数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略探究

数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略探究

李洪海

内蒙古兴安盟突泉县党群服务中心光明社区， 内蒙古  兴安盟 137500

摘要：随着信息化和数字化时代的到来，事业单位档案管理面临着重大的挑战与机遇。本研究主要对事业单位的档案管理信息化建设策略进行探讨。首先，分析了当前事业单位档案管理中的信息化发展现状和面临的问题，如信息化设备更新速度慢、人员素质不高、法规政策缺乏等。其次，采用文献法、比较法等研究方法，结合云计算、大数据等新兴技术，提出了针对事业单位档案管理信息化建设的策略。这些策略包括加强信息技术应用、提升人员素质、完善法规政策和调整组织结构等多方面。深入研究发现，这些策略在实践中能够有效提升事业单位档案管理的效率和水平，从而满足数字化时代的需求。这项研究为事业单位在数字化时代中改革其档案管理方式和提升档案管理信息化建设水平提供了参考和研究依据。

关键词：档案管理；信息化建设；事业单位

引言

信息化和数字化时代的到来使得事业单位档案管理处在挑战与机遇并存的新的发展期。历史上，事业单位档案管理方式的转变，一直与科技的发展紧密相关。从实物存档到电子化存档，再到现今文献提到的数字化存档，每一次转变都未能避免短期内的困扰和问题，如设备更新慢，人员素质跟不上，法规政策缺乏等。然而这些问题并未阻止科技在档案管理领域的发展，反而催生出了更多高效，方便的管理方式。例如云计算、大数据等新兴技术的运用，使得档案管理的效率和水平得以大幅提升。鉴于此，本研究旨在探讨数字化时代下事业单位档案管理的信息化建设策略，以便更好地满足数字化时代对于档案管理的需求。

1 事业单位档案管理的情况分析

1.1 信息化和数字化时代对事业单位档案管理的影响

信息化和数字化时代对事业单位档案管理产生了深远影响[1]。数字化环境下，大量电子文件的产生和管理使得事业单位档案管理面临更高的工作量和复杂度。信息化技术的快速更新换代要求档案管理人员具备较高的信息化素养，也需要不断更新设备和软件以适应新技术的应用。数字化档案管理需要与信息网络和数据库等技术相结合，由此带来了信息安全、隐私保护等新问题。信息化和数字化时代的到来改变了事业单位档案管理的工作方式和面临的挑战，也为其带来了更多的机遇和可能性。

1.2 事业单位档案管理信息化发展的现状

事业单位档案管理信息化发展呈现出一些特点。一方面，部分事业单位已经采用电子文档管理系统，但普及率仍较低，且存在着标准不一、数据孤岛等问题；另一方面，一些事业单位仍处于纸质档案管理阶段，信息化水平较低[2]。而随着新兴技术的日益成熟，一些先进的事业单位在档案数字化、云存储、数据挖掘等方面已经取得了一定进展，但整体发展不够平衡，尚存在着很大的发展空间与差距。需要在信息化设备更新速度、系统整合能力、信息安全保障等方面加强建设，以提高事业单位档案管理的信息化水平。

1.3 事业单位档案管理信息化建设面临的问题和挑战

事业单位档案管理信息化建设面临的问题和挑战主要包括：一是信息化设备更新速度缓慢，导致旧设备性能滞后、无法适应新的信息化需求；二是人员素质整体偏低，缺乏信息化管理专业人才，影响信息化建设和档案管理水平；三是法规政策不够完善，缺乏明确的档案管理信息化法律法规支持，存在管理和规范混乱的问题。这些问题制约了事业单位档案管理信息化建设的推进和提升，阻碍了档案管理工作的高效运转和适应数字化时代的要求[3]。

