财务档案在人大财务监督中的功能与应用

财务档案在人大财务监督中的功能与应用

殷红霞1  王晓峰2  塔娜3

1：人大阿拉善盟工委办公室政务保障中心 750300

2：阿拉善盟劳动人事争议仲裁院 750300

3:阿拉善盟退役军人服务中心  750300

摘要：财务档案作为记录和反映财政活动的重要资料，在人大财务监督中扮演着关键角色。本文旨在探讨财务档案在人大财务监督中的功能，并分析其应用现状及存在的问题。文章首先阐述了财务档案的定义和特点，接着分析了其在人大财务监督中的作用，包括提供决策支持、促进透明度提升和加强财政问责等。最后，文章提出了优化财务档案管理、提高监督效率的对策建议。

关键词：财务档案；人大财务监督；功能；应用

一、引言

在公共财政管理中，人大财务监督是确保财政资金合理使用、提高财政透明度和加强财政问责的重要机制。财务档案作为人大财务监督的基础，记录了财政活动的详细信息，为监督工作提供了数据支持和事实依据。然而，随着财政活动的日益复杂和财政数据量的激增，如何有效管理和利用财务档案，成为提高人大财务监督效率和质量的关键。本文将探讨财务档案在人大财务监督中的功能与应用，分析其在监督过程中的重要性，并提出相应的优化对策。

二、财务档案概述

2.1 财务资料的定义与归类

财务资料涵盖财务管理活动中产生的、具有保存意义的各类文件、单据、账册、报表等。这些资料详尽地记录了财政的收支情况、资产负债状况、盈亏等财务信息，是单位经济活动的关键历史记录。财务资料的归类主要分为会计单据、会计账册、财务报表以及其他相关财务文件。会计单据是记录经济活动的直接证据，包括发票、收据等；会计账册是有序记录财务信息的记录本，例如总账、明细账等；财务报表则是对企业财务状况和经营成果的汇总，如资产负债表、利润表等。

2.2 财务资料的特性与重要性

财务资料具备真实性、完整性、有序性和保密性等特性。真实性指的是资料中的信息必须准确无误，真实反映经济活动的实际情况。完整性要求资料包含所有必要的财务信息，无遗漏。有序性意味着资料能够按照一定的逻辑顺序排列，便于查询和分析。保密性强调财务资料中含有敏感信息，必须妥善保管，防止外泄。财务资料的重要性在于它们为财务分析、决策支持、绩效评价和合规性检查提供了基础数据，同时也是审计和监督的重要依据[1]。在人大财务监督中，财务资料能够帮助监督机构准确掌握财政资金的流向，评估财政政策的执行效果，确保财政资金的合理使用。

2.3 财务资料管理的基本准则

高效的财务资料管理需遵循一系列基本准则，以确保资料的完整性和可用性。首先，必须建立严格的资料收集和归档制度，确保所有财务资料都能被及时、准确地记录和保存。其次，资料的分类和编号必须科学合理，便于资料的检索和利用。此外，资料的保管条件应满足防潮、防火、防虫等要求，以保护资料不受损害。资料的保密措施也必须到位，防止未经授权的访问和信息泄露。最后，资料的利用应当规范，对于资料的借阅、复制等行为都应有明确的审批流程。通过这些基本准则的执行，可以确保财务资料的安全、完整，并在人大财务监督中发挥其应有的作用。

三、财务档案在人大财务监督中的功能

3.1 决策支持的作用

在人大的财务监督职能中，财务档案发挥着提供决策支持的关键作用。这些档案记录了财政资金的流向和使用成果，为决策者提供了丰富的数据支撑。通过对财务档案的深入分析，监督机构能够评估财政政策的执行效果，识别资金使用的效率和成效，为政策调整和预算分配提供参考。财务档案还能揭示潜在的财政风险和问题，辅助决策者提前规划应对策略，防止财政损失。在制定或调整财政政策时，财务档案的历史数据能够提供趋势分析和预测，增强决策的科学性和前瞻性。

3.2 提高财政透明度的作用

通过财务档案，可以追踪财政资金的流向，确保资金使用的公开透明。人大财务监督机构可以利用财务档案向公众公开财政收支情况，增强公众对财政活动的了解和信任。财务档案的透明度还体现在对外部审计的配合上，独立的审计机构可以通过查阅财务档案，验证财政报告的真实性和准确性，增强财政管理的公信力。此外，财务档案的透明度也是国际合作和贷款机构评估一个国家财政健康状况的重要依据。

