三合一制度背景下几个档案整理业务问题的探讨

三合一制度背景下几个档案整理业务问题的探讨

甘振涛

衡阳市军队离退休干部石坳休养所  湖南省衡阳市  421001

摘要：随着信息技术的飞速发展和档案管理模式的创新，三合一制度已成为档案管理领域的一种重要趋势。这一制度将档案的收集、整理、保管和利用等环节整合在一起，旨在提高档案管理的整体效率和服务水平。然而，在实施过程中，档案整理业务也遇到了一系列问题。基于此，本篇文章对三合一制度背景下几个档案整理业务问题进行研究，以供参考。

关键词：三合一制度；档案整理；业务问题；处理对策

引言

档案管理理念的要不断更新，三合一制度已成为档案管理工作的新趋势。这一制度强调档案管理各环节的紧密结合，全面推行三合一制度，对于进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展具有重要意义。然而，在实际操作中，档案整理业务面临着诸多挑战，针对这些问题进行深入分析，并提出相应的解决策略，以期为档案管理工作提供理论支持和实践指导。

1三合一制度对档案整理业务的影响

2022年5月，国家档案局印发了《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》，要求到“十四五”末期在机关全面实行三合一制度。该制度要求档案的收集、整理、保管和利用等环节紧密结合，形成一个高效的工作流程，从而实现了档案管理流程的整合与优化。此外，三合一制度还推动了档案整理标准的统一与提高。在这一制度框架下，档案整理工作贯穿于档案的整个生命周期，确保了档案整理的一致性和可比性。标准的统一使得不同部门和地区的档案能够按照相同的原则和方法进行处理，便于管理和利用。提高档案整理标准意味着对档案的质量和完整性提出了更高要求，促使档案整理人员采用更为科学和先进的技术手段，提升档案整理的专业水平。这种统一与提高的标准化进程，不仅增强了档案的实用价值，也为档案的长远保护和传承奠定了坚实基础。

2档案整理业务存在的问题

2.1档案分类方案的设置存在的问题

当前档案管理存在三大问题：档案门类设置不够全面，主要集中于现有档案门类，忽视了新兴档案类型如业务数据和网页信息档案，导致档案门类覆盖不全。类目设置不够科学，类目间内容混淆、重复，层次设置过于宽泛，未能实现清晰精确的分类，破坏了文件材料的有机联系，增加了档案整理和利用的难度。忽视了“以我为主”的原则，档案门类设置过于依赖外部标准和规定，缺乏针对本单位实际情况的灵活性和特色，导致档案管理与单位实际需求脱节。因此，这些问题共同影响了档案管理的质量和效率，需要通过科学合理的策略加以解决。

2.2文件材料归档范围的设置方面存在的问题

当前档案管理面临的主要问题包括归档范围设置的不全面和不具体，以及保管期限划分的准确性不足。归档范围的不全面导致内设机构形成的应归档文件材料未能完全纳入归档范围，存在文件材料流失的风险，这严重影响了档案的完整性和利用价值。归档范围设置的不具体表现为归档内容的表述过于笼统，使用“重要的”和“一般的”等模糊词汇来描述文件材料，这种表述方式在实际执行中容易引发对材料重要性的分歧，增加了归档工作的主观性和随意性，降低了制度的严谨性和执行力。保管期限的划分问题在于未能准确评估文件材料的利用价值、凭证价值和查考价值，导致保管期限的误划，如将本应永久保存的重要文件材料错误地划分为短期保存，或将短期保存的文件材料错误地划分为长期保存，这种误划可能造成档案价值的严重损失。

3档案整理业务问题的解决方案

3.1 凝聚共识与强化沟通：构建“三合一”制度编制的合力

在推进“三合一”制度编制过程中，统一认识、加强沟通是形成制度编制合力的关键。立档单位的领导层、内设机构负责人以及档案工作的专兼职人员需从政治高度认识到档案管理规范化和标准化的重要性，明确其对于党管档、国守史、民服务的深远意义。这种共识是形成“一盘棋”思想的基础，确保各方在制度编制中目标一致、行动协调。档案工作者应主动加强与内设职能机构的沟通联系，这种沟通不仅限于日常工作交流，更应深入到职责融合和协同联动层面。通过有效的沟通，档案工作者能够更好地理解各职能机构的工作特点和档案需求，从而在制度编制中充分考虑这些因素，确保制度既符合档案管理的专业要求，又能满足各职能机构的实际工作需要。

3.2前瞻性与实用性并重：构建适应未来的“三合一”档案管理制度

在制定“三合一”制度时，必须具备发展的眼光，既要尊重历史和现实，又要立足长远，从全局的高度出发，充分考虑本单位的工作职责和职能。这要求不仅要厘清当前形成的档案门类和载体，还要预见到未来可能形成的以及具有职责特色的档案门类。因此，这项工作需要具备前瞻性，以确保制度能够适应未来的发展需求，为档案管理提供科学合理的框架和指导。因此，通过摸清底数、掌握规律，可以制定出既符合当前实际又具有前瞻性的“三合一”制度，为档案的长期管理和利用奠定坚实基础。

3.3规范引领与实践融合：打造符合国家标准与单位特色的“三合一”档案管理制度

在制定“三合一”制度的过程中，必须坚持以标准和规范为参考，这不仅是对单位自身档案管理实际的结合，更是对各档案门类相关标准、规范要求的深入研究。例如，文书档案的制定应主要依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。通过充分研究和应用这些标准和规范，可以确保制度制定的规范性、科学性和合理性，从而为档案管理提供坚实的基础。这一过程要求不仅要理解并应用现有的标准和规范，还要能够将这些标准和规范与单位的实际情况相结合，形成既符合国家要求又适应单位特点的制度。

3.4立足实际与创新发展：构建以单位特色为核心的“三合一”档案管理制度

在制定“三合一”制度时，必须坚持“以我为主”的原则，这意味着不能简单地生搬硬套或照搬照抄现有的规章和标准，而应该根据本单位的实际情况进行调整和创新。虽然这些规章和标准为制度编制提供了基本的思路和框架，但立档单位在履行工作职责过程中实际形成的文件材料可能与标准、规定中的内容存在差异。例如，对于网页信息档案，每个单位的网站栏目设置各不相同，因此在确定归档范围时，可以参考《政府网站网页归档指南》，但更重要的是结合本单位网站的实际设置和内容进行适当的调整、扩充或删减。这种以单位自身特点为出发点的制度制定方式，能够确保制度更加贴合实际，更具有操作性和实用性等。

3.5广泛征询与精细打磨：确保“三合一”制度科学实用的制定过程

在“三合一”制度草拟完成后，必须坚持实事求是的原则，通过分发至各内设机构和领导层，广泛征求意见。此外，还可以采用调研、座谈交流等多种形式，深入了解情况，听取各方意见，确保制度制定不闭门造车，不流于表面。在汇总各方意见后，应进行细致的修改、补充和完善工作。当意见出现分歧时，要进行充分的沟通，直至达成共识。这一过程体现了对制度制定的严谨态度和务实精神，确保“三合一”制度既科学又实用，又能够真正服务于档案管理的实际需要。

结束语

综上所述，三合一制度为档案整理业务带来了新的机遇和挑战。通过加强认识、建立标准、自主创新、务实求真的管理水平等，可以有效解决档案整理业务中存在的问题，推动档案管理向着更加科学、高效和安全的方向发展。

参考文献

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