数字化时代档案管理模式的转型与升级

数字化时代档案管理模式的转型与升级

张冰

内蒙古丰镇市城乡融合发展服务中心 012199

摘要：当今社会正处于数字化的浪潮之中，信息技术的迅猛发展深刻地改变了各个行业的运作模式。档案管理领域也不例外，从传统的纸质档案管理逐步向数字化管理转变已经成为不可阻挡的趋势。数字化技术的广泛应用，如云计算、大数据、人工智能等，为档案管理提供了新的思路和工具。这些技术不仅改变了档案的存储方式，还极大地影响了档案管理的流程、服务质量以及安全保障等多方面内容。

关键词：数字化时代；档案管理模式；转型与升级

引言

传统档案管理模式以纸质档案为核心，存在着管理效率低、存储空间需求大、信息共享困难等诸多问题。在这样的背景下，探索数字化时代档案管理模式的转型与升级成为必然。这一转型与升级不仅有助于提高档案管理的效率和质量，更能满足现代社会对档案信息快速获取和广泛共享的需求。

1.传统档案管理模式的局限性

传统档案管理模式存在多方面的局限性。在存储上，纸质档案需大量空间，库房建设和维护成本高。检索依赖人工查找档案目录再找实体档案，效率极低，面对海量档案时耗时费力。信息共享不便，不同部门或地区共享档案需传递纸质副本，速度慢且易延误丢失。纸质档案易受自然灾害如火灾、水灾和人为因素如盗窃、误操作影响，可能导致永久性损坏或丢失。而且人工操作主导的管理方式难以适应现代社会对档案管理高效、精准的要求。

2.数字化时代档案管理模式的转型

2.1档案管理理念的转变

在数字化时代，档案管理理念发生了深刻的转变。传统理念侧重于档案的保管，将档案视为静态的实体进行保存。而如今，档案管理理念逐渐向信息资源管理转变。这意味着档案不再仅仅是被保管的对象，更是一种具有价值的信息资源。以企业为例，过去企业档案部门主要关注档案是否完整保存，现在则更注重如何挖掘档案中的数据价值，为企业的决策提供支持，服务理念也从被动转为主动，以用户需求为导向。不再是等待用户来查询档案，而是主动分析用户需求，提前进行档案的整理和加工，提供个性化的档案服务。

2.2档案存储形式的转型

数字化时代促使档案存储形式发生重大转型。传统的纸质档案存储正逐渐被数字化存储所取代。一方面，数据库存储成为主流。通过将档案信息转化为数字格式存储在数据库中，不仅大大节省了物理空间，而且便于数据的管理和检索。例如，图书馆将大量的书籍档案数字化后存入数据库，用户可以通过关键词快速定位到所需内容。另一方面，云存储也在档案管理中崭露头角。云存储具有高扩展性和低成本的优势，多个用户可以远程访问和共享档案资源。政府部门可以利用云存储实现不同地区分支机构之间的档案共享，提高工作效率。

2.3档案管理流程的数字化转型

档案管理流程在数字化时代实现了全面的数字化转型。在档案采集与数字化录入阶段，利用扫描仪、摄像头等设备将纸质档案转化为数字文件，这一过程提高了档案采集的速度和准确性。例如，博物馆在对文物档案进行数字化时，通过高清扫描仪能精确地记录文物的各项细节。自动化的档案分类与编目成为可能，借助人工智能算法，系统可以根据档案的内容自动进行分类和编目，减少了人工操作的误差。基于工作流的档案审批与流转也更加高效，在数字化工作流系统中，档案的审批可以在线上快速进行，并且可以实时跟踪档案的流转状态，提高了整个档案管理流程的效率。

3.数字化时代档案管理模式的升级措施

3.1技术升级

数字化时代档案管理的技术升级是实现高效管理的关键。大数据技术的应用可深度挖掘档案信息价值，通过对海量档案数据的分析，发现数据间隐藏的关联和规律，如从历年销售档案中预测市场趋势。人工智能技术助力档案管理智能化，智能检索能快速精准定位档案，智能分类可依据内容自动归类。区块链技术保障档案安全性与真实性，其不可篡改的特性确保档案信息在存储和传输过程中的完整性。例如，在医疗档案管理中，区块链可防止病历被恶意篡改，物联网技术可实现对实体档案的实时监控，提高管理的精准度。

3.2人才队伍建设

在数字化时代，档案管理的人才队伍建设至关重要。数字化档案管理人才需具备多方面的能力和知识。一方面，要掌握计算机技术、信息技术等基础知识，能够熟练操作档案管理软件、数据库等。例如，要懂得如何进行档案数据库的维护和优化。另一方面，要具备档案学专业知识，理解档案管理的原则和流程。在人才培养策略上，高校和职业院校应调整档案专业的课程设置，增加数字化相关课程的比重，档案管理机构要定期开展在职培训，引进具有数字化技能的人才，以打造一支既懂档案又懂技术的复合型人才队伍。

3.3安全管理升级

数字化时代档案安全管理升级迫在眉睫。数字档案面临多种安全风险，网络攻击可能导致档案数据泄露、篡改，如黑客入侵企业档案系统窃取商业机密，操作失误、系统故障也会威胁档案安全。为建立完善的安全保障体系，加密技术是重要手段，对档案数据加密可防止未授权访问。例如，对金融机构的重要档案加密，确保资金交易记录安全。备份措施不可或缺，定期进行异地备份，在本地数据丢失或损坏时可及时恢复。还要建立严格的访问控制机制，根据用户权限分配档案访问级别，保障档案安全。

3.4服务质量提升

数字化时代档案管理服务质量的提升意义重大。在服务渠道与方式方面，要积极拓展。在线查询功能可让用户随时随地获取档案信息，如高校学生可在线查询自己的学籍档案。远程利用档案也成为可能，方便不同地区的用户，个性化档案服务的开展是提升服务质量的重要举措。根据用户的特定需求，如研究人员对特定历史时期档案的深度需求，档案管理部门可定制专门的档案资料包。提高服务响应速度，及时解答用户的疑问，以及通过用户反馈不断优化服务流程等都是提升服务质量的有效途径。

结束语

数字化时代为档案管理带来了前所未有的机遇与挑战，档案管理模式的转型与升级是必然趋势，从理念到技术，从存储到服务，各个方面都在变革，这不仅提高了档案管理的效率与安全性，也更好地满足了社会对档案信息的需求。

参考文献

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