档案数字化管理对档案利用的影响分析

档案数字化管理对档案利用的影响分析

张竹粉

河口县人民政府办公室

摘要

本文对档案数字化管理对档案利用的影响进行分析，档案数字化管理提高了档案管理的效率，降低了档案管理的成本，提高了档案的安全性，是未来档案管理工作的主要方向。因此，事业单位要加强档案管理数字化建设，提高数字化水平，并加强档案管理人员数字化水平的培养，以此不断提高档案利用效果。

关键词：档案；数字化管理；事业单位

引言

事业单位是我国公共服务体系的重要组成部分，在运营过程中会产生大量档案文件，对档案的管理就尤为重要。随着我国现代治理体系的建设，近年来多数事业单位也都开始数字化转型，档案管理也开始向数字化管理转变。从事业单位档案管理的角度来看，档案数字化管理不仅仅是技术进步的体现，更是推动工作效率提升和服务质量优化的驱动力，对档案数字化管理对档案利用的影响进行分析，有助于档案管理工作的进一步优化，具有重要的研究价值。

一、数字化管理可提高档案管理效率

档案数字化管理对档案利用最显著的影响，便是提高了档案管理的效率。传统的纸质档案管理中，由于事业单位需要服务的人群多，为民众办理各项公共服务时变会产生大量档案文件，且随着时间推移，档案文件的存量会越来越多，这也意味着档案的存储需要占用大量空间，且受限于物理空间的限制，纸质档案存储的密度也难以达到最优，随着档案数量的增加，物理储存空间的需求也会不断增长，给档案管理工作带来了较大压力。除占用存储空间较大外，纸质档案在使用时需要通过人工翻阅、比对进行查找，而在海量档案中找到目标档案效率较低，且容易出现差错。倘若档案涉及到复印或传输，则需要进行繁琐的复印、扫描等操作，不仅效率较低，还存在档案信息失真或损坏的风险。而在档案数字化管理中，纸质档案都转化为电子档案的形式进行存储和传输，极大提高了档案管理的效率。在储存空间上，电子档案不需要占用大量的物理空间，可以存储在云端和电子媒介上，储存成本进一步降低。且电子档案具有可压缩性，储存密度更高，储存管理更加高效。在档案的使用方面，数字化档案在档案检索、复制、传输上效率更高，管理人员只需要在档案数据库中搜索关键词便可迅速定位到目标档案文件，档案查找效率远超纸质档案，在档案的复制和传输上，电子档案的复制和传输更加便捷、高效，免去了纸质文档的繁琐流程，档案管理人员在电子档案管理上也会效率更高。

二、数字化管理可降低档案管理成本

在档案数字化管理模式下，事业单位的档案管理成本进一步降低，这也是档案数字化管理对档案利用的又一大影响。传统纸质档案占用的空间通常是由档案室和档案柜组成，纸质档案数量越多，对档案室面积和档案柜的数量需求就越多，而档案室和档案柜都需要支出大量成本，还需要投入一定的人力和物力进行日常维护管理，如对档案进行整理、修复、防潮、防火等处理。数字化档案管理将纸质档案转化为电子档案，减少了对物理意义上储存空间的需求，而电子档案只需要储存在云端和电子媒介上，这些储存空间的利用率较高，不需要额外物理空间，使事业单位档案管理在空间上的成本大幅降低。虽然电子档案的服务器、硬盘等设备也需要一定的维护，过程中也会支出一定成本，但多数时间的维护只是人工对软件上的优化，不涉及到设备的更换、维修等，相较于纸质档案，电子档案的维护成本更低。在设备方面，电子档案的储存在硬件方面通常只需要计算机和硬盘，软件方面则需要数字化档案管理系统，这些设备投入的成本也并不高，且使用寿命较长，这无疑进一步降低了档案管理上的成本。

三、数字化管理可增强档案安全性

档案数字化管理对档案利用的又一大影响便是增强档案安全性。目前，事业单位数字化档案在储存和传输过程中都会采取加密技术，加密技术将电子档案转换为一种只有授权用户才能够解读的格式，能够防止未经授权的访问，这种技术可以保证电子档案即便在传输过程中被截取，未经授权的人员也无法读取其中的内容。加密技术的采用，使事业单位档案的传输更加安全，大幅降低了档案丢失、被盗的风险。除加密技术外，数字化档案管理还能够分配系统用户权限，对不同级别的用户，设置不同的权限，如此一来单位中每个人都只能够查看全县范围内的档案，减少了数据泄露和误操作的风险。此外，数字化档案管理还有档案备份功能，档案的安全性能够得到大幅保证。目前，事业单位的档案备份方式主要有两种，一种是云端备份，即将电子档案上传至云端中，需要时可以随时从云端再次进行下载，另一种是硬盘备份，即将电子档案储存到备用硬盘中，当计算机硬盘出现故障或损坏时，备用硬盘依旧能够恢复档案。通常情况下，云端备份和硬盘备份两者同时进行更为稳妥。在数字化档案的备份下，档案管理工作安全性更高，对抗风险的能力更强，能够防止潜在的风险损失。

结束语

档案数字化管理不仅提高了档案管理的效率，降低了管理成本、增强了档案的安全性，这些影响共同推动了事业单位档案管理工作的优化，为事业单位服务质量和效率的提高奠定了基础。但档案数字化管理并非一蹴而就的过程，需要经过技术、设备的更新，档案管理人员的培训。事业单位应继续加大投入，完善数字化档案管理系统，提高管理人员的数字化素养，以确保档案数字化管理能够更好地服务于档案的利用。

参考文献

[1]陆琰.大数据驱动下数字化档案创新管理模式与优化策略研究[J].兰台内外,2024,(16):34-36.

[2]王玉文.数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略研究[J].兰台内外,2024,(14):1-3.