科技档案管理存在的问题分析与对策

科技档案管理存在的问题分析与对策

张娟

淮北矿业股份有限公司临涣选煤厂  安徽省淮北市  235100

摘要：本文分析了科技档案管理中存在的问题，如思想意识滞后、收集归档难度大和再开发利用程度低。提出了提高管理水平的对策，包括树立科技档案的资产意识、加强对电子档案的认识和管理、注重过程性文件的收集归档以及坚持利用服务导向的管理。这些措施旨在提升科技档案的效率和质量，支持科技创新和经济发展。

关键词：科技档案管理；问题分析；对策建议；信息化；法规标准

随着科技的快速发展，科技档案作为记录和传递科研信息的重要载体，其管理效率和质量直接影响到科研成果的转化及科技创新的持续性。然而，现有的科技档案管理方式已难以满足高速发展的信息需求，急需系统性的改革和创新。因此，探讨科技档案管理中的问题及其解决对策，对于提升科研管理水平和促进科技进步具有重要的理论和实践意义。

1科技档案管理存在的问题分析

1.1 科技档案管理的思想意识相对滞后

在当前的企业管理实践中，尽管科技档案管理的重要性日益突显，但依然存在不少企业管理层和科技人员对于科技档案管理认识不足，管理理念滞后的问题。这些问题主要反映在以下几个方面：

⑴档案的宣传教育力度不足。众多企业在开展档案宣传和教育活动时，往往只针对档案工作人员进行，而在科研部门或其他团队中的宣传和教育则显得较为薄弱。这种情况在一定程度上造成了科研人员对档案重要性的认识不足，对科技档案管理工作的顺利进行产生了不利影响。

⑵存在着重视收藏而忽视应用的观念。许多单位虽然对科技档案的收集和保存给予了足够的重视，但对于如何开发和利用这些档案资源却关注不足。这种状况导致了企业的科研工作与科技档案管理工作之间缺乏有效的互动，档案工作人员的角色被局限于仅仅保管档案，缺少为科研服务的意识。

⑶对电子档案的认识不足。在现代科研活动中，电子档案正逐步替代传统的纸质档案成为主流。然而，在一些企业中，档案管理者对电子档案持怀疑态度，认为它们缺乏真实性和可靠性，不将其视为正式的档案材料。这种落后的观念影响了科技档案的有效收集和整理，进而影响了档案的完整性。

⑷对科研过程中形成的档案文件关注不够。一些企业的档案管理人员倾向于只重视记录科研活动结果的文件，而忽视了记录科研过程的文件。实际上，这些记录了科研思路、步骤和方法的过程性档案，蕴含了科技创新的宝贵经验和教训，是不可或缺的信息和知识资源。

1.2 科技档案管理收集归档难度较大

在企业科技档案管理领域，一个普遍存在的挑战是档案的收集过程较为困难，尤其是难以确保所收集的科技档案文件和材料的完整性，特别是核心技术和过程性材料往往难以全面收集。造成企业科技档案收集和归档难度较大的原因主要包括以下几点：

⑴许多科技工作者不愿意将他们的研究材料进行归档移交。对于大多数科研人员而言，他们的研究成果代表了巨大的努力和投入，他们最担心的是知识产权可能遭受侵犯。因此，在科研项目完成后，很多人倾向于保留自己的研究资料，或者只移交一些文档类的材料，如项目任务书、申请报告、合同等，而将核心的研究材料，如实验数据、实验方法、设计图纸、工艺参数等，保留在自己手中。

⑵科技档案项目负责人责任制没有得到有效的执行。为确保科技文件和材料归档的完整性及真实性，《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行办法》等规定明确要求实施项目负责人责任制。然而，在实际操作中，这一制度的执行并不理想，档案部门的监督效果也不佳，导致许多科研项目的文件和材料分散在项目成员个人手中。

⑶缺乏接收科研电子文件归档的条件。目前，绝大多数企业的科研活动都是通过计算机进行的，由此产生的科技档案主要是电子文件形式。这些电子形式的科技档案需要特定的生成系统才能有效读取。由于企业在数字档案室建设方面的滞后以及相关人才和技术的短缺，无法为电子形式的科技档案提供必要的接收条件。此外，电子科技档案对生成系统的依赖性使得其利用受到多种限制。因此，企业档案部门通常只能让这些重要的电子档案由企业的科研部门或人员自行保管。

1.3 科技档案再开发利用程度低

科技档案的开发利用程度低一直是企业科研部门和科研人员所关注的问题，许多企业的科技档案基本上在归档后就被束之高阁，没有充分发挥其服务于科研工作的功能和作用。造成这一问题的原因主要有两个方面：

