大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

徐盛铖

湖北中医药高等专科学校 434020

摘要：干部人事档案管理是高校人事工作的重要组成部分，为高校提供了干部选拔、任免、考核以及奖惩等决策的重要依据，随着高校干部数量的增加和工作复杂化，传统的手工档案管理方式已经无法满足高校的需求。而信息化管理的引入可以有效提高工作效率、加强数据的管理和分析，为高校提供更科学、准确的人事管理决策。然而，当前高校干部人事档案信息化管理仍存在以下问题：一是信息化人才匮乏，缺乏专业的技术人才支持系统的建设和运维；二是系统的安全性不足，存在数据被泄露和遭受外部攻击的风险；三是数据分析的准确性和有效性有待提高。

关键词：大数据时代；干部人事档案；信息化管理；改进策略

引言

当前，信息化管理已经成为档案管理工作的重要途径，相较于传统的纸质档案资料，信息化档案在管理方面有着不易丢失和破坏、调取简单、操作方便、信息记录真实完整的特点和优势。因此，在高校干部人事档案管理工作中，相关工作人员需要认真思考，并努力探索借助现代科技促进档案管理工作高效、便捷开展的方式和途径，充分发挥高校干部人事档案资料的重要价值和意义。

1高校干部人事档案信息化管理的优势

将高校干部人事档案与信息化技术进行充分整合，不仅能够加快档案信息的查找速度，而且还能降低查找的时间和成本，大大提高了检索效率。同时，用户能便捷地进行档案查询、借阅和复制，提高了档案的利用效率。借助档案信息化管理模式，能够使纸质档案以电子文件的方式呈现，查阅时不需要用到纸质档案，既可以降低档案损毁率，也可以避免档案被篡改，更降低了档案遗失的概率。此外，档案信息化管理可以通过网络平台实现档案信息共享，促进各部门间的信息交流，便于部门之间的沟通协作。

2大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

2.1加强大数据信息化建设宣传，增强职工信息化管理意识

在大数据时代，高校应积极通过宣传活动、会议和培训等方式，向干部职工普及信息化管理的重要性和意义，定期组织专家讲座或发表相关研究成果，向干部职工介绍大数据在人事档案管理中的应用案例以及信息化建设的好处和优势，引导干部职工认识到大数据对于提高工作效率、优化人事档案管理流程的重要作用。同时，定期组织开展相关培训和教育活动，增强干部职工的信息化管理意识，通过培训课程、在线学习平台等方式，向干部职工传授信息化管理的基本知识和技能。并且，组织干部职工参与信息化管理的实践活动，引导他们亲自操作，体验信息化管理的便捷和效果，增强其对信息化的认同感和积极性。此外，高校还可以建立与信息化管理相关的绩效考核机制，将信息化管理作为绩效考核的重要指标之一，以考核结果反馈激励干部职工积极主动地参与信息化管理工作，增强信息化管理意识，提高工作能力，并合理设定考核指标，确保信息化管理工作与高校的整体目标和发展需求相匹配，以推动高校人事档案信息化管理不断升级和改进。

2.2提高高校干部人事档案数据质量和信息化管理能力

随着我国信息技术与各个领域融合程度不断加深，高校干部人事档案管理工作也应朝着数字化方向发展。因此，有关领导应提高干部人事档案管理数字化工作的认知，将数字化工作提上日程。积极与社会机构以及相关部门开展针对高校干部人事档案管理工作人员的业务培训活动，督促高校干部人事档案管理数字化工作进展。此外，档案管理人员也要提高自身对于工作的理解，尤其是加强学习数字化档案发展的理论知识，通过集中培训、线上培训等多种学习方式引导他们充分掌握相关政策内容，最终提高自身数据采集、数据处理能力。在开展数字化工作前，档案管理人员首先应按照相关规定进行高校干部人事档案的收集管理工作。在对纸质档案进行核对整理过程中需要处理不合规的档案材料，这样才能够保障数字化工作前每份案卷完备整齐。由于高校干部人事档案内容具有较强的机密性，因此管理人员需要严格遵守高校干部人事档案数字化技术规范，对纸质档案进行数字化工作。例如，在扫描档案图像时需要保障数据、图像的尺寸居中，图像清晰完整，对于不符合要求的图像需要进行重新录入，最大限度地保障数字化高校干部人事档案的精准度。

2.3加大高校干部人事档案信息化管理的资金投入。

高校干部人事档案信息化管理模式和机制的构建离不开资金的投入。一方面，学校可以考虑引进融资，获得更多资金，以用于档案信息化建设。例如，进行科学合理的资金分配，用于采购运行更流畅的计算机设备，引进更先进的信息化软件管理系统，切实保障档案管理工作信息化的有序开展。另一方面，学校可以申请更多的政府资金。学校中负责档案管理的人员及档案部门的主管领导可以向政府部门申请专项资金，并将其用于高校干部人事档案信息化体系的建设，最大限度地发挥其价值。此外，还可以引进社会资本，借助不同类型的融资模式，让档案信息化可用的资金更加充足，促进档案管理信息化水平的提高。

2.4提高对干部人事档案数据信息的安全防范

在高校进行干部人事档案信息化管理体系建设时，档案信息安全要比以往更加严峻，高校档案管理部门应根据干部人事档案管理要求设定一些安全防范措施，对档案信息的安全管理进行大幅度提升。通过对信息化管理系统的实际运用进行分析可以发现，其主要产生的信息安全问题主要集中在信息收集、传送、存储以及调取等环节，需要高校档案管理部门针对这些这些常见问题进行重点防范，并对信息产生的各个环节进行重点监控，根据这些信息传输特点进行相应的规范。同时，还需要定期对档案管理系统的防火墙进行升级和更新工作，定期对系统进行扫描，发现系统是否存在漏洞，弥补这些漏洞，使整个系统能安全平稳运行。

2.5加强信息化硬件设备与软件的开发力度

大数据时代，干部档案信息化管理工作的开展离不开先进的设备及信息软件。应该结合自身的信息能力及实际发展需求，构建完善的干部档案信息化管理软件。该软件不仅需要对各类干部档案信息进行全面收集与整合，同时还需要具备信息共享、跨节点整理等功能，从而进一步提高学校内部干部档案管理工作的效率与质量。最后，做好干部档案管理信息化系统的动态化安全维护工作。档案管理部门应该不断完善电子密钥系统、干部档案访问机制、网络病毒防护墙建设等，最大程度保障干部档案安全。档案管理人员要制定信息录入与更新管理办法，并结合干部档案信息属性及各部门的档案信息需求制定密钥、个人身份信息确认、审核监督等流程。其中档案管理部门还要增加更改密钥的难度及随意性，最大限度保障干部档案信息录入、更新、使用环节的有序及安全。

结束语

综上所述，大数据时代给高校干部人事档案信息化管理带来了新的机遇和挑战。针对目前高校干部人事档案信息化管理存在的问题与不足，应从完善信息化管理制度、加强人才培养和引进、提高系统安全性、增强信息管理意识等方面，提高高校人事档案信息化管理的水平和能力，提高工作效率和决策科学性。未来，针对高校档案信息化管理的问题，还应结合现代化智能技术，进一步创新高校干部人事档案信息化管理工作。

参考文献

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