建设工程档案验收问题及对策研究

建设工程档案验收问题及对策研究

冯晓虎

天津市天勘兰台工程技术咨询有限公司  天津  300350

摘要：档案专业验收是项目竣工验收工作的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。验收工作既是检验某个项目的档案管理情况，也体现了企业整体档案工作水平。在此背景下，本文主要总结了工程档案验收发生的转变，分析现有的工程档案验收的重要性，剖析存在的问题并提出解决对策。

关键词：建设工程；档案验收；问题及对策

引言

建设项目实施过程中每一个环节或管理活动都会产生大量文件，档案管理人员在日常工作中要对这些文件进行收集整理并使之符合验收要求，满足后续利用需求。各级档案验收办法随项目档案管理规定产生，至今已形成一套相对标准和完备的体系，然而档案管理不是一成不变的被动接收，随着档案工作的持续开展，很多新问题新情况也随之产生，项目档案验收作为项目档案管理的后置环节更能全面准确地发现问题。

1建设项目档案验收的重要性

1.1建设项目档案验收工作是验证项目实体功能满足要求的重要程序

建设项目参建单位数量多、分布广，各单位之间建设项目档案管理水平存在差异，且项目中存在大量被表面装饰掩盖住的“隐蔽工程”，难以检查其材料是否符合规格、施工是否规范，给运维管理和改扩建工作带来一定困难。通过对建设项目档案的齐全、完整、准确和规范进行查验，便能了解项目建设的基本情况，判断建设项目是否符合标准要求，能够有效解决“隐蔽工程”管理难题。因此，把好建设项目档案验收关对保证项目建设整体质量尤为重要。

1.2建设项目档案验收是提升档案管理质量的重要保障

建设项目档案验收需要对建设项目材料进行全方位的检验和总体把关，其重点包括建设项目材料收集、整理、归档等工作质量，以及竣工图编制质量及整编。通过对建设项目档案的检查，能够判断出建设项目档案的整理、归档是否符合《科学技术案卷构成的一般要求》《归档文件整理规则》等档案相关规定和要求，以及检验档案的系统性和完整性。在此基础上，通过发现问题、分析改进、问题总结等措施，能够避免在建和新开工的建设项目档案出现类似问题，进而推动建设项目档案质量和效率的提升。

2建设工程档案验收问题

2.1信息化建设水平不能满足目前工程档案验收需求

工程建设项目审批制度改革依托专门的管理系统，力求实现审批数据实时共享，住建部大力推行工程建设项目数字化图纸全流程闭环管理，即从勘察设计到施工运用，再到竣工验收，各部门共享一套图纸。但大部分城建档案管理机构，尤其是区县城建档案馆，还不能跟上改革的脚步，信息化建设水平偏低。一方面是财政支撑不足。城建档案管理机构软硬件设备更新升级慢，无法实现电子档案在线接收。另一方面是信息化专业人才不够。城建档案管理机构业务人员以档案学、建设管理类专业人才为主，信息技术人才较少，培养力度也不够，无法适应信息化建设的需求，不利于城建档案管理机构尝试开展电子档案单套制归档等工作。

2.2告知承诺制后续监督责任重，存在不按时归档风险

告知承诺制的目的是提升行政效率、提高服务质量、方便群众办事，工程档案验收采用这种方式，城建档案管理机构会设置一些前提条件，允许部分文件容缺办理。目前，各地还是根据自身经验来制定先行审验类清单，容缺的文件不统一，而且容缺办理还有后续补充文件环节，各建设单位对归档的重视程度不一，存在部分建设单位通过竣工验收备案后不按期到城建档案管理机构移交剩余文件材料的风险。现阶段，城建档案管理机构主要依靠电话、信函等方式进行催交，效果不佳，而采用行政处罚的方式难度较大，导致部分项目档案不齐全，并且时间越长越难办结。

