谈人事档案管理在事业单位工作中的重要性

谈人事档案管理在事业单位工作中的重要性

瞿蕊

华亭煤业大柳煤矿有限公司     甘肃省平凉市    744000

摘要：本文探讨了人事档案管理在事业单位工作中的重要性。首先阐述了事业单位人事档案管理的定义和基本原则，包括法律合规、完整性、保密性、实用性和规范性。接着分析了新时期背景下人事档案管理的重要性，包括推动工作人员进步、促进规范化发展、提升管理效率和支撑组织决策。最后提出了加强人事档案管理的具体措施，如培养专业人才、完善管理制度和创新管理模式等，以适应新时代的发展需求。

引言：在新时期的事业单位管理中，人事档案管理扮演着越来越重要的角色。作为记录和管理员工个人信息、工作履历和绩效评价的重要工具，人事档案不仅关系到每个员工的切身利益，也是单位进行人才管理和决策制定的重要依据。随着信息化时代的到来和管理理念的更新，传统的人事档案管理模式面临着新的挑战和机遇。本文将深入探讨人事档案管理在事业单位工作中的重要性，并提出相应的改进措施。

一、概念解析

（一）事业单位人事档案管理的定义

事业单位人事档案管理是指对事业单位内部员工的人事档案进行全面、系统的管理和维护的一项重要工作。这些档案包括员工的个人信息、工作履历、培训记录、考核评价、奖惩情况等各类文件和资料。通过建立和实施科学的档案管理制度，对员工的个人信息和工作经历进行规范化、标准化的记录和管理，以确保档案的完整性、准确性和保密性，为组织决策、人力资源开发、法律合规等方面提供必要的支持和依据。

（二）人事档案管理的基本原则

法律合规原则：人事档案管理应当遵循国家法律法规、政策法规和相关规定，确保档案管理工作的合法性和规范性，保护员工的合法权益。完整性原则：人事档案应当记录员工的全部信息和相关工作经历，确保档案内容完整、真实、可信，反映员工的全面情况。保密性原则：人事档案管理应当严格遵守保密制度，确保员工个人隐私和敏感信息的安全，防止泄漏和不当使用。实用性原则：人事档案管理应当注重实用性，档案内容应当能够为组织的决策制定、人才选拔、绩效考核、培训发展等提供有效支持和参考。规范性原则：人事档案管理应当建立和实施规范的管理制度和流程，确保档案管理工作的有序进行，提高管理效率和效果。

二、新时期事业单位人事档案管理的重要性

（一）推动工作人员的进步和成长

对于事业单位来说，对人事档案进行高效管理能够不断更新和完善工作人员的基础信息，对工作人员的工作能力和专业水平的评价有非常重要的参考价值，同时也会影响工作人员的薪酬福利以及社会保障。在新时期背景下，只有不断完善人事档案的考核机制，并对工作人员的基本情况进行全面系统考核，才能促进事业单位人力资源的不断发展，对事业单位留住人才和任用人才起到积极作用。对事业单位工作人员来说，人事档案不仅要记录工作人员的日常表现，还能够为工作人员未来规划和发展提供一定参考依据。

（二）推动规范化发展

通过对标准化和规范化的人事档案管理体系进行分析发现，在体系构建时需要制定标准化绩效评定制度。通过这种评定方式来衡量相关工作人员是否能够满足岗位要求，进而促进事业单位的规范化和标准化发展。在事业单位人事档案管理的过程中，实际管理制度和相关部门、岗位之间的联系比较密切。对此，事业单位在制订档案管理工作方案时，需要结合具体制度以及相关岗位要求进行管理，推动事业单位的规范化发展。

（三）提升管理效率与规范化程度

良好的人事档案管理能够有效提升组织的管理效率与规范化程度。通过建立和实施科学的档案管理制度和流程，可以使档案管理工作更加有序和高效。档案管理系统的建立和信息化技术的应用，可以实现档案的快速检索和更新，提高管理效率。同时，规范化的档案管理可以减少管理风险，避免管理失误和纠纷，提升组织管理的专业水平和形象。

