国有企业档案管理重要性思考及优化加强途径

国有企业档案管理重要性思考及优化加强途径

王雅雯

天津市华泰龙淡化海水有限公司     天津   300480

摘要：国有企业日常管理工作中，档案管理属于重点内容，其主要作用是提升行政管理的总体效果，加快重点项目的落实，带动国有企业的健康发展。目前，国有企业档案管理工作存在诸多问题，档案资源利用率偏低，无法在企业发展中发挥应有的作用。为此，国有企业需切实提高对档案管理工作的重视程度，分析现存问题，并不断总结经验，调整和完善管理对策，以实现档案管理总体水平的提高。

关键词：国有企业；档案管理；重要性；途径

1国有企业档案管理的重要作用

国有企业档案是各项经营活动的真实记录，属于国有企业重要的信息资源和知识资产，并可为国有企业进行质量追踪、技术研发、生产经营、权益保障与处理法律纠纷提供有效的凭证。档案管理工作是国有企业的重点工作内容，其重要性主要体现在以下方面：第一，档案管理工作是国有企业开展规范化管理、有序进行生产经营活动以及持续稳定健康发展的基础，也是国有企业强化内部管理、深化民主管理、组织实施事务公开的重要基础；第二，档案管理工作能够推动国有企业文化建设，通过文化建设能够树立国有企业的良好形象，并可提升员工的荣誉感，使其高度认同企业的文化，与企业形成命运共同体；第三，国有企业档案管理工作可规范企业内部运行，提升企业的综合竞争力，带动国有企业的持续健康稳定发展。

2国有企业档案管理的主要特点

与其他类型企业相比，国有企业的档案管理工作具有如下特点：一是体系化。国有企业整体规模较大，在多个地区设有分支机构，且日常运行中与政府机关、科研机构、事业单位、公益机构等联系紧密，因此国有企业的档案内容丰富多样，且具有较强的体系化特征。二是作用突出。档案是国有企业的重要资源和宝贵财富，国有企业档案关系到企业内部发展，也可对政府部门制定发展政策提供参考信息。三是复杂性。国有企业成立时间较长，在发展过程中积累了大量的档案资料，导致国有企业档案管理工作相对复杂，管理难度较大。

3国有企业档案管理方案

3.1完善电子档案安全机制

档案安全不仅关系着企业的利益，也关联着国有企业员工甚至是国家的利益，尤其是人事档案、财务档案、生产经营档案、工程建设档案等，这些档案与国有企业、员工的实际利益关联，需要做到档案的严格保密与保存，禁止档案信息向无关人员泄露。因此，国有企业需要完善电子档案的安全管理机制，避免计算机平台上的档案资源泄露。在外部安全上，应关注计算机病毒的新变化，根据目前流行的计算机病毒，针对性完善病毒防范机制，选择针对性强的病毒防范软件。同时购买先进的安全产品，如防火墙、安全代理等，建成安全防御矩阵。在内部安全上，国有企业的档案管理系统平台上需要增设二级密保功能，实行“人脸识别+密码登录”的权限机制，同时采取射频识别定位技术，实时监控与记录每一份档案信息的走向。档案管理人员负责定期对档案数据库、数字档案服务平台等进行检查与技术维护，防止平台被网络病毒攻击，确保电子档案资源安全。

3.2更新档案管理硬件设施

在国有企业档案管理中，硬件与软件设备是确保档案保存与检索效率的关键。第一，根据档案管理的需求，选择计算机、服务器、扫描仪、存储设备等，根据档案规模和存储要求，确定设备的数量和规格。同时，选择设备后需要将其安装到指定的位置，确保设备安装牢固、稳定，并满足安全和环境要求。此外，还要进行网络设置、网络连接和IP地址分配等操作，确保设备可以与其他设备和系统进行数据传输和共享。第二，根据档案管理的需要，国有企业应该确定档案管理系统浏览、检索、加工、管理授权、备份和还原等方面的功能，确定对新系统的需求，以更好地满足调用档案信息的新要求。在确定新系统的需求后，国有企业应该寻找适合的档案管理软件系统，需要考虑厂商的信誉度、软件质量和售后服务等因素，并与厂商进行充分沟通与协商。需要注意的是，在安装新的档案管理软件系统后，工作人员要对新系统数据迁移、软件安装和配置、数据备份和恢复设置等进行测试。在测试过程应该检查运行效果、安全性和数据可靠性等，确保新系统能够满足档案管理需求。

3.3提升档案管理人员的专业素养

第一，国有企业应该注重培养档案管理人员的沟通能力和团队合作精神。档案管理工作往往需要与各个部门和团队合作，以完成档案的收集、整理、归档等工作。因此，档案管理人员需要具备良好的沟通与协调能力，从而在档案管理环节与不同的团队成员密切合作，提高工作效率和质量。第二，档案管理人员应该不断拓宽自己的知识面。随着科技和法律的发展，档案管理工作也在不断变化和更新。档案管理人员需要与时俱进，了解最新的信息技术和法律法规，掌握档案数字化、大数据分析、隐私保护等相关知识，为企业提供更全面和高效的档案管理服务。第三，提升档案管理人员的专业素养，还需要加强档案管理人员的领导能力和项目管理能力。对国有企业而言，档案管理往往涉及多个项目和工作流程，档案管理人员需要具备有效的项目管理能力，从而确保档案管理能够合理规划，保证档案管理工作的顺利进行。同时，档案管理人员还应具备领导能力，要能有效激发团队成员的积极性和创造力，推动档案管理工作的持续改进和创新。第四，在提升档案管理人员专业素养的过程中，应积极培养档案管理人员的自我学习能力和创新思维。档案管理领域发展迅速，档案管理人员需要具备不断学习和更新知识的能力，通过自主学习和专业培训，保持对档案管理领域的敏感性和前瞻性。同时，鼓励档案管理人员提出新的档案管理理念、方法和技术，推动档案管理工作不断创新，以适应企业的发展需求。

3.4注重档案管理考核

档案管理考核监督是国有企业提升档案管理水平，发挥档案价值的手段。为了做好这项工作，国有企业应当建立一套科学、系统、实用的考核监督机制，并确保其有效实施。首先，国有企业需要明确档案管理考核监督的目标，包括提升档案管理水平、保障档案安全、促进档案利用等。在这一过程中，国有企业也要确立考核监督的基本原则，如公开、公平、公正、科学、规范等，为整个考核监督工作定下基调。考虑到制定详细具体的考核监督标准是做好考核监督工作的基础。国有企业需要根据国家档案管理法规、行业标准以及单位实际情况，制定出一套涵盖档案管理各个环节、各个方面的考核监督标准。为了全面、客观地反映档案管理情况，国有企业应建立多层次的考核监督体系，包括日常考核、定期考核、专项考核等多个层次，以及上级对下级的考核、同级之间的相互考核、下级对上级的反馈等不同维度。国有企业还要确保考核监督结果得到充分利用，将其与奖惩机制、晋升机制等挂钩，增强考核监督的约束力和激励作用，并且针对考核监督结果中反映的问题，制定整改措施并督促落实，形成闭环管理。

结束语：档案管理是国有企业管理的重点和难点，对国有企业的发展有较大影响。为此，国有企业需提高对档案管理工作的重视程度，制定合理的改进措施，加强人才队伍建设，积极引入先进技术，完善管理制度，以取得最佳的管理效果。

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