2.3办结时限难以保证

经过改革后，取消了原档案预验收的环节，档案文件的质量难以管控，文件不合规、材料不完整的情况屡见不鲜，多次退回整改耗费的时间过长，业主单位将审批的跨度拉长。具体而言，在联合验收过程中，容易出现整体性缺失的问题，业主单位和住建部门间并未形成良好的沟通机制，所形成的档案不具备完整性，造成多个单位递交一份档案的不良影响。施工单位和建设单位所递交的材料不同，分别提供施工图和工程竣工文件，但因沟通不畅在同一进馆文件中出现档号不同的情况，这会使得住建部门无法系统管理建筑工程档案。

3建设工程档案验收对策研究

3.1划定验收基本职责

经过革新后的验收工作在流程上省去了预验收的环节，这并不意味着各单位只需等待最终检验即可，而是要在明确自身权责的基础上扮演好相应的角色，为建筑档案项目审批服务。在建筑档案验收的全过程，监理、施工和建设单位都发挥着相应的作用，只有部门间和单位间相互配合，及时沟通才能真正意义上对质量负责。在处理原始文件中，要根据法律规定的责任归属确定每个部门应当提供的资料。由于建筑工程项目工期较长、任务繁重，因此可能会出现互相推诿的情况。因此，在文件记录前期应当制定签字制度，对于负责某个部分的责任人要在细致检查文件内容后签字，签字后如若后续出现问题可及时溯源。档案资料保存时也要连同委托书一并保管，并且在发现有误后，标注修改的时间，责任人亲自盖章后进行存储。在归档环节，要将原件、复印件、补充文件等一并存储，保证在移交给其他单位时文件的完整性。建筑单位要将责任细化到个人，形成系统的人员管理机制，精简每个部门的工作内容，根据每个部门人员的特点和所负责的项目说明应负的责任，确保部门人员提高责任意识，发挥本职工作的效能。

3.2捋顺流程，分清责任

与各个职能部室沟通归档细节和归档时间，与参建单位、工程部、质监站、作业部探讨归档范围，注重档案的逻辑性、严谨性，让每个主管档案工作领导和档案专兼职人员都明白应该做什么，怎么做好，形成职责清晰明确的档案管理层次与网络，将每一年的档案验收工作当做一项能够取得成绩的机遇来看待，而不是成为档案人员的负担。相关的业务部门也要摆正心态，归好本单位的档案是本岗应尽的职责，不推托、不拖拉。增强归档意识，有意识的保留原件，主动、及时、完整归档。同时，了解掌握本岗位、本部门的归档范围，在文件资料的形成过程中，及时将需归档的文件保存下来，并且养成边收集边预整理的习惯，分类装盒，既避免了文件的丢失，还能减少集中归档时的工作量。

3.3做好档案质量提升，强化服务意识

档案部门注重自身队伍建设，加强档案人员专业及相关业务知识培训，提高业务知识水平。其次，注重档案宣传，扩大档案在单位中的影响力，使“谁形成，谁整理，谁归档”的理念深入人心。在项目建立初期就深入其中，尽早制定管理制度，做好前端控制，进行针对性培训和制度宣贯，加强对参建单位和相关部门业务指导、培训，让其知晓归档要求；项目建设的过程中加强管控力，及时发现问题，确保项目建设和资料的收集、整理同步；对各单位形成的文件明确责任人，有针对性的进行对接、联系、催要，避免人员流动等外界因素造成资料遗失。同时，注重信息化建设，加快业务系统在线归档接口开发，减少归档单位整编工作量。注重开发与利用，简化利用手续、提升档案利用服务水平，以利用促进归档，形成利用与归档的良性循环。

结束语

建设工程档案验收的规范性关乎工程管理工作能否更加顺利进行。新时代，随着我国建设事业的不断发展，建设工程档案也逐步成为我国建筑事业不可或缺的一部分。在政策支持的推动下，档案管理与应用的领域将不断扩大，成为建设工程领域的必需品。随着5G、云计算、大数据等新技术的广泛应用，建设工程档案的数字化、智能化程度不断提升，提高档案管理的效率和精度。

参考文献

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