（四）支撑组织发展与决策制定

人事档案管理为组织发展和决策制定提供了重要支撑。档案记录了员工的工作经历、培训情况、绩效评价等信息，为组织进行人才梯队建设、战略规划和业务决策提供了数据支持和参考依据。同时，档案管理还可以帮助组织了解员工的发展需求和潜在能力，科学地进行人才配置和岗位设计，促进组织的持续发展和竞争优势的持续增强。

三、新时期背景下加强事业单位人力资源档案管理的具体措施

（一）加大对专业人才队伍的培养力度

在大数据环境下，为了确保档案管理工作有序进行，人事档案管理部门要以创建一支具备创新能力、安全意识、信息技术专业知识的档案管理人才队伍为目的，大力培养专业人才，并借助交流招聘等形式，吸引更多的专业人才。结合当代事业单位人事档案管理工作的需要，对事业单位档案管理人员进行不定期的职业素养、理论知识、实践技能等各个方面的教育与培训。借助“请进来”“走出去”的管理方法，引进熟悉专业档案理论知识信息和应用技术的创新型人才来壮大人才队伍。还可以邀请档案管理方面的著名专家对管理部门进行授课，同时推行单位考核制度，激发工作人员的积极性，增强工作人员的责任感。

（二）建立健全人事档案管理制度

优化人事档案管理工作要以完善人事档案管理制度为前提，只有做到有章可循，才能保证人事档案管理工作的有序落实。通过借鉴优秀的档案管理经验，制定完善的人事档案管理制度，明确人事档案工作人员的职责与义务。要建立及时审核制度，对拟聘用、拟调入干部的干部人事档案进行事前审核，在聘用、调入前解决完毕重要问题，坚决防止“带病”干部档案进入单位。从学校直接招录的应届毕业大学生，在转正定级前要完成人事档案专项审核。要持续推进档案复核工作，以干部选拔任用、选人用人工作检查和日常报送干部信息等工作为契机，深入开展干部人事档案的复核工作，发现问题及时修正，确保档案材料的准确性。要严格落实档案工作责任制，发现干部档案弄虚作假以及失职渎职行为的当事人、相关责任人根据情节轻重给予批评、警告等处理。

（三）依托互联网信息技术平台，创新传统档案管理模式

新时代行政事业单位应尽快完成智慧办公转变，对于人事档案管理来说，要对过去遗留的纸质档案资料尽快扫描存档，完成无纸化办公。电子存档模式不仅查找起来更为方便，且能够实现长期保存，同时，也可以大量节约纸张、印刷成本，为单位节约资金。此外，人事档案管理相关人员也要建立起独有的人事档案管理一体化平台，在管理平台上加载信息数据库、档案查找逻辑等，这就需要拥有一支专业技术扎实的计算机团队，能够根据实际情况搭建实用性高的人事档案管理平台。值得一提的是，随着新时期大数据技术、人工智能技术的发展，高新技术手段已经走进人们的日常生产生活中。因此，在人事档案管理一体化平台的搭建过程中，可以使用大数据、云存储、人工智能技术等，一来扩大人事档案储存空间，二来利用大数据技术的超强信息运算处理能力，帮助档案管理者对数量巨大的人事档案进行整理分类，使人事档案管理工作获得事半功倍的效果。

结束语：

人事档案管理是事业单位人力资源管理的重要组成部分，其重要性不言而喻。在新时期背景下，事业单位应当充分认识到人事档案管理的价值，积极采取措施提升管理水平。通过培养专业人才、完善管理制度、应用现代信息技术等方式，不断优化人事档案管理流程，提高管理效率和质量。只有建立科学、规范、高效的人事档案管理体系，才能为事业单位的可持续发展提供有力支撑，推动组织在新时代实现更大的进步和发展。

参考文献：

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