⑴企业档案部门及档案工作人员的服务意识较差，服务水平不高，服务手段也比较落后，难以满足企业科研工作的需求。受传统档案管理观念的束缚，许多企业的档案管理者仍然偏重于“重藏轻用”的理念，整体上对科技档案的收集、整理和归档比较重视，但对科技档案的开发利用工作却不够重视。这使得企业档案工作人员在面对服务需求时，往往在主动服务意识、服务能力和服务方式等方面都不尽如人意，导致许多有档案利用需求的科技工作者无法与档案部门建立顺畅的合作关系，科技档案的价值难以体现。

⑵企业科技档案的开发利用对档案工作者的专业能力与水平提出了更高的要求。许多企业的档案工作人员缺乏档案价值开发的专业能力，日常工作大多仅限于进行档案的接收和保管工作。在专业层面上，他们缺乏进行科技档案整理和开发的基础。同时，企业整体上对科技档案开发利用的意识薄弱，这也导致了企业科技档案开发利用人才的匮乏，尤其是具有较高专业素质和能力的复合型人才更是稀缺。这种情况在很大程度上使得企业科技档案的开发利用一直处于较低水平。

2 提高科技档案管理水平的主要对策

2.1 培养将科技档案视为“资产”的观念

企业科技档案与一般的文书档案存在显著差异。作为一种原始记录，科技档案在法律上的价值相对有限，很少用作法律证据。然而，企业科技档案具有强烈的技术性，包含了丰富的科技信息和知识。这些特性赋予了科技档案较高的经济价值，使其成为企业重要的无形资产。在知识经济时代，企业的核心竞争力体现在科技创新和知识积累上。企业科技档案的信息和知识属性凸显了其作为无形资产的重要性。因此，在科技档案管理过程中，企业应牢固树立将其视为“资产”的观念，从资产管理的角度出发进行科技档案的各项管理工作，而不仅仅是将其当作普通档案资源对待。这种观念的转变将使企业的科技档案管理工作从一项常规的管理工作变为具有战略意义的企业经济管理活动。

2.2 加强对科技电子档案的认识和管理

在企业的科技档案管理过程中，应特别强调对科技电子档案的收集和归档。随着我国社会信息化水平的不断提高，企业科研活动的电子信息化程度日益加深，产生的科技电子档案数量正逐步超过传统纸质档案，成为主要档案形式。在这种情况下，企业档案管理部门应清楚地认识到电子档案是未来档案工作的关键内容和发展趋势。一方面需要加强宣传教育，使企业档案工作人员正确理解电子档案，增强对电子档案的信任并提高对其价值的判断能力，扩大科技档案的收集范围；另一方面，考虑到科研活动中产生的电子档案种类繁多、数量庞大、格式特殊，应在收集归档过程中采取灵活策略。例如，对于科技管理类电子档案，可以实行“双套制”，即同时保存电子档案和纸质档案；而对于一些仅供内部使用、不涉及法律问题，或价值不大、短期保存，或数量庞大、难以打印保存的电子文件，应避免强制实行双套保存，而应寻求以数字化形式存档的解决方案。

2.3 注重收集归档企业科技档案中的过程性文件

科技档案详细记录了企业科研工作的过程和结果，是企业科技活动的重要依据。虽然过程性材料并非最终的科技成果，但它们记录了企业在科研过程中采用的思路、步骤和方法等，涵盖了科研活动的各个方面，代表了企业极其宝贵的信息和知识财富。其中的一些科技创新经验和教训，甚至比最终成果更有价值，对企业持续的技术创新具有重要的参考和借鉴意义。因此，在科技档案的收集和归档过程中，企业应重视将科研活动的过程性文件纳入归档范围，如科研工作日志、阶段报告、进展报告、实验数据、数据分析、中间结果等。并且在科研项目验收时，不仅要检查最终成果档案，还要审查过程性档案。

2.4 坚持利用服务导向的企业科技档案管理

企业科技档案的价值在于其被开发和利用的过程中得以体现，单纯收藏而不使用等于无用。对企业档案管理部门和工作人员而言，管理科技档案的根本目的应是服务于企业的科研工作。因此，在科技档案管理实践中，企业档案部门及相关管理人员需要转变过去“重藏轻用”的管理观念，树立以需求为导向、以服务为核心的工作理念，积极促进企业科技档案的开发利用，满足企业科技创新对档案利用的需求。将科技工作者的满意度和支持度作为评价工作质量和服务水平的主要标准。

3结语

本文通过深入分析科技档案管理存在的问题，提出了针对性的对策建议，旨在提升科技档案的价值和利用效率。通过实施这些对策，企业能够更好地服务于科研工作，促进科技创新，为经济发展注入新的活力。