高校人事工资档案信息化管理对策建议

高校人事工资档案信息化管理对策建议

范可芯

范可芯（哈尔滨技师学院，黑龙江哈尔滨150001）

摘要：随着高等教育事业的不断发展，高校人事工资档案管理其信息化管理为整个高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，积极推动高校各项事业的顺利开展。

关键词：人事工资；档案管理；信息化

高校人事工资档案信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为高校人事工资档案工作提供即时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事工资档案管理和利用效率。

1信息技术在人事工资档案管理中的作用

人事工资档案是高校人事部门对个人管理的重要凭证。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事工资档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。

2当前人事工作信息化管理中存在的问题

2.1人事管理工作信息化程度不够

目前,各高校虽然已普遍使用计算机进行人事管理,依靠网络化、办公自动化等信息技术手段取得了很大的进步,较好地服务了高校教学、科研和管理工作。但是,由于人事管理工作是一个系统工程,随着高校的大发展,对数字和信息的精确度要求的不断提高,仅依靠简单的几个数据库是不能解决问题的。比较突出的是一些高校部分信息库仍停留在设计的初级阶段,维护不及时,又无法升级紧跟发展,同时也不能共享资源,用户权限受到影响,严重阻碍了工作的进展。在新设计的软件上又无法保证数据的安全保密性,也影响对人事工作信息化管理的担心。有些高校人事管理部门虽然使用了计算机,仍然停留在输入、打印的基础上,数据库是最基础的办公软件OFFICE,各科室之间数据对接不及时,更新滞后。

2.2人事工作信息化管理不统一

高校人事部门是起着重要的承上启下的作用,既为上级领导提供准确的信息以便决策,也担负着本单位内部人员基本信息的收集、整理、传递和维护。由于信息化的发展,高校对口的主管部门也根据各自的需要,开发出了适合自己本部门特色的专用性信息库,极大地方便了本单位工作。但高校人事部门对口上级主管部门有多个,因此信息库也分门别类,种类很多,他们之间数据也不能共享,不能相互导入导出,数据录入方法单一,不但增加了高校人事部门工作的难处,也造成主管部门数据不一致、不准确。

2.3信息反馈不及时、不到位

实施人事工作信息化管理的一个关键是,信息透明、反馈及时。在目前信息化管理制度还不健全的情况下,教职工看不到本人真正的电子信息,无法查询和核对相关部门录入的个人基本情况,信息缺失或不完整,以至于影响到教职工的评聘、奖励、职务晋升、考核等,有些教职工因为身份证号、出生年月等基本信息往往来回奔波数个部门进行修改,带来不必要的麻烦。

2.4领导重视程度不够、认识有偏差

由于目前信息化管理还不成熟,个别领导对人事管理信息化的内涵和重要性认识不足,对人事管理信息化建设的目的不清楚、目标不明确,就事论事,没有真正从战略的高度认识人事工作信息化管理的重要性和紧迫性,孰不知在竞争激烈的高校人才战场上,信息的竞争也亦成为重要的武器。对人事管理信息化工作的重视程度不够,造成人事工作信息化管理成为一句空话。如果人事信息化管理发展的脚步停止,人事工作必然会受到影响。而且有些高校人事工作的老领导,对信息化的使用不如年轻人,因此从内心上排斥先进的东西,他们认为只有写出来的东西才最可靠,有案可稽。

2.5人事工作信息化管理人员计算机水平不高

大部分高校人事工作人员,都是从不同专业的教师转型到人事部门工作的,真正从事管理者较少,而且不是从事计算机专业的,还有一些工作经验十分丰富的老同志,即使会使用计算机,大都是一般的办公软件,针对自动化程度较高、管理较为复杂的软件,应用起来困难较大。而且高校人事部门每个人员都有具体的本职工作,缺少一名专门负责维护信息库的人员。

3高校人事工资档案信息化管理对策建议

3．１充分认识人事工资档案信息化建设的重要性

随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事工资档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事工资档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事工资档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。

3．２建立完善的规章制度和业务规范指导体系

人事工资档案信息化建设是新时期对高校人事工资档案管理工作提出的新要求、新任务，所以无法照搬传统手工管理阶段的制度，必须结合各校信息化建设的进度和人事工资档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事工资档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是人事工资档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事工资档案信息化建设的开展。

3．３提升档案管理人员的业务素质

人事工资档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。在人事工资档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

结语

人事工资档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事工资档案管理，提高其质量和效率，是一项复杂的系统工程，学校只有不断创新，加强管理才能更好地发挥其作用。人事工资档案信息化是一个长期渐进的过程，有待在实践中不断发展和完善。要因校制宜，用信息建设思想总揽全局，实现人事工资档案管理历史性跨越，从而保证人事工资档案信息化建设与高校信息化同步发展，为高校的教学科研服务。

参考文献

[１]高校人事档案信息化建设初探[Ｊ]．科教文汇，２０１０（３０）.

[２]高校人事档案信息试探[Ｊ]．江苏教育，２０１０.