社保档案规范化管理探析

社保档案规范化管理探析

杜弟丽 攀枝花市仁和区人事人才开发服务中心 四川 攀枝花 617061

摘要：社保档案管理工作对社会大众整个参保过程产生较大影响，直接关乎参保人员的切身利益。加强社保档案规范化管理至关重要，能够塑造良好的政府形象，提高社保管理质量和效率，进而更好地服务人民，促进社会健康、和谐发展。基于此，本文主要对社保档案规范化管理进行深入研究，以期为相关人员提供有效参考。

关键词：社保档案；规范化管理；措施

当前社保档案规范化管理工作容易受到多方面因素的影响，依然存在信息化水平低、管理难度大等问题。因此，社保档案管理人员在日常工作中应明确岗位职责，优化管理制度，提高信息化建设水平，从多角度加强规范化管理，提高管理工作质效，充分发挥社保档案的重要作用。

一、社保档案规范化管理存在问题

（一）规范化管理意识薄弱

我国各级部门逐渐正确认识到档案的重要性，积极落实国家的相关政策和措施，逐渐提高档案的管理质量。但是，部分社保档案管理人员容易受到自身能力、思想认识等多种因素的影响，规范化管理意识薄弱。同时，在设备档案管理工作中，存在经费不足、管理方式缺乏创新、基础设施不完善等问题，使得工作质量和效率低下，难以利用社保档案解决参保中存在问题。究其成因，部分人员社保档案规范化管理意识不足，缺乏管理方面的创新。

（二）专业人才不足

部分设备档案管理人员在日常工作中，存在一人身兼多职的现象，面对繁重的工作任务，缺乏充足的时间和精力主动学习和进步，从而难以适应新时期社保档案规范化管理要求，造成该工作停滞不前。此外，部分管理人员专业性不足，缺乏系统、专业的培训，对档案管理知识掌握不全面，技能水平较低，经常存在信息登记不准确、不完整等现象，从而大幅度降低了社保档案管理的规范性和有效性。同时，相关部门对社保档案管理人员的培训存在一些不足，造成人员综合能力和素养有待提升。

（三）管理制度不完善

社保档案类型多种多样，涉及医疗、工伤和养老保险等多个方面。同时，各类保险的登记标准要求、方式等存在一定差异，这就需要相关部门制定科学完善的社保档案管理制度，做好不同类别社保档案规范化管理工作。但是，当前我国缺乏全国、统一性的社保档案管理规定，使得各地区的相关工作开展有所不同，缺乏合理的档案管理制度。管理人员在实际操作中普遍按照综合管理要求，采集、归纳和整理不同类别的社保信息，从而频繁出现社保档案归类不合理、时间混乱、标准不统一等现象，增加了社保信息失误、遗漏等问题发生的可能性。

（四）信息化水平低

信息时代背景下，信息技术在多个领域发挥着不可或缺的重要作用，推动多个行业创新发展。社保档案管理中也应当如此，积极引入信息技术，提高信息化管理水平，使得各项工作高质量开展。但是，当前部分管理人员在社保档案管理中，更多以纸质档案为主，并且受到理念意识、经济水平等不同因素的限制，缺乏电子版档案，信息化建设水平较低。此外，部分地区不断加强社保档案管理信息化建设，但是缺乏良好的信息安全管理，难以保证社保档案信息的安全可靠性。

二、社保档案规范化管理的有效措施

（一）提高重视程度，加大投入力度

为了有效实现社保档案规范化管理的目的，就需要相关部门管理者提高重视程度，并适当加大经费投入力度，为各项管理工作高效、有序开展提供有力保障。在此过程中，相关部门应通过多种渠道，加大社保档案规范化管理的宣传力度，从多个角度深化人员管理意识，促进各部门互相协作，大力支持与配合社保档案规范化管理工作创新开展。如，在线上通过官网、微信公众号、微博等方式，做好相关宣传工作；在线下开展教育培训活动，组织专题讲座、会议交流等活动，获得理想的宣传效果，使得各部门员工对社保档案规范化管理具有正确认识。同时，相关部门增加经费支持，为社保档案管理工作开展，建立专门的存放室，并配置先进的打印机、扫描机等仪器设备，有效改善工作环境，完善基础设施设备，从而为社保档案规范化管理提供良好的条件。

