浅析大数据时代背景下档案管理信息化水平的提升

浅析大数据时代背景下档案管理信息化水平的提升

彭莉

贵州中水能源股份有限公司遵义分公司 563000

摘要：本文探讨了大数据时代背景下档案管理信息化水平的提升路径。在“互联网+”、“云计算”、“人工智能”、“大数据”等信息技术的推动下，档案管理面临着前所未有的机遇与挑战。文章分析了大数据的概念及其对档案管理的影响，指出大数据促使档案信息存储方式、管理途径和管理模式向数据化、智能化、多样化方向转变。然而，档案管理也面临着隐私安全、数据处理难度和人才短缺等问题。针对这些问题，文章提出创新档案管理方式、建立安全有效的档案信息管理系统、积极培养信息化人才队伍等策略，以期提升档案管理的信息化水平，充分发挥档案信息的社会价值。

关键词：大数据；档案管理；信息化水平

引言

随着信息化技术的迅猛发展，诸如“互联网+”、“云计算”、“人工智能”、“大数据”等技术已深度融入社会的每一个角落，推动着前所未有的社会变革。在这一背景下，档案管理作为机关企事业单位中不可或缺的一环，正面临着转型升级的迫切需求。大数据不仅加速了信息流通的速度，提升了信息获取的便捷性和准确性，也对档案管理的效率产生了深远影响。鉴于档案管理工作的专业性、机密性和政策性特点，如何在保障数据安全的前提下，提高处理效率，成为关键议题。国家“十三五”规划及后续的战略布局，均强调了档案事业发展的必要性，明确指出了档案管理信息化的紧迫性与发展方向。

一、大数据概述

大数据，源自于日常生活中无处不在的数据生成活动，如通讯、网络浏览等，这些零散的信息汇聚成海，形成了所谓的“大数据”。其概念超越了实体形态，代表了一种技术框架，旨在处理那些传统数据库难以承载的海量、动态数据集合。大数据的本质在于利用新兴技术，对这些庞杂数据进行快速、准确的分析，挖掘其中的潜在价值。自2011年起，大数据开始进入公众视野，它不仅是数据规模的扩张，更是一种思维方式和技术革新的体现，对社会经济各领域产生深远影响。

档案管理工作本质上是对信息数据的采集、整理与处理，大数据的到来为其带来了前所未有的机遇与挑战。一方面，大数据技术能够显著提升档案管理的效率与精准度，另一方面，它也对档案管理的安全性、数据处理能力和人才需求提出了更高要求。在大数据时代，档案管理不再局限于传统的文件存储与检索，而是向着数据化、智能化、多样化的方向迈进，这要求档案管理者不仅要具备扎实的专业知识，还需掌握先进的信息技术，以应对数据爆炸式增长所带来的挑战。

二、大数据对档案管理工作带来的影响

大数据技术在我们的生产与生活当中已经被广为运用，尤其是在社会治理方面表现得更为突出。同样对于档案信息管理当前也正朝着大数据、网络化、信息化的方向发展，传统的档案管理方式与信息收集整合体系已经不能适应当前社会发展的需求，所以在大数据背景的影响下，档案管理工作同样表现出了新的变化，具体表现形式如下：

（一）档案信息的存储方式发生了新的变化

传统档案信息的管理主要由人工来对众多纸质的档案材料进行整理与加工，并对相应的档案资料进行归类整理。这样的档案管理方式在当下已经不能够适应社会发展所需，电子化档案信息管理方式逐渐从辅助手段转变为常态化的档案管理模式，这足以表明档案管理的信息化发展已经成为未来发展的主要趋势，通过先进的理念来改变传统的档案管理方式，建设新型的数字化档案管理模式已经成为社会发展的必然，下大数据的推动下，档案信息的存储正由传统的纸质档案信息逐渐朝着电子化档案的方向转变。

