疫情之下建设项目档案的创新管理——以集团公司档案工作管理创新为例

疫情之下建设项目档案的创新管理——以集团公司档案工作管理创新为例

孙虹

  华能济宁运河发电有限公司    272057

摘要:创新案例的实施，为建设单位创造经济效益同时，进一步推进了项目整体建设，加速完成年内投产发电即定目标。该项目的建设投产，促环保惠民生，走出一条“群众认可、政府推动、环境改善”的生物质能清洁利用模式，产生了极大的社会效益。

关键词：项目档案；创新管理；疫情；

一、案例概述

华能泗水生物质30MW热电联产建设项目是国家能源局、济宁市能源发展“十三五”规划重点布局方案之一，是华能集团公司、山东分公司2020年度重点督办建设项目。2020年初总经理报告中提出了泗水生物质建设项目实现年内投产发电的奋斗目标。项目部成立之初，正值新冠疫情爆发之时，档案人员迅速调整思路，科学论证、提前预判，采用互联网+创新手段，破解疫情防控形势下项目建设中多方协调难题，制定项目档案节点归档计划，架构项目档案管理体系，确保档案管理始终围绕项目建设开展工作，在严峻地疫情防控下创新项目文件的“收、存、用、创”全过程管理，2022年1月泗水生物质项目档案顺利通过专项验收，为建设项目整体竣工验收奠定了坚实的基础。

二、主要做法

（一）创新内容及对比分析

天下之事，非新无以为进。新冠疫情的持续不断给项目档案管理工作带来诸多问题，项目档案人员不等不靠，采用互联网+创新手段，扎实推进项目档案资源收集，架构项目档案管理体系，在项目档案的”收、存、用、创”上下功夫。

1.档案资源是档案部门的立身之本，强化档案资源前端控制，从源头上加强档案资料的收集管理。严格归档时限，明确归档责任人，及时梳理项目建设各阶段文件材料归档情况，对不按期归档的责任人进行通报考核。项目立项伊始，面对严峻的疫情防控形势，运河电厂不等不靠，及时成立项目基建组织机构，档案管理人员围绕建设项目重点工作、重大活动，通过论证后制定项目档案节点归档计划，预判各个节点归档情况，架构项目档案管理体系。定期利用互联网、电话等方式，联系监理单位、设计单位、施工单位、设备制造厂商等项目参与方对项目文件材料的编制、移交以及利用提前统筹规划，确保对方按节点计划，满足工程建设需要的同时完成移交归档。通过邮寄方式，规范有序地做好纸质和电子档案的质量管控，对于不符合归档要求文件材料，坚决拒绝接收。

2.逐步完成了覆盖建设项目全过程管理的档案信息资源体系建设。在集团公司数字档案馆运河电厂全宗下建立泗水生物质项目档案库，充分利用平台功能，及时对接收的项目档案进行数字化扫描挂接，泗水生物质项目档案数字化率达到了90%以上，实现了项目实体档案和电子档案同步归档的目标，原生电子文件数据量与数字化成果数据量共计43.2G。

3.充分发挥档案资源信息服务优势。在疫情防控已呈常态化的形势下，利用数字档案馆功能，设置人员权限、优化网上查阅功能，异地服务、资源互通，让数据多跑路、工程人员少跑腿，减少了人员接触，为工程技术人员提供了安全优质的网上借阅服务。同时加强项目档案的编研开发，通过深入挖掘项目建设中影响大、利用率高的档案资源，编纂印发了《泗水生物质项目专题制度汇编》、《泗水生物质项目核准支持性文件汇编》等编研成果，为项目建设各方提供精准档案支持服务。

4.完善的项目档案数字化基础，助力实现线上项目档案专项验收。由于疫情防控需要，专项验收决定以线上线下相结合的方式进行。利用腾讯会议软件，依托集团公司数字档案馆平台，制定“线上线下迎检资料评审+视频会议+线上线下档案实体和电子文件抽检”验收方案，严格执行集团公司《建设项目档案验收办法》规定，根据验收程序规定内容，做到应查必查，应检必检，圆满完成了项目档案专项迎检工作。

（二）实施过程

1.强化政治意识，坚持党对档案工作的领导，是管理创新的方向。

经过实践检验，总结出以下几点成功经验：

（1）在联合党支部的领导下，充分发挥项目档案管理组织机构和档案网络体系作用，增强项目各方的大局意识，畅通各方的沟通渠道，使得项目档案管理更加科学、高效和规范运转。

