管理创新中构建管理系统与独立平台，实现档案信息内容的共享。平台使用者可以在平台或者系统当中，在最短时间内搜索到相应信息[3]。所以，相关档案管理部门需要给出解决措施，各个工作人员之间需要做好工作衔接，加强交流与沟通。明确自身权利与责任，将档案工作放在首位，提升档案资源利用率，为其他相关工作的顺利展开提供前提保障。与此同时，各部门以及工作人员在档案信息资料上传时，需要做好详细标注。保证档案信息可以及时归档，纳入到相应分类中，为使用者档案信息的使用提供便利。在如今信息时代下，在档案管理工作中实现资源共享，可以充分发挥档案价值。为各部门工作以及市场工作等提供科学依据，保证决策的科学性与合理性，实现市场可持续发展。

2.3构建完善的大数据档案管理体系

档案管理者要认识到知识产权和知识产权保护立法之间的联系，把档案管理工作中与法律相关的内容归入到法律范畴，不断提升档案管理人员的维权意识，使得海关档案管理工作更加高效。除此之外，针对当前大数据时代背景，还需要对于海关档案管理工作过程中的具体需求进行重点的培养，注重培养拥有创新意识的档案管理专业人员，并且对于传统的档案管理体系给予有效的改造。不断的调整人才聘用计划，吸引新型人才加入。另外，海关档案管理部门还需要积极的进行好软硬件的配置工作，主张对一些先进技术的有效应用，使其能够给档案管理工作日后的创新发展提供支持。

2.4立足本职做好档案管理服务工作

档案管理工作中最重要的流程就是档案查考利用服务工作，档案管理工作人员要坚持照章办事，一切按规则制度进行，工作态度端正，注重工作质量和效率，工作中要做到积极热情、认真准确、及时高效。并不断强化和发掘单位档案室的其它服务功能，着重开发其宣传教育方面的功能，使档案室由过去简单的以藏为主转化为以服务利用为主、教育宣传为辅，使管理工作更加科学化、现代化、多元化。在稳固提供信息支持的基础上，不断发展和完善档案室的全面服务功能，让档案信息资源能够更好地为国家、为社会服务。

2.5加快档案管理工作实现现代化

新时代档案管理工作实现现代化是必然趋势，为尽快实现档案管理工作的现代化和信息化建设，就要加大档案管理工作资金的投入力度，开设档案信息化管理所必须的网络、购买电脑、升级档案室设施硬件档次等，还要建立技术支持的必要软件信息系统和档案信息数据库，做好日常相应的维护和管理工作，逐步提升档案管理工作现代化水平。

结语

综上所述，档案管理工作无论是对社会发展还是国家发展都具有重要作用。所以，在如今信息时代下，需要对档案管理工作进行创新，保证档案管理模式等符合社会市场发展以及人们对档案信息内容的需求。所以，相关工作人员需要肩负起自身责任，在档案管理工作中应用各类先进信息技术等，保证档案信息内容的真实性与准确性，及时做好归档的各项工作。使档案可以真正发挥自身价值，促进我国更好发展。

参考文献

[1]李君彦.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].中国管理信息化,2014(4):117-117.

[2]刘芳，柯文艳.社会工作视角下“四位一体”高校青春健康教育模式的实践与反思[J].红河学院学报，2018，16（03）:125-129.