简析事业单位人事档案保密性管理的现状与改进方法

简析事业单位人事档案保密性管理的现状与改进方法

姚宇沁

南通市市政设施管理处  江苏省南通市  226001

摘要：事业单位人事档案保密性管理至关重要，涉及个人隐私和单位安全。当前，尽管有相关法律法规，但执行力度不足，信息技术更新缓慢，人员素质和保密意识有待提高，组织文化和管理策略需进一步优化。为改善现状，应加强法律法规的执行，加快技术更新，提升人员素质和保密意识，并优化组织文化与管理策略，以确保人事档案的安全与保密。

关键词：事业单位；人事档案；保密性管理；现状；改进方法

事业单位人事档案保密性管理是维护组织内部信息安全的重要环节。当前，随着信息技术的发展和人事管理需求的提升，人事档案的保密工作面临新的挑战。一方面，传统的纸质档案管理方式已难以满足现代保密要求；另一方面，电子档案的普及虽提高了工作效率，但也增加了信息泄露的风险。因此，如何结合现代技术手段，加强人事档案的保密性管理，成为事业单位亟需解决的问题。

1.事业单位人事档案保密性管理的重要性

人事档案包含了个人的敏感信息，如身份证号码、家庭住址、教育背景、工作经历、奖惩记录等，这些信息的泄露可能会导致个人隐私被侵犯，甚至引发身份盗用、诈骗等犯罪行为，对个人的名誉和财产安全构成威胁。人事档案的保密性管理对于维护单位的正常运作至关重要。人事档案是单位进行人事决策、员工考核、晋升调动等工作的基础，如果这些信息被不当泄露或滥用，可能会导致人事决策的不公正，影响员工的工作积极性和单位的内部稳定。

人事档案的保密性管理也是法律法规的要求。我国《档案法》、《劳动合同法》等法律法规明确规定了人事档案的管理要求，强调了档案的保密性和安全性。事业单位作为公共服务的提供者，有义务遵守相关法律法规，确保人事档案的安全管理。人事档案的保密性管理还关系到社会公共利益。事业单位作为社会服务的重要组成部分，其人事管理活动直接影响到公共服务的质量和效率。如果人事档案管理不善，导致信息泄露，不仅会影响到单位的形象和信誉，还可能对社会公共利益造成损害[1]。

2.事业单位人事档案保密性管理的现状分析

事业单位人事档案的保密性管理首先受到法律法规执行力度的影响。当前，虽然有相关法律法规对人事档案的保密性进行了规定，但在实际执行过程中，由于监督机制不健全、执法力度不够等原因，导致法律法规的执行力度较差。随着信息技术的快速发展，人事档案管理也应不断更新技术手段以提高保密性。然而，许多事业单位在信息技术应用方面存在滞后现象，如使用的档案管理系统老旧、安全性差，未能及时更新以适应新的网络安全威胁。人事档案的保密性管理还受到相关人员素质和保密意识的影响。在一些事业单位中，负责管理人事档案的工作人员可能缺乏必要的专业培训，对保密工作的重要性认识不足，保密意识不强。组织文化和管理策略的不完善也是影响人事档案保密性管理的一个重要因素。一些事业单位可能缺乏重视保密工作的组织文化，未能形成全员参与的保密氛围。在管理策略上，可能缺乏有效的激励和约束机制，导致工作人员对保密工作的积极性不高[2]。

3.事业单位人事档案保密性管理的改进方法

3.1加大法律法规执行力度

加强法律法规的宣传教育。通过组织培训、发放宣传资料、举办讲座等形式，提高事业单位工作人员对人事档案保密法律法规的认识和理解，增强其保密意识和责任感。完善人事档案管理制度。制定详细的人事档案管理规定，明确档案的收集、整理、存储、查阅、传递和销毁等各个环节的操作流程和保密要求，确保每一项工作都有章可循。

对存放人事档案的场所实施严格的出入管理，安装监控设备，确保物理安全。同时，加强电子档案系统的安全防护，使用加密技术、访问控制和审计跟踪等措施，防止数据泄露和非法访问。定期对人事档案管理工作进行检查，及时发现和纠正管理中的漏洞和问题。通过内部审计、外部监督和第三方评估等方式，确保人事档案管理工作的规范性和有效性。对违反人事档案保密规定的行为，依法进行严肃处理，形成有效的震慑。通过公开曝光典型案例，提高法律法规的威慑力，确保人事档案保密工作的严肃性。

