现代档案管理中的电子档案与纸质档案并行管理

现代档案管理中的电子档案与纸质档案并行管理

高源

海伦市自然资源局不动产登记中心   152300

摘要：电子产品文件与纸质文件的共存预计将持续较长一段时间，两者既相互受益又相互影响。这种持久共存的局面是由这两种存储方式的不同特点和数字化时代的普遍环境条件所决定的。虽然纸质文档存储是电子产品文档的基本模式，但它缺乏电子存储所具有的稳健性、用户友好性和可访问性。在当前的数字化时代，电子文档存储方法已得到广泛采用。然而，由于纸质文档存储长期以来建立了完善而严格的管理制度，它仍然是电子文档存储方法无法取代的。

关键词:电子档案;纸质档案;特征;并存管理;措施

在当代档案存储中，电子产品文件与纸质文件的共存管理大大提升了现代档案存储方式。由于纸质文件和电子产品文件之间不存在相互继承和取消的关系，二者可以发挥各自的优势。因此，为了优化现代档案的功能价值，本研究深入探讨了现代档案管理中电子产品文件与纸质文件的共存管理。

一、电子档案的主要特征

1、优势特点。

电子文件有以下几个优点：首先，它们很容易通过搜索引擎检索，省时省力。其次，电子文件管理减少了维护实体档案和搜索文件所需的人力，从而提高了办公效率。第三，电子文件可以很容易地进行补充，确保文件保持最新。此外，电子存储通过限制相关人员的访问权限，提高了文件的保密性。最后，电子文件存储允许进行多样化的信息管理，包括文本、图像和语音数据，这在传统的纸质存储方法中是不可行的。这种多样化提高了文件管理实践和效率。

2、电子文档的劣势特性。

与电子文件保存有关的挑战是多方面的。首先，电子文件的载体往往存在质量失衡的问题，而且寿命短，容易受潮湿和氧化等问题的影响。随着时间的推移，这些因素会导致电子文件的老化和最终销毁。其次，电子档案依靠计算机作为媒介，这就造成了依赖性问题，因为如果没有必要的计算机设备，个人就无法访问这些档案中存储的信息。最后，电子档案容易损坏，特别是在计算机感染病毒或成为黑客攻击目标的情况下，这对电子文件的安全性和完整性构成了重大威胁。

二、纸质档案的主要特征

纸质文件的优势和特点 纸质文件查阅方便，易于安全存储，不易丢失。此外，纸质文件可能具有法律效力，尤其是当其中包含相关各方的公章、手印或签名时。虽然包含这些元素的电子文件也具有法律意义，但电子文件的实际法律地位仍不确定。纸质文件的寿命很长，现代纸张的生命周期超过两年，能够长期保存重要的记录。纸质文件的缺点包括耗费空间、存储容量有限导致文件检索不便、难以整理、易损坏需 要小心处理、共享能力差，一次只能在一个地方读取一个文件，而且传输速度慢。

三、将现代档案管理中的电子文档和纸质档案并存管理措施

1、合理建立电子产品文档与纸张文档整合机制。

在当前电子文件和纸质文件并存的趋势下，档案工作者正在加强对这两类文件的管理。这种调整被认为是必要的，以配合档案实践中正在进行的改革和进步。档案工作人员必须转变自我认识，切实加强对电子和纸质文件的管理。这种积极主动的做法不仅提供了外部保证，也为档案专业创造了最佳的内部条件。针对电子文件和纸质文件并存的新趋势，正在建立一个综合信息管理机制。该机制旨在协调电子文件和纸质文件的接收、归档和借阅人员的活动。此外，该机制还力求使电子和纸质文件管理的基本程序、任务和应用范围标准化。通过促进各种文件之间的无缝连接，政府监督确保档案的正确使用和存储，从而促进档案管理的健康和系统化发展。