（二）人才队伍建设，提高人员水平

社保档案规范化管理工作高质量开展需要加大人才队伍建设，全面提高人员专业水平。在人才队伍建设，提高人员综合能力和素养的过程中，可以采取以下措施：1.优化设计并实施培训计划。相关部门结合不同岗位，针对性设计培训内容和方式，增强培训的有效性。例如：管理者应当增加更多规章制度、法律法规、标准流程等多方面的内容；操作人员应设计社保档案采集、整理、归档、统计分析、查询和使用等多项专业知识和技能的培训内容。此外，在培训活动开展中，培训师应立足于实际，采取线上和线下培训、研讨会等多样化的方法，提高培训质效。同时，做好培训计划的评估和分析，针对性调整，更加符合社保档案规范化管理需求。对培训效果进行定期评估，准确掌握培训活动开展的优缺点，持续性进行优化，提高人才队伍建设水平。2.通过招聘选择复合型优秀人才，综合考察其实践经验、专业能力、信息化素养、职业道德等多个方面，从而不断壮大人才队伍，为社保档案规范化管理带来新思路和新路径。3.实施科学的激励和奖惩措施，以职位晋升、薪酬福利、荣誉等多种方式，激发人员创新工作的主动性。通过完善的绩效考核体系，综合评价人员的工作能力，及时发现并解决各类问题，制定科学的改进策略，促进员工职业发展

[1]。

（三）完善管理制度，优化管理流程

社保档案管理工作，需要相关部门制定科学完善的管理制度，为管理人员提供有效参考依据，并约束人员的行为规范，进一步保证社保档案管理工作规范化开展。社保档案管理制度设定中，应确定各岗位的权责，保证分工明确，优化各项管理工作流程，并且针对社保档案采集、整理、归档和使用等各项操作细节，制定相应的标准，提高操作的合理规范性。同时，在社保档案管理制度中，还应当包含信息格式标准、存储期限、更新频率等多方面的内容，确保社保档案信息的全面性、准确性和可用性[2]。此外，社保档案管理流程的规范和优化至关重要，需要相关部门结合实际工作情况和需求，保证社保档案信息从采集到归档全过程的合理规范性。例如：采集准备工作、整理步骤、存储方式、安全管理等多个方面，确保各操作流程的简便性、可行性，减少不必要的手续，提高工作质效。

在社保档案规范化管理制度设定和实施的过程中，还应强调各项标准的统一和规范。如，在社保信息采集过程中，应确定需要采集的各类信息数据以及格式，防止个人身份信息、参保种类、缴纳信息等出现错误、混乱的现象。此外，在社保信息数据整理的过程中，需要确定其流程，主要包含核对、分类、归档等多个环节，使得社保信息更加完整有序。标准主要包含社保信息数据的命名要求、存储方式、编码体系等，从而为社保信息数据的管理、检索和使用带来更多便利。

（四）引入信息技术，提升管理效果

社保档案规范化管理中，管理人员积极引入信息技术，构建完善的信息化管理系统，优化整个系统的架构，丰富系统功能。系统构建和运行过程中，应当支持社保档案信息的在线存储、检索，以便于相关人员快速、准确地查询所需信息。系统在实际应用过程中，应当具有数据采集、整理、存储等各项工作，自动化录入各类数据，减轻人员压力，避免由于人为操作行为带来的失误，确保社保档案信息的可靠性。同时，在社保档案管理信息化系统运行中，具有查询、报表自动生成功能、支持电子文件的存储，从而减少管理成本，提高管理效率，保障社保数据的安全性[3]。

提高社保档案规范化管理和信息化建设水平，发挥先进技术优势，能够提高工作质量和效率，但是也会带来一定的数据风险隐患。例如：系统运行中受到网络病毒入侵、黑客恶意攻击、人员操作不当等因素的影响，都会产生多种数据风险隐患，造成社保信息数据被篡改、盗窃等问题，无法保证社保数据的安全可靠性。因此，社保数据安全管理工作至关重要，需要管理人员加强采取先进技术，加强隐私保护，维护参保人员的合法权益，保障社保数据安全，使得管理工作规范化开展。如，管理人员可以引入防火墙、入侵检测系统等网络安全技术，避免系统数据不会受到非法访问；对关键信息做好加密处理，选择适宜的加密技术，避免社保数据在传输和存储中受到非法攻击，避免出现盗取、篡改等问题。

结语：社保档案规范化管理工作具有十分重大的现实意义。因此，相关部门应提高重视程度，加大专业管理人才队伍建设，并完善管理制度，提高信息化建设水平，有效保障社保档案管理的规范性和有效性，提高整体管理水平。

参考文献：

[1]焦晓晶.社保档案规范化管理探析[J].黑龙江档案,2024,(02):273-275.

[2]陈桂芬.县级机关社保档案管理工作的规范化建设研究[J].公关世界,2023,(18):90-92.

[3]安慧娟.严格标准规范实施认真做好基层社保档案管理规范化[J].兰台内外,2022,(24):24-26.