2  事业单位档案管理信息化建设策略研究

2.1 利用新兴技术进行档案管理信息化建设的可能性

随着云计算、大数据、人工智能等新兴技术的发展，事业单位档案管理信息化建设迎来了新的发展机遇。云计算技术的应用为事业单位提供了高效、灵活的数据存储和管理平台，实现了档案信息的集中管理和共享利用；大数据技术可以帮助事业单位挖掘档案信息中的潜在价值，为决策提供可靠支撑；另外，人工智能技术的运用使得档案信息的分类、检索和分析更加智能化和便捷化，提升了管理效率。这些新兴技术的应用为事业单位档案管理信息化建设带来了全新的可能性，可以有效应对当前档案管理中的诸多问题，并为事业单位提供更加智能、便捷的档案管理解决方案。充分利用这些新兴技术，将有助于推动事业单位档案管理信息化水平迈上一个新台阶。

2.2  提出针对事业单位档案管理的信息化建设策略

针对事业单位档案管理的信息化建设，需要加强信息技术应用。这包括引入文档管理系统、电子文件流转系统等信息化工具，以提高档案处理和检索效率。提升人员素质也至关重要，可以通过举办培训班、制定岗位能力标准等方式，加强员工信息化素养和档案管理专业知识的学习，提高信息化技术应用能力。完善法规政策是保障信息化建设的重要保障，需要及时制定相关法律法规和规范文件，明确事业单位档案管理的信息化标准和流程规定。需要调整组织结构，设立档案管理部门或岗位，明确档案管理的责任人和工作职责，确保信息化建设能够得到有效推进和落实。

3 信息化建设策略的实践与效果分析

3.1  档案管理信息化建设策略的实施与调整

档案管理信息化建设策略的实施需要充分考虑到实际情况和可操作性。针对信息化设备更新速度慢的问题，应当建立健全的设备更新机制，明确设备更新周期和标准，以保障信息化设备的及时更新。针对人员素质不高的现状，应加强人员培训和技能提升，实行定期的培训计划，提高档案管理人员的信息化操作水平[4]。另外，针对法规政策缺乏的情况，应当积极争取政策支持，制定并完善相关法规，以便规范档案管理信息化建设的方向和标准。针对组织结构调整的需求，可以逐步引入新的组织架构，注重信息化建设与业务管理的结合，以提升档案管理工作的效率和质量。通过这些实施方式，可以逐步解决事业单位档案管理信息化建设中所面临的问题，并不断调整完善策略，以提高档案管理水平和适应数字化时代的需求。

3.2  信息化建设策略在事业单位档案管理中的实际表现

信息化建设策略在事业单位档案管理中的实际表现是多方面的。通过加强信息技术应用，实现了档案的数字化存储和检索，大大提高了档案检索效率和准确性。提升人员素质使得档案管理人员更加熟练地运用信息化系统，加快了业务办理速度。完善的法规政策促使档案管理规范化，提高了信息安全性和合规性。调整组织结构让信息化系统与档案管理部门更好地融合，加强了信息共享和协同办公能力[5]。实践表明，这些策略的有效实施，使得事业单位档案管理工作更加高效、规范，为数字化时代的需求提供了有力支撑。

结束语

本文通过探讨了数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略，首先剖析了事业单位档案管理的信息化发展现状和存在的问题。然后，运用多种研究方法，结合云计算、大数据等新兴技术，制定了一系列实施策略。具体包括加强信息技术应用、提升人员素质、完善法规政策和调整组织结构等。研究发现，这些策略的实施有效提升了事业单位档案管理的效率和水平，满足了数字化时代所需，并为事业单位的档案管理信息化建设提供了可借鉴的经验。然而，适应信息化、数字化发展，事业单位档案管理的改革和构建仍需持续深入研究，应对更复杂的挑战和问题。希望未来能有更多的研究聚焦这一领域，共同为事业单位档案管理的现代化贡献力量。

参考文献：

[1]乔旸乔琳.事业单位档案管理信息化建设探究[J].商业2.0（经济管理）,2020,(11):0273-0273.

[2]张亚志.事业单位档案管理信息化建设策略探究[J].中国高新区,2019,(15):237-237.

[3]张梅.事业单位档案管理信息化建设[J].科技成果纵横,2020,29(05):4-4.

[4]齐宏.新时期机关事业单位档案管理数字化的探索与实践. 办公自动化,2022(23).

[5]张驰.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析. 中外企业家,2020(16).