简析文书档案现代化及一体化管理

简析文书档案现代化及一体化管理

李莹

黑龙江省黑河航道事务中心

摘要：文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。通过文书的系统整理和保存，最终使档案形成。

关键词：文书  档案  现代化  一体化

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书的系统整理和保存，最终使档案形成。有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作主要以文件为研究对象，围绕着文件的形成、运转、管理展开的一系列工作。文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的现代化为档案工作揭开了新的篇章。

一、实施文档现代化、一体化管理的成因及意义。

随着科学技术的进步，档案工作的管理方式发生了变化，管理手段也日趋先进。因此，实施文档管理的现代化是加强文档管理工作的必由之路。随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 档案整理是档案管理工作的核心和基础。在方便管理、便于利用的原则指导下，档案整理的目的应是便于档案的保管、利用。实施文档现代化、一体化管理，是推动档案工作创新的基础，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

二、实现文档现代化、一体化管理需要解决的问题。

1、掌握现代化管理技能，提高文档管理工作者综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。文档管理工作者素质的高低，直接影响着一个单位和部门文书、档案管理工作水平。作为一名在文书、档案管理工作了十几年的笔者，对此深有感触。几年的工作实践笔者深深感受到学习既重要，而且永无止境。只有通过学习，才能锻炼本领，增强技能，成为本职工作的行家里手，以适应不断变化的工作环境，解决不断出现的新情况、新问题。为了全面提高自身的综合素质，不断适应新形势下对文书档案管理工作提出的新任务和新要求。能够结合本职工作有针对性地坚持自学，并做到了学有所得、学有所获、学以致用。先后学习了最新的《归档文件整理规则》、《公文处理规范与实务》、《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》等业务知识。边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。通过理论联系实际，提高了自身的业务水平和工作能力，有力地促进了所负责的各项工作的顺利开展。　
    2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确，一方面影响案卷的质量，也给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，主要是以件为单位立卷，以每份文件作为一个独立的实体。进行归档时，按照“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后”的原则进行归档 。对于拟办单、发文稿纸、领导批示的签批条应与文件作为一件，逐件进行鉴定，按其形成时间排序，加盖档号章；熟练地掌握和运用档案的分类方法和分类原则，将需存档的文件整理归档。不仅省时省力，而且利用计算机检索能够达到操作方便快捷，降低人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。为了更好地发挥文书档案在机关整体运行中的作用，提高办事效率，准确处理上级及有关部门来往文件，通过学习与实践相结合，笔者充分利用现代科技手段管理文书档案，使两者在业务范围、岗位职责等方面实现有机结合，达到文档一体化管理。归档文件在计算机录入信息的过程中，详实准确地录入提名、文件编号、文件形成日期、责任者等信息，使文件管理更加规范。既方便了文件查找，又保证了文件的完整、齐全，避免了文件遗漏和丢失，从而提高了文书和档案管理工作的效率与质量。

3、将文书工作和档案工作管理体制利用现代化的技术合二为一。文书、档案工作在机关事物管理工作中具有工作内容的一致性、相关性及其联系性等特点.为更好地发挥文书、档案在机关整体运行中的作用,提高办事效率,由统一的机构负责领导，有利于统筹兼顾，合理安排工作任务，使二者互相参与、互相渗透，从而避免顾此失彼、相互重复、相互脱节等现象。文件从产生到使用直至永久保存（或销毁）是一个完整的不可分割的运动过程，设立统一的机构协调管理文书工作和档案工作，完全符合档案文件的自然发展规律。吴宝康教授也主张把国家档案局改称为国家文件与档案局，并指出档案事务本身就包括文书工作，“至少可以说包括了同档案事务管理密切相关的那部分文书工作或文书处理工作” 。

4、顺应形势的变化，努力探索解决现存问题的各种办法，使文书、档案工作一体化尽快地在我国得到普及和推广。文书、档案工作一体化也是信息时代社会发展对文书、档案工作提出的新要求，是文书工作、档案工作自我发展、自我完善的客观需要。其他一些国家及国内部分地区、单位在这项工作中所取得的成功经验向我们展示了未来信息管理的美好前景。因此，我们必须逐步了解什么是一体化，实行一体化有哪些重要意义，从而消除对一体化的模糊认识和神秘感，克服畏难情绪。同时，要宣传一体化在优化机关工作质量，避免重复劳动，提高文件、档案的查全率、查准率，进而产生为一体化做好本职工作的责任感和使命感。统一文书工作者和档案工作者对一体化的思想认识，有利于调动两个方面的积极性、主动性和创造性，协调解决在实行一体化过程中可能出现的各种问题。使之制度化、规范化、科学化。

 三、实现文档管理工作现代化、一体化管理的保障措施。

1、加强对文档管理工作条文、规则进行研究，加大宣传力度，统一文档管理工作者思想认识。应该说，学术界在有关文书、档案工作一体化的一些关键性问题上已经作了不少有益的探讨，认识也渐趋一致，这是实行一体化的理论基础。然而，仅此还不够，因为理论研究的主要目的不是为了单纯地构造理论体系，而是为了指导实践，任何理论只有实际工作者的接受并卓有成效地运用于实践，才能凸现其价值和生命力。这就需要文书学界和档案学界加强一体化的宣传工作，使广大文书工作者和档案工作者逐步了解什么是一体化，实行一体化有哪些重要意义，从而消除他们对一体化的模糊认识和神秘感，克服他们的畏难情绪。同时，要向他们推广一体化在优化机关工作质量，避免重复劳动，提高文件、档案的查全率、查准率等方面发挥作用的典型经验，使他们从中受到启发，进而产生为一体化做好本职工作的责任感和使命感。

2、理顺管理体制，完善组织机构。体制问题说到底就是领导关系问题，而机构问题则是实现战略目标的条件问题。目前文书工作和档案工作分别管理的体制，特别是文书工作不甚严密的管理体制，严重地阻碍了一体化各项工作的组织与实施。笔者建议将国家档案局改称国家档案与文件局，统管全国的文书、档案工作事务，负责起草制定文书、档案工作法律法规、方针政策，解决文书、档案工作中带有普遍性的重大问题，使文件的形成、处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一的监督、指导下有机地衔接在一起。其实，按照西方国家的“文件生命周期理论”，文件从产生到使用直至永久保存（或销毁）是一个完整的不可分割的运动过程，设立统一的机构协调管理文书工作和档案工作完全符合档案文件的自然发展规律。

参考文献

[1].《中华人民共和国档案行业标准》.DA/T22-2015

[2].《归档文件整理规则》.DA/T22-2015

[3].OA系统与档案系统结合下的文档一体化管理剖析.《档案管理》

     2021.15

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