人事档案在事业单位人力资源管理中的重要性分析

人事档案在事业单位人力资源管理中的重要性分析

张薇

河北省邯郸市临漳县医疗保障局 河北省邯郸市 056000

摘要：在事业单位发展过程中，对于人力资源管理工作重视程度逐渐加深，人事档案作为其中的重要组成部分，其高效运作直接关系到组织的运营与发展。在数字化浪潮的推动下，传统的人事档案管理方式正面临着重大转型，然而，转型过程中的种种问题不容忽视。因此，本文重点研究了人事档案在事业单位人力资源管理中的重要性。

关键词：人事档案；事业单位；人力资源管理

引言

目前，很多事业单位在人事档案管理中将人力资源信息系统建设作为重点，在建设过程中多采用国家或地方组织部门开发的相关授权软件，既能够实现本单位人事档案信息的整合，也能够与组织部门纵向沟通，实现人力资源信息的共享和开发。因此，新时期各单位在人事档案管理过程中应充分重视建立人力资源信息系统的重要性和必要性，找到当前人力资源信息系统应用存在不足，并以问题为导向，形成有针对性的措施，更好地发挥人力资源信息系统在人事档案管理中的价值和作用。

1人事档案在事业单位人力资源管理中的重要性

1.1有助于实现人力资源合理配置

人力资源合理配置是事业单位实现高效运营和组织发展的重要保障。人事档案作为记录和管理员工信息的工具，在实现人力资源合理配置方面具有重要作用。首先，人事档案提供员工信息的全面性和准确性，为事业单位实现人力资源合理配置提供了基础数据。通过对员工的基本信息、工作经验、教育背景、专业技能等进行记录和管理，可以更加全面地了解员工的能力和潜力。在根据实际需要进行人员内部调配和岗位优化时，可以根据员工的能力和潜力匹配最适合的岗位，从而充分发挥员工的潜能，提高整体运营效率。其次，人事档案记录员工的职业发展轨迹和培训需求，这就在一定程度上为事业单位实现人力资源合理配置提供了参考依据。通过分析员工的职业发展轨迹，可以了解员工的职业规划和发展方向，有助于制定更加科学合理的人才培养计划，提高员工的整体素质和能力水平。同时，对员工的培训需求进行记录和管理，可以针对员工的实际需求提供有针对性的培训，提高员工的专业技能和综合素质，更好地适应事业单位的发展需要。最后，人事档案记录员工的绩效表现和成就等情况。通过分析员工的绩效表现可以客观地了解员工的工作能力和工作态度，进而制定更加科学、公正的绩效考核机制，激励员工不断提升自身工作能力和绩效水平。同时，记录员工的成就等情况，也为事业单位识别和奖励高绩效员工提供了依据，从而提高员工的工作积极性和忠诚度，促进员工与事业单位共同发展。

1.2提高员工归属感

人事档案工作对于提高员工归属感具有不可估量的价值。人事档案中包含的详细员工历史信息，为组织提供了丰富的数据来识别和表彰员工的努力和成绩。这种表彰不仅增强了员工的自我价值感，也加深了他们对组织的认同感和归属感。人事档案的维护和使用促进了组织内部公平和透明的文化。当员工看到组织在决策过程中考虑到每个人的贡献和能力，基于客观的档案资料进行晋升、奖励或其他人力资源管理活动时，他们会感到被公正对待，这种感觉是增强归属感的关键因素。人事档案工作支持组织建立一种包容和多元化的工作环境，通过记录和尊重每位员工的独特背景和经历，促进了多样性和包容性的价值观。这种环境让员工感到自己的独特性被认可和珍视，从而深化了他们对组织的归属感。