2、建立健全沟通与配合的档案保存机制。

由于电子档案存储与纸质档案存储的管理方式不同，建立档案存储的沟通合作机制对两种管理方式的有效整合至关重要。这种机制可以确保两种方法的无缝执行。在实际操作中，管理者需要利用电子和纸质档案系统在信息存储方面的优势，取长补短。这就需要利用不同的信息管理方法，建立沟通渠道，保持信息存储的组织一致性。例如，重要的电子文件信息应以电子和纸质两种格式存储。归档后，应立即在计算机上复制，并作为纸质档案输出。这种做法适用于政府采购和人才评估数据等各类信息。实时更新和全面的更新历史是高效信息管理的关键。

3、加强电子档案保存和纸质档案保管的交互。

在当今的档案管理领域，电子记录保存与纸质记录保存以一种独特的方式展现出共存与相互依存的互动特点。这两种看似不同的系统，实则在档案存储管理中各自发挥着重要作用，同时又紧密相连。电子和纸质档案存储在档案管理中独立运行，却又缺一不可。电子档案存储凭借其高效、便捷的特点，为档案管理带来了全新的变革。它可以快速存储大量信息，并且通过先进的技术手段实现信息的快速检索，极大地提高了档案管理的效率。同时，电子档案存储还具有易于备份、节省空间等优势，为档案的长期保存提供了可靠保障。而纸质档案存储则以其稳定性、可靠性和直观性，在档案管理中占据着不可替代的地位。纸质档案可以长期保存，不受电子设备故障、病毒攻击等因素的影响。而且，对于一些重要的历史文献、珍贵的手稿等，纸质档案更能给人一种真实感和历史厚重感。这两个系统的互动主要体现在多个方面。一方面，纸质文件存储对电子文件存储管理实践的发展有着积极的影响。纸质档案的存在，促使电子档案管理不断改进和完善。在纸质档案管理的过程中，积累的经验和方法可以为电子档案管理提供借鉴。例如，纸质档案的分类、整理方法可以为电子档案的分类管理提供参考。同时，纸质档案的保存要求也促使电子档案管理更加注重信息的安全性和稳定性。另一方面，电子档案存储也会对纸质文件存储管理产生一定的影响。电子档案管理的快速发展，加快了纸质档案管理向数字化、信息化方向转变的进程。通过电子档案管理的技术手段，可以对纸质档案进行数字化处理，实现纸质档案的电子化保存，从而更好地保护和利用纸质档案。此外，电子档案管理系统和纸质档案管理系统的并存，确实可以提高管理实践的效率。电子档案管理提供的快速搜索功能，为信息检索带来了极大的便利。当计算机和纸质档案协同工作时，纸质文件也可以从计算机档案管理实践中受益。通过电子档案管理系统的检索功能，可以更快、更准确地找到所需的纸质档案，提高了纸质档案的利用效率。

4、有效推行"双套归档制"。采用文字或映像的形式将电子产品与纸张文档的信息内容存放在同一张存放材料上,并利用应用软件建立数据库搜索引擎,这样一来就能尽快查询到电子产品文档的信息内容,并实施智能化信息管理。同样还应该推行"双套归档制",也是说,在对电子产品资料加以存档保护的时候还对纸质文档加以存档控制,对归档的电子文档来说,在信息内容、描述说明等上都必须要和纸质文档保持一致。也就是形成了二套完全不同的系统,在加强二者联系的时候,还必须凸显各自的特点。并在二者之间设置了"通道",这样一来就能够做到在读取一个文档同样尽快查询同样信息内容的其他文档,以便于在业务处理上取得一致,也为信息获取提供了方便。

四、结束语

综上所述,随着科学技术的进步发展,提高了计算机技术以及强大数据处理技术等的现代管理水平,使纸质文档已无法充分适应现代要求,所以必须同电子技术档案保管实行高效共存,才能充分发挥现代文档的功能效果,所以需要加强对电子技术文档同纸质文档的共存管理情况加以分析。

五、参考文献

[1]杨沫.浅议纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].卷宗，2019（06）

[2]牟仙仙.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智,2020(17)

[3]王丽华.浅谈电子档案与纸质档案并存阶段的管理[J].经济学,2020(4)

作者简介：

高源，1987年7月27日出生，男，汉族，籍贯:黑龙江省绥化市海伦市，助理馆员，研究方向：档案管理。