（二）档案信息的管理途径正与大数据联合

档案信息的管理一直以来都是业内所关注的重点，不论是档案管理的发展意义还是未来发展的规划目标，对档案信息进行管理均占有重要的地位。而在实际工作当中，档案信息管理虽然备受人们关注但并没有充分发挥出其应有的功用，诸多管理者仅仅是对一些表面的文件、信函、个人信息等进行泛泛的整理与归档，并不能发挥出档案管理的真是效能。而在国家出台的“十三五”规划当中，则对档案管理工作提出了更高的要求，在管理档案信息的时候必须要有文件的归档安排，这就要求在档案管理工作当中对电子信息档案的管理要更加重视。而在大数据时代背景之下，给档案信息的管理工作提出了严峻的考验，从事档案管理工作的人员不再面对眼前的那一小部分档案信息资料，更要放眼到整个档案信息数据，这无疑是将众多的档案信息汇聚到了一起，形成一个大的档案数据信息集合，而要想对这样的一个庞大数据库进行管理，必须要打破传统的思维禁锢，用发展的眼光看待档案信息管理的全新变化，唯有如此才能真正管理好档案信息。

（三）档案信息管理更加数据化、智能化、多样化

从当前档案管理工作的现状来看，在很大程度上依然停留在传统的“实际运用”层面，也即是在需要的时候对档案信息进行查阅，很少有对各类档案信息进行深入加工、综合分析的过程。在大数据背景之下，档案信息的管理不再停留在传统的层面上，各种不同类型的档案信息相继出现，导致了档案载体逐渐演变成了数字化的方式陈列，而不再是文本或图像等传统信息资料。在对这些数据化的档案信息进行处理的时候，必须要借助于现代化的信息手段来进行，而这些档案在服务于社会的过程中也更加具有个性化，凸显了其智慧型的特征。正如当前全国各地在推行建设的“智慧城市”，将与城市相关的所有数据信息集中到一起，使其成为一个大的数据集，再通过对这些数据信息的处理与分析使其更好地为社会提供智能化的服务。在不但转变了传统档案的查阅功能，更是发挥出了档案信息的内部发展与外部延伸，通过对档案信息的分析与加工，不断拓展其使用的价值，使其为社会经济的发展提供更为多样的功能，充分发挥档案信息的功用。

三、大数据时代档案管理工作面临的困难

（一）档案信息隐私与安全性受到威胁

大数据时代是一个信息开放的时代，各类信息在大数据系统当中实现共享互通，这就在一定程度上涉及到了档案管理工作当中的隐私安全性问题。对于档案管理人员来说将会是一个十分重大的挑战。要求他们必须要有着高度的安全意识，必须要能够借助于更为复杂的技术手段来实现档案信息的网络安全。当前我国在大数据环境下的信息安全管理法律法规建设还有很多的不足之处，档案数据的安全管理标准并不能完全符合实际档案信息化安全需要。同时现有的技术手段与技术标准在安全管理方面还存在着一些漏洞，众多涉密的档案信息资料面临这传输、存储、系统安全漏洞、使用权限限制等诸多方面的威胁。而在个人隐私档案信息方面同样没有相应的约束与保护机制，技术保护手段更是缺乏，所以大数据环境下，档案信息的隐私安全性必须要引起高度重视。

（二）档案信息存在数据处理困难窘态

大数据，意味着档案数据信息将会是一个海量增长的过程，这些档案信息的急速增长给管理工作带来非常大的困难，尤其是在数据处理方面更是得不到有效的技术支撑。现有的档案管理机构与部门并不能对所有的档案信息进行及时有效地处理，并对其进行完整的获取与存储。另有很大一部分档案信息并没有多少价值，而对于这些信息的筛选没有有效的技术支撑很难从海量信息中对其进行甄别，即便大数据所提供的云计算技术也不能实现对所有数据的实时处理。此外，云计算在进行数据处理的时候大多数是分散的数据信息，想要将这些档案信息传输到大数据平台则必须要经历一个由分散点传送到处理点的过程，这就在一定程度上影响了档案数据信息的完整性，且很难控制数据信息的来源。

