企事业单位干部人事档案的信息化管理探索

企事业单位干部人事档案的信息化管理探索

严俊 熊艺 汪慧平

湖北省地质实验测试中心  430034

摘要：干部人事档案管理是新时代党的建设和组织人事工作体系中至关重要的组成部分。干部人事档案记录每一位干部日常工作表现、个人基本信息以及工作情况等，干部人事档案信息资料的真实性与安全性直接关系到企事业单位的干部队伍建设规划和长远健康发展。从大数据时代档案利用和研究考虑，信息化管理成为干部人事档案管理工作的主要方向。本文主要阐述开展干部人事档案信息化管理工作的重要性以及意义，并结合干部人事档案管理系统使用经验，提出了优化策略建议，为广大企事业单位高质量推进干部人事档案信息化管理工作提供参考。

关键词：企事业单位；人事档案；信息化管理

引言

在我国社会高速发展过程中，信息化水平不断提高，信息化技术逐渐被应用在各领域当中，特别在管理工作中凸显了技术优势。干部人事档案是企事业单位人事部管理干部的基础和主要凭证，能够在识别干部、选拔干部以及干部队伍建设等工作环节发挥重要作用。《干部人事档案工作条例》第三十八条明确要求“组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务”。部分企事业单位的领导者与管理者逐步认识到开展干部人事档案信息化管理工作的重要性，纷纷采取有效方法将信息技术与干部人事档案管理工作紧密结合起来。但是从目前情况来看，推进干事人事档案信息化管理工作还存在思维认识以及方法途径等各种问题。企事业单位要树立前瞻性认识，强化组织领导，准确掌握大数据时代信息技术的应用技巧与方法，推动干部人事档案管理由纸质化向信息化与智能化方向转变，切实保障干部人事档案的完整性、准确性以及安全性，为企事业单位健康稳定发展奠定良好基础。

1开展干部人事档案信息化管理工作的重要性

大数据时代的到来，为档案的保存与使用带来诸多便利，干部人事档案管理创新的重要性愈发显著。首先，保证干部人事档案内容完整性。基于大数据时代的干部人事档案管理，不再局限于传统的手工操作模式，而是逐步向电子化、无纸化方向发展，有效减少了以往纸质干部人事档案管理中多种因素所导致的数据丢失、信息篡改问题，每份档案均在计算机网络中进行传输、保存与备份，不易被损坏，使档案内容的真实性、完整性得到保障。其次，满足新时代干部人事档案查（借）阅和档案信息研究等利用工作的要求。借助大数据技术创新档案管理模式，以大数据为载体构建档案管理平台，实现档案价值最大化。不仅可以实现快捷检索，提高档案查找与利用率，同时可以丰富完善干部人事档案内容，为全面历史辩证地评价干部提供翔实的档案信息。

2企事业单位干部人事档案信息化管理的意义

2.1有助于实现干部人事档案的有效保存

传统档案资料多为纸质档案资料，在实际应用中普遍存在着保管困难及查找麻烦的特点，纸质版资料在存放过程中容易受潮、受损，且在查阅利用的过程中，纸质档案便容易丢失。干部人事档案查阅利用常见的主要有政审、干部提拔、工资待遇、考核、奖惩等七种情形，在多次调出、使用的过程中极容易发生遗失、损毁等问题。将纸质版档案资料电子化处理并存储在计算机中，更方便长期地储存和管理，也能提高后续查阅利用档案的效率。

2.2有利于提高干部人事档案管理工作的规范性与科学性

干部人事档案工作核心在于利用。传统的干部人事档案管理工作在实际开展中存在信息不够规范、人事资料不够完整以及信息历史长久，查找耗费人力和时间等其他问题，引进干部人事档案信息化管理系统，利用电子技术将干部人事档案主要信息内容上传到干部人事档案信息管理系统中，便于有需要时可以随时随地到数据库中进行查找，同时可以更加灵活高效地开展干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等工作。

2.3有助于提升干部人事档案的真实性完整性。

《干部人事档案工作条例》（中办发[2018]）60号规定了干部人事档案主要内容和分类包括共十类，主要包括干部的履历类材料，自传和思想类材料，考核鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料，以及其他可供组织参考的材料。传统纸质版的干部人事档案资料在保管过程中存在一定的人为篡改、替换和遗失等风险。运用干部人事档案信息管理系统，通过设置用户管理权限，加强系统日志管理，可以安全实现干部人事档案信息资源补充和利用管理，保障干部人事档案资料的真实性完整性。

3企事业单位干部人事档案信息化管理工作的优化策略

3.1高度重视干部人事档案信息化管理技术安全工作

干部人事档案信息化工作的技术安全问题主要来自档案信息的录入、传输以及储存等环节。要想降低安全性问题发生的概率，首先要做好计算机、设备仪器以及网络安全日常维护和安全防范。其次要制定技术安全工作方案，针对各种不确定因素造成的档案信息资料失窃、遗失等问题制定安全预警和防范措施，切实保障干部人事档案信息的安全稳定性。比如，实施电子和纸质档案双轨制；采取加密处理技术，对干部人事档案信息进行加密处理；控制权限，对访问功能数据库的用户和搜索内容进行限制；加强工作人员的培训，保证工作人员掌握正确的工作流程和基本的网络安全问题应对策略等待。

3.2加大干部人事档案信息化管理的投入力度

企事业单位干部人事档案信息化管理模式和机制的构建离不开资金和人力物力的投入。一方面，企事业单位可以考虑将档案信息化建设列入年度项目资金计划，符合条件单位可以向政府部门申请专项资金，在技术硬件上加强投资，切实保障档案管理工作信息化的有序开展。比如，采购运行更流畅的计算机设备，引进更先进的信息化软件管理系统。其次，加强组织领导，制定成熟详细的干部人事档案信息化建设方案。可结合单位自身情况，在健全安全保密管理制度，确保档案信息安全的前提下，引进社会专业服务机构参与，以外包形式完成全部或部分档案信息化工作，有助于高质量、高标准推进单位干部档案信息化建设工作。

3.3加强干部人事档案信息化管理系统维护

引进干部人事档案信息化管理系统后，系统运行管理工作非常重要。首先，构建标准的干部人事档案数据库模式，提高信息传输的准确性和便捷性。要对照《干部档案工作条例》要求，对基本的十类档案信息类别、项目等的输入及输出进行标准化设置。严格按照中组部规定，选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部具体从事干部人事档案工作，及时做好材料的收集、整合及信息化处理工作。其次，要不断适应信息技术发展新需求，健全完善现代化干部人事档案信息化管理质量和安全监督机制，明确监督重点，规范人员的使用权限，制定计算机网络安全保障措施，做好元数据、背景信息的安全保存。

结束语

干部人事档案信息化管理突破了传统纸质版档案保存利用中的限制，从实践看，档案信息化管理工作还处在不断优化和寻求突破的过程中。企事业单位要全面贯彻新发展理念，依据国家技术标准，制定更具操作性的干部人事档案信息化管理制度，及时了解档案技术手段的最新动态，着力解决信息安全技术问题，积极推进档案信息化建设，最大限度地发挥干部人事档案的价值，为干部人事工作提供信息保障。

参考文献

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