数字化时代背景下人事考试档案管理措施研究

数字化时代背景下人事考试档案管理措施研究

朱春梅

内蒙古兴安盟人事考试中心，内蒙古 兴安盟 137400

摘要：互联网背景下的大数据技术赋予了人事档案信息管理的无限可能。传统的档案管理需要大量人力、物力，耗费的时间成本也远远超过收益。为了以最小代价实现基层人事档案数字化建设，实现大规模档案存量和管理，让基层人事档案流动信息需求端与适配端统一，就需要建立能经受住考验、合适的人事档案管理平台，高效率开展档案信息管理工作，保障基层人事档案信息的完整性和安全性。

关键词：人事考试档案；数字化管理；路径分析

引言

如今，信息技术日新月异，其应用极为广泛，企业对于人事档案管理的要求也在不断提高。传统的人事档案管理方式已经难以满足现代企业的需求，数字化管理成为大势所趋。为了更好地适应数字化时代的变革，企业需要不断推进人事档案数字化管理的进程。

1数字化时代背景下企业人事档案管理的意义

1.1提高管理效率

在传统的人事档案管理中，档案信息的录入、查询、更新和检索等操作都需要人工完成，不但效率比较低，而且出错的概率比较大。在数字化时代背景下，人事档案管理通过信息技术转化成自动化和在线化，大幅提高了管理效率。通过数字化工具，企业可以快速、准确地录入、查询、更新和检索人事档案信息，减少了人工干预和重复劳动，从而实现了服务质量的提升。

1.2降低管理成本

从传统人事档案管理来看，涉及大量的纸张、存储空间和人力成本等，所以，整个管理成本是比较高的。随着数字化管理的实施，数字化存储使得企业不再需要大量的纸张和存储空间，也会减少人力成本，意味着整个管理成本随之降低。同时，在远程管理、云存储等支持下，基于企业实际情况优化与升级，还可以进一步降低管理成本。

1.3提高档案信息的安全性

档案信息的安全性难以保障是传统人事档案管理的一个痛点，如纸张磨损、丢失等问题时有发生。数字化管理采用了加密、备份等安全措施，极大地提高了档案信息的安全性。同时，数字化人事档案管理还减少了人员接触原始档案的机会，进一步降低了档案信息被泄露和丢失的风险。此外，在传统模式下，档案信息的长期保存和调用存在困难，常见的问题是字迹模糊、纸张老化等。数字化管理能够长期保存和调用档案信息，从而避免了这些问题。

1.4促进信息资源共享

从传统人事档案管理特征来看，由于档案信息的分散存储和管理，信息资源共享难以实现。在数字化技术与手段的支持下，可以实现档案信息的在线共享和流转，提升信息资源的利用率和价值。

2人事档案数字化管理存在的主要问题

2.1人事档案管理不规范

目前我国国有企业的人事档案管理中，部分存在着人事档案管理不规范的问题。首先，缺乏科学的规范、分类和装订制度，导致人事档案管理呈现无序化状态。这可能导致档案混乱、难以查找和利用，影响了人事信息的准确性和时效性。根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，人事档案管理需严格规范材料的收集和归档范围。这涉及多个方面的信息，包括党务、行政、职称以及上级机构等关键数据。为了确保档案的易用性和整洁性，管理过程中对装订顺序和纸张规格的严格要求尤为重要。这不仅方便档案的整理和存储，也保障了快速、准确地检索所需信息。合理的档案管理制度能够有效提升档案的安全性和保密性，同时也确保了档案内容的准确性和完整性，这对于员工个人信息的保护和企业决策的科学性均有重要意义。然而，在实际操作中，即使一些单位拥有相应的管理制度和规范，但执行力度仍然不够，导致规范性难以得到有效落实。

2.2档案人员素质明显滞后

当前，档案人员素质与时代发展不相适应。一方面是档案管理人员对数字化管理模式认知不清，对其重要性难以精准把握，思维模式还处于电子档案转化阶段，未能更深一步加强档案资源的整合、利用，影响数字化管理的整体推进。另一方面是人事档案管理人员大多身兼数职，比如综合档案、文书档案、会计档案等，使得档案人员难以有精力研究档案数字化管理的问题。

3人事档案数字化管理的路径分析

3.1建立完善的人事档案管理制度和流程

3.1.1制定明确的人事档案管理制度

结合实际需要，建立和完善企业档案管理制度、企业档案规范化管理手册、档案保密制度以及国有企业档案管理人员绩效考核制度，内容包括档案的收集、整理、存储、鉴别和销毁等方面的规定，制度应涵盖档案管理的各个环节，并明确相关责任人和操作流程，确保管理工作有章可循。

3.1.2明确档案室的职责

遵照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国个人信息保护法》的要求，明确档案室的职责，加强国有企业人事档案管理的监督。在总部设立监督小组，监督小组成员对下级企业要进行定期检查和不定期抽查的监督机制，同时对总部人员档案进行互检的管理模式，选举的监督小组成员政治面貌均应为中共党员，同时小组成员签订保密协议，保证企业档案管理朝着程序化、高效化的方向发展。

3.2配齐配强档案专职工作人员队伍

加强档案管理人员队伍建设，针对性提高档案工作人员素质，定期开展档案管理人员的党性教育、优良传统教育、纪律约束教育和业务政策培训，通过以干代训的方式不断提高零散材料收集与检验岗位工作人员的政策水平、专业素养和工作成效，从而进一步夯实档案零散材料收集与检验工作水平。按照国家档案局《档案专业人员继续教育规定》，考虑干部人事档案领域发展需要，零散材料收集与检验岗位工作人员可以通过参加培训班、研修班、相关的档案业务实践活动以及档案远程教育等，依托“专业技术人员继续教育网”开展公需课继续教育及档案业务远程教育，同时可订阅档案相关报刊，为档案工作人员业务学习提供有利条件。

3.3构建统一的信息平台

若要解决信息孤岛现象，需要构建一个集中的档案管理系统，将各部门的人事档案信息整合到统一的平台上，实现数据的集中存储和管理，避免数据分散在各个部门难以共享的问题。首先，在搭建过程中，需要选择合适的系统架构，确保平台能够支持大量人事档案信息的存储和管理，具备良好的扩展性和稳定性；其次，制定统一的数据标准和规范是解决问题的关键，在标准和规范的支持下，能够确保各部门在录入、更新人事档案信息时遵循相同的标准，提高数据的准确性和一致性。在制定过程中，要考虑制定标准化的人事档案信息录入、更新流程，明确各部门在流程中的职责和操作规范。规定人事档案信息的格式、存储方式等，确保数据能够被统一的人事档案管理平台正确识别和处理。建立数据质量与校验机制，质量检查和校验录入的人事档案信息，确保数据的准确性和完整性；最后，推进部门之间的沟通与协作，组织召开定期的部门协调会议，就人事档案管理工作开展交流和讨论，解决存在的问题和困难。通过建立信息共享机制，明确各部门之间信息共享的内容、方式和责任，促进信息的流通和利用。

结束语

综上所述，推进基层人事档案信息化建设是必然趋势，必须加速其数字化发展进程，让基层的电子管理系统更上一层楼。对于基层档案信息化建设不能以短时间效果为主，而应制定长时间、具有高效率的信息化建设方案，更好地推动基层档案管理工作开展。

参考文献

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