（三）档案信息管理缺少有效的人才支撑

大数据技术在档案管理中的不断普及，在很大程度上信息化管理人才的需求量逐渐增加，从而导致了原有档案管理部门信息化人才紧缺的现状。随着科技的发展与移动互联网的迅猛发展，档案管理人员必须要不断更新自己的技能与知识体系，只有这样才能适应时代的发展与变革。而众多传统型的档案管理者已经不能胜任当前的档案管理工作。在大数据背景下，档案管理人员不但要能够熟练掌握现代信息化技术，更要有着较强的数据分析能力，要能够对众多的数据信息进行深度解读。同时还要能够对大数据软硬件以及相关设备进行管理。所以在大数据背景下，档案管理人员不但要能够掌握先进的技术手段，同时还必须要能够有着一定的专业化的水平和能力，而当前主要困境则是众多人员的专业能力不足，从而无法在大数据背景下进行专业的数据信息处理。

四、大数据背景下实现档案管理信息化策略

（一）创新大数据背景下的档案管理方式

当前我们所面临的大数据时代，实际上也就是一个飞速发展的信息化时代，而对于档案管理来说，必须要能够顺应时代发展的需要，要能够打破传统的工作机制，树立先进的发展理念，将科学技术与档案管理工作深度融合，进而提升工作的效能。所以在大数据背景下，档案管理工作必须要建立一套能够顺应信息化发展的管理模式，将档案信息管理与互联网、云计算、大数据等信息化技术相连，不断探索技术的革新，将新的科技运用到档案管理工作当中，同时不断探索在工作中使用新的技术手段，寻求传统与现代之间的结合点，重视档案信息在大数据技术下的数据管理和信息分析水平，提高对档案信息的运用能力，在确有必要的情况下要积极向专家请教，建立适应大数据背景的档案管理环境，满足信息化发展的需要，全面推进档案管理的信息化能力与水平。

（二）建立安全有效的档案信息管理系统

档案管理工作中，信息安全和隐私安全是重中之重，唯有加强对档案信息的安全管理，建立完善的安全管理体系，才能够支撑起其在大数据背景下的有效管理，充分发挥档案管理的应有作用。而要确保档案信息的安全性，则必须要解决其在传送、计算、运用、存储等方面的安全问题，首先必须要进一步提高档案管理的安全防护水平，对于存储的数据信息和大数据中的相关信息必须要落实有效的信息安全防护措施，加大技术投入，打造较强的物理防护措施。除此之外，还要建立一支切实维护大数据环境下档案信息安全的管理者队伍，切实解决档案信息在管理、操作等方面存在的安全隐患，妥善保护数据信息安全。

（三）积极培养档案管理信息化人才队伍

档案管理工作在大数据背景下，很大程度上需要依靠技术手段来实现，而管理人员的信息化水平则直接影响着档案管理工作的信息化发展。在以大数据平台为核心的档案管理工作当中，互联网技术则是管理人员所必须掌握的一项技能。因此培养信息化管理人才成为档案管理信息化发展的必要保障。因此，首先必须要进一步加大对专业化人才的信息技术培训，让这部分人能够充分掌握现代信息化技术，熟练操作大数据环境下的各项信息化系统。其次加大培养档案信息化管理的优秀人才，根据不同的岗位需求，培养专业化的人才，提升管理人员的专业素养和专业能力，为档案管理工作信息化发展提供有力的人才保障。

五、结语

随着信息化时代的来临，大数据将会成为档案管理工作的最终归宿，立足当下，档案管理工作必须要顺应时代发展的步伐，与时俱进，建立全新的档案管理信息化模式，培养专业性的人才，树立新的理念，借助于现代科技手段不断推进档案管理的信息化水平，使其能够更好地为社会、为人民发挥出档案管理的应有价值。

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