（2）党员干部率先垂范，带头执行疫情期间施工现场巡查、调研制度。对因疫情原因现场解决不了的问题，档案人员通过工作联系群，在线上会议中随时提出，相关人员在第一时间及时准确做出回复，大家集思广益、互相督促学习，增强了做好项目档案管理工作的自信心和凝聚力。

（3）通过党支部活动的不断开展，各级参建人员从思想上树立了档案管理意识，解决了思想重视不够，“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的问题。大家求同存异，服从防疫抗疫大局，从不同专业视角解决分歧、共商共量，谱写了项目档案管理的新篇章。

2.强化底线意识，筑牢档案安全防线，是管理创新的基石。

（1）坚决服从疫情防控要求，确保常态化疫情防控措施落地见效。一是提高思想认识，保持对疫情的警惕性不降低、防控要求不降低。二是建立行之有效地防疫管理机制，做好进出人员登记备案。三是督促全体档案人员，从自身做起，不大意、不放松、不麻痹，注意卫生防护，戴口罩，科学防疫。

（2)当前档案工作面临的内外部环境日趋复杂，危及档案安全的传统风险与非传统风险日益增多。一是做好项目档案实体安全。加大制度执行力度，抓好质量管控和安全防范，确保项目档案在移交入库前绝对安全。加强档案基础设施建设，投资新建泗水新能源项目档案标准化库房，在实现档案“八防”要求的基础上，实现了由智能环境控制、智能消防管理等子系统组成互联管理，确保建设项目实体档案的安全保管。二是做好档案信息安全。数字化时代，档案信息安全尤为重要，泗水生物质项目档案库依托华能集团数字档案馆，具备完善的信息安全保障体系；签订档案数字化保密协议，严格执行档案数字化过程中的保密制度，实现了档案网络安全、信息系统安全、数据库安全全方位落实。

3.强化责任意识，不断夯实档案基础，是管理创新的保障。

(1)做好项目档案工作，是项目建设各方、各部门共同的责任。明确项目档案第一责任人，分管领导“真分管、亲自抓”，切实协调项目档案管理过程中的重大问题，在人员配备、资金上给予了大力支持。

(2)加强档案组织机构的监督检查职能，做到真督实查。对检查出的问题，提出整改建议，下达督办单，密切跟踪，督促落实整改，直到实现闭环管理。

四、效果及影响

（一）经济效益

泗水生物质项目部成立之初，正是新冠疫情爆发之时，疫情防控贯穿整个项目建设周期，给项目档案管理增加了难度，也迫使档案人员打开思路、开拓创新，采用互联网+创新模式，充分运用集团公司数字档案馆平台，圆满完成了项目档案“收、存、用、创”的全过程管理目标，不仅规避了防疫风险、节约防疫支出，还为项目建设单位减少了大量差旅及部分会议费用支出，直接节约经济成本约60万元。

（二）社会效益

泗水生物质项目档案管理各项工作按计划有序推进，极大促进了生物质建设项目的顺利进行。项目档案管理工作始终坚持服务项目建设大局，在项目重点工作、重大活动、突发事件应对中做出了突出贡献。全程参与机组达标投产、各阶段质监站活动、各阶段工程项目审计等，特别是在环保、消防、水土保持、职业病危害、安全设施等专项验收中及时准确地为工程人员提供有重要查考和借鉴价值的档案资料，为项目竣工验收奠定了坚实的基础，为其他项目的实施提供可借鉴的标杆和依据。华能山东泗水生物质30MW热电联产项目的建设投产，促环保惠民生，推动了泗水县生物质能源综合利用产业链纵深发展，走出一条“群众认可、政府推动、环境改善”的生物质能清洁利用模式，产生了极大的社会效益。

结论

科学论证、提前预判，破解疫情防控形势下项目建设中多方协调难题，制定项目档案节点归档计划，架构项目档案管理体系，是泗水生物质项目档案全过程管理的基础。管理体系的高效运转，能够发挥所有参建单位联合联动、目标同向的团队精神，找准各自位置，有条不紊推进项目档案管理进程。泗水项目是一次对全体档案人员管理能力、执行能力、创新能力的实践检验，项目档案管理得到各参建单位的一致好评，2022年1月泗水生物质项目档案顺利通专项验收。

参考文献

[1]娄丽伟.浅谈工程建设项目档案创新管理的建议措施[J].商情,2021(44):0073-0075.

[2]安芬.档案信息化建设与档案创新管理的思考[J].陕西档案,2021(6):40-41.