3.3 强化财政问责的作用

财务档案记录了财政决策和执行的详细过程，为追究决策者和执行者的责任提供了依据。在人大财务监督中，财务档案可以作为评估财政资金使用效果和效率的证据，对那些资金使用不当或存在浪费行为的部门和个人进行问责。通过对财务档案的审查，可以发现财政管理中的漏洞和不足，促使相关部门改进工作流程，提高财政资金的使用效率。此外，财务档案还可以作为法律诉讼和纪律处分的证据，对违反财政法规的行为进行惩处。

四、财务档案在人大财务监督中的应用

4.1 财政文件的搜集与归档

在人大履行财政监管职能的过程中，确保财政文件的搜集与归档工作的严谨性是至关重要的。这不仅涉及到财政活动的原始记录和相关文件的全面收集，如会计凭证、账簿、财务报表等，而且要求这些文件必须真实、准确，以保障监管的客观性和公正性。归档工作的核心在于对搜集到的文件进行科学分类、编号，并实施数字化处理，这不仅提升了文件存储的效率，也便于实现电子化管理和远程访问，增强了档案的可检索性和利用效率。数字化档案管理相较于传统方式，在提升经济效益、提高办公效率、增强对档案原件的保护上具有重要作用。在归档过程中，对文件进行严格的审核和校对是确保信息一致性和完整性的关键步骤。这包括对文件内容的准确性、完整性以及签字盖章手续的完备性进行核查，以确保归档文件的高标准和高质量。有效的搜集与归档工作为后续的财务分析和决策提供了坚实的数据支持

[2]。通过财务建模，可以将财务数据和业务数据相结合，建立财务模型以进行决策支持。这要求在建立财务模型前，明确模型的目的和使用场景，选择合适的数据源和工具，进行数据清洗和分析，以及运用财务分析工具。通过这些步骤，可以提高数据质量和模型精度，从而更好地支持企业的决策。

4.2 财政文件的评估与应用

财政文件的评估与应用是人大财政监管中的核心环节。通过对文件数据的深入分析，监管人员能够评估财政资金的使用效率、识别潜在的财政风险，并提出改进措施。评估工作通常涉及审阅财务报表、计算财务比率、进行趋势分析等，以发现财政收支的异常和不合理支出。此外，财政文件的应用还体现在对财政政策执行情况的评估上，通过比较实际执行结果与预算计划，可以评估政策的有效性，并为政策调整提供参考[3]。有效的财政文件评估和应用，可以增强人大对财政活动的监管力度，提升财政资金的管理效能。

4.3 财政文件的互通与披露

财政文件的互通与披露是提高财政透明度和公众参与度的关键措施。互通是指在政府内部不同部门之间、各级政府之间以及与立法机关之间进行财政文件的信息交流。这种互通有助于构建全面的财政监督网络，增强监督的协同效应。披露则是指将财政文件中的部分信息向公众公开，以接受社会的监督和评价。公开的内容通常包括财政预算、决算报告、重大财政支出等，这些信息的公开有助于提高公众对财政活动的了解和信任，增强政府的透明度和责任感[4]。通过合理的互通与披露机制，可以充分发挥人大财政监管的社会作用，推动财政管理的公开化和民主化。

五、结论

财务档案在人大财务监督中具有不可替代的功能和作用。它不仅为监督决策提供了重要的信息支持，还有助于提升财政透明度和加强财政问责。然而，当前财务档案管理仍存在一些问题，如档案收集不全面、整理不规范、利用不充分等。为了更好地发挥财务档案在人大财务监督中的作用，需要从完善档案管理制度、提高档案管理人员素质、加强档案信息化建设等方面入手，以提高财务档案管理的效率和质量，从而提升人大财务监督的整体效能。

参考文献：

[1].张春英.财务信息化管理对高校财务内控的影响[J].中国管理信息化,2023,26(17):67-70.

[2].袁任重.财务信息化背景下企业财务电子档案建设路径研究[J].市场瞭望,2024,(10):33-35.

[3].谢星宇.财务内控制度对加强事业单位财务档案信息化管理的探讨[J].商讯,2024,(01):57-60.

[4].王艳.“互联网+”背景下财务档案信息化管理的探索与思考[J].山东档案,2024,(02):47-48.