企业档案管理现代化与工作标准化、规范化目标探析

企业档案管理现代化与工作标准化、规范化目标探析

张生慧

中旅（三亚）置业有限公司 三亚 572013

摘要：社会进步，各项企业发展迅速，企业档案包括企业所有行为的记录，是展现企业发展历程的原始资料，对于维护企业的利益以及支持企业未来发展等方面具有重要作用。企业的档案管理作为企业运营的核心组成部分，高效的档案管理能够促进企业发展，企业必须优化和完善档案管理流程，以推动企业的持续进步。在实践中，企业应紧密结合实际情况，积极开展档案管理现代化建设，明确档案工作标准化目标，开展规范化档案管理工作。

关键词：企业；档案管理；现代化；标准化；规范化

引言

档案工作功在当代，利在千秋。本文分析了当前国有企业档案工作面临的数字化转型、传统业务模式阻碍、现代化管理挑战、信息服务短板等困境，并据此提出了相应的解决路径，包括彰显档案数据价值、提升档案管理水平、优化档案信息服务等，旨在帮助国有企业档案工作走出现实困境，实现高质量发展。

1新时代企业档案管理的必要性

1.1企业可持续发展的数据支持

档案是国有企业在生产经营过程中产生的具有保存价值的资料，是重要的信息资源。这些档案可以为企业提供宝贵的资料支持，通过高质量的档案管理，企业管理人员可以了解企业的成长历程、经营理念、管理模式和制度安排，并从中吸取宝贵的经验教训。这些经验教训可以帮助企业管理人员更好地优化和调整企业的规章制度，制定更加科学合理的发展战略，促进国有企业的可持续发展。此外，档案管理还可以为企业提供重要的决策支持。通过对档案进行深入分析和研究，企业管理人员可以更好地了解企业内部存在的问题和瓶颈，为企业的未来发展提供更加精准的决策支持。

1.2有利于提高信息安全性

企业通过档案管理信息化建设，能够为档案信息安全提供可靠保障。传统纸质档案极易受到火灾、水灾等各种灾害的影响，企业采取电子档案的形式，能够通过备份、加密等手段保护档案信息，防止发生重要信息丢失的问题。企业应用信息化系统，也能对档案的访问权限进行控制，未经授权的人员无法获取敏感信息。

2企业档案管理建设中存在的问题

2.1缺乏现代化的档案管理制度

首先，很多企业在建设档案管理系统时，没有考虑自身的实际，虽然各公司的业务范围、目标客户群、交易明细、招聘信息等各有不同，但不少企业陷入了权宜之计的陷阱，没有根据实际情况完善档案管理制度。而且，即使该文件管理系统是直接复制其他公司的管理系统，这种文件管理系统也不属于覆盖范围，存在管理疏漏的可能性。其次，如果不结合新的档案信息管理方式，档案管理制度不完善、不具体，档案信息管理中出现的错误也无法立即得到纠正。最后，没有建立其他部门制度，档案管理必须全面覆盖整个企业，但目前不少企业档案管理体系单一，其他部门职责不明确，严重影响档案管理工作的有序推进。

2.2档案管理人员素质水平有待提高

在实际情况中，档案管理人员在综合能力方面存在不足，主要源于企业对档案管理重要性的认识不足，导致档案管理人员缺乏职业热情和责任感。因此，企业需要加强对档案管理的重视，提升档案管理人员的综合素质，以确保企业档案管理工作的顺利开展。另外，企业在招聘档案管理人员的过程中亦面临多重挑战，部分应聘者展现出较低的专业素养，缺乏足够的档案处理经验。由于企业未能建立定期培训机制，导致档案管理人员的技能水平难以适应当前的档案管理要求。

3企业档案管理现代化与工作标准化、规范化措施

3.1完善档案管理制度

首先，完善的档案管理制度是推行各项档案管理工作开展的关键，因此，必须明确档案管理的要求，设定针对性的档案管理部门或岗位，明确岗位职责和权责边界。管理层应指派专职或兼职的档案管理负责人，负责协调、监督和推进档案管理工作。同时，需要建立领导小组或委员会，由高级领导担任小组领导，提高对档案管理工作的重视度。档案管理的规章制度也是关键要素。其次，企业应制定详细的档案管理规章制度，包含档案的采集、整理、分类、保存、借阅、销毁等方面的具体规定。这些规章制度应当符合国家档案法律法规和标准，确保各项工作按照标准化和规范化的流程进行。制度应明确各个环节的操作程序、文件的命名规则、文件的保管期限等，以保证档案的合法性和完整性。最后，建立档案管理的监督和评估机制是持续改进的关键。国有企业应定期进行内部审查和外部评估，确保档案管理工作的质量和效率。内部审查由企业内部的档案管理部门或独立的审查组进行，以发现问题和不足，并及时纠正。采用这种审查方式，能在一定程度上有效解决档案管理问题，提高档案的可利用性及完整性。

3.2提升管理人员的水平

在档案管理工作中，除了具备必要的专业技能和知识外，这些人员还必须具备良好的沟通能力和组织协调能力，能够有效地处理日常工作中出现的各种问题。此外，这些人员还需要不断学习和更新知识，以适应档案管理工作的不断变化和发展。对于企业内部的老员工，企业不仅要对其进行培训，帮助员工熟悉档案管理的基本流程和技能，还应当对其进行专业再教育，帮助员工了解新档案管理的要求，提高其计算机使用水平，以适应档案管理工作的需要。同时，企业还应该建立有效的激励机制，激发员工的工作热情和积极性，提高档案管理工作的效率和质量。

3.3注重档案人才培养与引领，提升档案服务水平

针对档案专业知识的不断更新与发展，企业需要通过各种渠道加大对现有档案人员的培训，以增强其业务素质和责任意识，如定时安排档案工作人员学习各种档案管理规章和管理制度、接受档案专业培训等，通过不断地更新专业知识储备来实现企业档案管理人员整体水平的提高。同时企业要积极引入档案专业人员来解决档案发展的实际问题，注入新鲜血液，提高档案队伍活力。将档案业务管理、能力提升和人才队伍建设有机结合，实现档案工作系统化、信息化、人才化的新局面。同时紧密围绕企业的生产经营工作，在档案的服务和利用上加大功夫，比如定期开展档案利用需求调查与分析、举办单位内部档案宣传日展播、张贴主题条幅、知识答题、专题讲座等，优化管理工作，增强服务意识，创新档案业务模式，为单位内各业务部门提供更高效、更精准、更便利的档案服务，从档案管理者转变为知识提供者。同时常态化长效化开展档案培训融入业务工作的系列活动，根据业务部门的需求开展培训，提升各业务部门兼职档案员的专业素质。

结语

总之，信息时代企业档案管理工作需要不断创新，以适应时代的发展和企业的需求。数字化管理、智能化技术和安全保密是企业档案管理工作创新的重要方向，通过这些创新，企业可以提高档案管理的效率和质量，为企业的发展提供有力支持。因此，企业应积极借助信息技术的力量，不断探索和应用新的档案管理方法和技术，推动企业档案管理工作的创新与进步。

参考文献

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