1.3促进事业单位可持续发展

人事档案对于促进事业单位可持续发展具有重要作用。具体而言，人事档案记录管理了员工的基本信息、工作经历以及培训情况等，在人力资源配置方面提供了有价值的参考。通过对人事档案的分析，事业单位可以更好地了解员工的能力、技能和专业背景，从而合理安排人员的岗位匹配，提高整体的工作效率和效能。人事档案记录了员工的工作经历、职业发展轨迹等信息，通过对档案信息的管理和利用，可以更好地关心和关注员工的个人成长和职业发展。这有助于增强员工的工作满意度和归属感，提高工作积极性和忠诚度，进而促进团队和组织稳定，推动事业单位可持续发展。由此可见，通过充分利用人事档案的信息资源，优化人力资源配置、制定科学的绩效考核机制以及提高员工的工作积极性和忠诚度，可以有效促进事业单位可持续发展。因此，事业单位应高度重视人事档案的建立和管理，并充分利用其潜力，为组织的发展注入活力。

2事业单位人力资源管理中人事档案优化建议

2.1提高工作人员素质

事业单位针对档案管理工作人员的培训是必不可少的，通过组织专业培训班、研讨会等活动，可以提供相关知识和技能的系统学习机会。比如，学习档案管理原理、法律法规及相关政策，培养工作人员对档案管理职责和任务的认知；学习档案数字化管理技术、电子档案系统的操作和维护方法等，提高工作人员在新技术应用方面的水平。事业单位要引导人事档案管理工作人员积极学习新技术和新方法，提高对其的掌握和应用能力。随着信息技术的不断更新和发展，档案管理领域也涌现出许多新技术和新方法。比如，电子档案管理系统、云存储技术等。通过加强学习，工作人员可以更好地掌握这些新技术，并将其应用于实际工作中，提高档案管理的效率和质量。在培训和学习的过程中，还应注重实践能力的培养。可以通过组织实践课程、参观学习等方式，使工作人员能够亲身参与各种档案管理项目，熟悉实际操作流程，提高工作的专业性和实战能力。

2.2提高对数字化转型的重视力度

一是加强宣传教育，通过内部培训、讲座等形式，向全体员工普及数字化档案管理的重要性和优势，增强大家的认识和理解。二是领导班子要高度重视档案管理数字化转型工作，强化数字化转型意识，明确数字化转型对事业单位管理工作的重要性和必要性。三是加大对数字化档案管理技术和设备的投入，确保数字化转型工作能够顺利进行，及时更新技术设备，保持数字化档案管理系统的先进性和稳定性。四是将数字化档案管理纳入到机构改革、信息化建设等重大工作计划中，建立数字化转型项目的实施机制，确保数字化档案管理工作能够得到全面、持续的推进。

2.3定期更新机制

在制度层面，组织需要制定明确的档案更新政策，确定各类档案的更新频率。应制定相关规定，明确档案更新的责任人，确保每个部门和个人都清楚自己在档案更新中的职责。在流程层面，优化档案更新流程是至关重要的，可以通过简化更新流程、减少不必要的步骤来实现。在技术应用层面，利用现代信息技术来支持档案的定期更新也是必不可少的。例如，可以使用数据库管理系统来自动记录档案的最后更新时间，并设置提醒功能，当档案达到预定的更新周期时自动提醒相关人员。利用数据分析工具对档案内容进行定期审核，识别过时或缺失的信息，确保档案的时效性和完整性。

结语

人事档案是记录员工职业生涯、工作经历和能力素质的重要依据，对于招聘、选拔、晋升和奖惩等决策起着指导作用。通过分析档案信息，可以了解员工的培训需求、个人发展方向，为组织提供战略性的人力资源规划和管理支持。研究表明，人事档案在事业单位人力资源管理中的重要性不容忽视，是员工管理、绩效考核和组织发展的重要工具，为组织提供科学、可靠的人力资源管理决策依据。

参考文献

[1]张黎一.事业单位人事档案管理工作实践研究[J].文化产业,2022(23):70-72.

[2]李静.新时代事业单位人事档案管理的现状及对策[J].陕西档案,2022(5):40-41.

[3]徐昕.新时期事业单位人事档案安全管理刍议[J].兰台内外,2022(24):56-58.