3.2加快技术应用与更新速度

事业单位应设立专门的技术更新小组，负责跟踪最新的档案管理技术和安全解决方案，定期评估现有系统的适用性和安全性，及时引进和应用新技术。鼓励和支持事业单位与高校、科研机构合作，开展人事档案管理技术的研究和开发，推动技术创新，提高档案管理的技术含量和智能化水平。定期对档案管理人员进行技术培训，提高对新技术的掌握和应用能力。同时，通过内部刊物、在线课程等形式，普及新技术知识，营造全员学习新技术的氛围。

简化技术更新的审批流程，缩短新技术的部署时间。建立快速响应机制，对新技术的需求和问题能够迅速做出反应，确保技术应用的及时性和有效性。建立技术应用的评估体系，定期对新技术的应用效果进行评估，收集用户的反馈意见，根据评估结果和反馈信息调整技术应用策略，不断优化技术方案。参与国家和行业技术标准的制定，推动人事档案管理技术的标准化进程。通过实施统一的技术标准，提高技术应用的兼容性和互操作性，降低技术更新的成本和风险。

3.3增强相关人员的素质与意识

通过组织专题讲座、案例分析、模拟演练等形式，提高相关人员对人事档案保密重要性的认识，强化其保密意识。培训内容应涵盖法律法规、保密知识、操作技能等方面，确保每位员工都能全面掌握保密工作的要求。明确各级管理人员和具体操作人员的保密职责，将保密工作纳入绩效考核体系，确保责任到人。通过签订保密协议、设立保密岗位、实施保密承诺等方式，增强员工的保密责任感。通过定期检查、随机抽查、不定期巡查等方式，对人事档案管理工作进行监督，及时发现和纠正保密工作中的问题。同时，鼓励员工之间相互监督，形成全员参与的保密工作氛围。

简化不必要的审批环节，减少档案流转过程中的风险点。通过流程再造，提高工作效率，降低保密风险。同时，加强对关键环节的控制，如档案查阅、复制、传递等，确保每个环节都有严格的保密措施。通过建立电子档案管理系统、使用加密技术、实施访问控制等措施，提高人事档案管理的安全性和便捷性。利用信息化手段，减少人为操作失误，提升保密工作的科技含量。

3.4优化组织文化与管理策略

通过定期的保密教育培训，强化员工的保密意识，使其认识到人事档案保密的重要性。在组织内部树立保密先进典型，通过表彰和奖励机制，激励员工自觉遵守保密规定，形成全员参与的保密氛围。明确人事档案的收集、整理、存储、查阅、传递和销毁等各个环节的责任人和操作规范，确保每一项工作都有明确的指导和监督。通过流程优化，减少人为失误和疏漏，提高档案管理的效率和安全性。

根据员工的岗位职责和工作需要，合理设置档案查阅权限，实行分级授权。通过权限管理，确保只有授权人员才能接触到相应的档案信息，减少信息泄露的风险。定期对人事档案管理工作进行自查和外部审计，及时发现问题并进行整改。同时，建立员工意见反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，形成持续改进的良性循环[3]。

结语

事业单位人事档案保密性管理是确保单位信息安全、维护职工权益的重要环节。当前，尽管已有一定管理措施，但仍存在不足，为此，应加强保密教育，提升档案管理技术水平，完善监督机制，确保人事档案的保密性得到实质性提升，为事业单位的稳定发展提供坚实保障。未来，随着技术的进步和管理理念的更新，事业单位应持续优化人事档案管理流程，确保档案信息的安全与合规，为组织的稳定发展提供坚实保障。

参考文献

[1]李碧霞.简析事业单位人事档案保密性管理的现状与改进方法[J].大众标准化,2024,(14):120-122.

[2]陈顺荣.事业单位干部人事档案管理探讨[J].黑龙江档案,2024,(02):165-167.

[3]吴艳.关于优化事业单位人事档案管理的几点思考[J].黑龙江档案,2023,(04):237-239.