铁路档案管理的信息化发展

铁路档案管理的信息化发展

惠云萌

中国铁路乌鲁木齐局集团有限公司哈密车务段

摘要：铁路运输业的蓬勃发展，紧密关联着国家的经济发展战略。随着国际贸易往来的频繁化，铁路运输已经成为各国之间进行货物交换的主要方式之一。在当前改革开放的新形势下，我国提出了“一带一路”倡议，旨在加强与各国的交流与合作，推动全球经济的共同发展。经过多年的努力，我国已经建成了一张完整的铁路网，在铁路建设方面取得了卓越的成就。本文探究分析了铁路档案管理的信息化发展，以供参考。

关键词：铁路；档案管理；信息化发展

前言：对于大型铁路建设单位而言，档案管理是一项至关重要的任务，它不仅关系到铁路建设单位自身建设和发展，还是铁路行业核心竞争力的集中体现。随着社会经济的不断发展和信息技术的不断进步，铁路建设原有的档案管理模式已经不能适应当前时代的要求。为了适应时代的发展趋势，铁路建设档案管理需要进行创新性的变革，以适应整体发展的需要，

1信息化环境下铁路建设档案管理发展的重要性

随着我国铁路建设的蓬勃发展，各级档案管理部门所需保管的档案种类和数量也日益增多，传统的工作方式已无法满足当前需求。铁路建设档案反映着铁路建设事业过去发生的一切重大事件，为铁路建设事业的发展提供决策性参考依据。因此，为确保铁路建设事业的可持续发展，必须采用最先进的档案管理策略，最大程度地利用档案资源，推动铁路建设事业不断进步。通过应用信息技术对铁路建设档案进行科学管理，不仅可以有效降低档案管理人员的劳动强度，还能提高工作效率。利用先进的网络技术，收集、分类、整理、存储大量的档案信息，使这些信息能够被有效地共享，极大地提高了档案信息的传播效率，为满足当今社会的发展需要做出了重要贡献。

2信息化发展中遇到的问题

2.1人才短缺

信息技术的应用离不开大量的专业技术人员的支持，而人力短缺是当前铁路档案管理信息化改革的一个重要问题。首先,要实现信息化管理,必须熟练运用电脑、网络技术，这就需要相关的管理人员具有丰富的专业知识，对人员的素质和技术能力都有很高的要求。其次，由于有关部门的领导不重视，致使档案管理人员在信息化技术上的培训很少，很难提高自身的能力，对工作的帮助也很有限。最后，由于当前在铁路档案管理中工作的人员流动性很强，大部分员工都会在一段时间内离开或被调走，从而导致现有的人力资源不能满足日常需要。

2.2管理体制陈旧

要实现信息化改造,就必须要有相应的制度体系来支撑。但是,当前有关部门在档案管理方面仍是比较传统的，与当前的环境状况的适配性差，给工作开展带来许多困难,使工作的质量和效率无法得到提升。一是在档案质量控制方面缺少相关的规范，使档案管理工作的成效无法得到应有的检验，从而使档案工作的总体成效大为降低;二是在实际工程中，没有建立起有效的开发和使用机制，这将进一步制约我国信息化进程。

2.3档案利用率不高

铁路建设档案管理人员的职责不仅仅局限于资料的收集和归档，更重要的是为铁路的科研和工程建设提供必要的支持和指导。改革开放以来，我国社会经济得到快速的发展，人们对于铁路运输的要求越来越高，这也对铁路建设档案管理提出了更高的新标准。然而，档案管理大多集中于信息的收集和归档，导致档案的利用效率不尽如人意。究其原因是档案管理工作存在一些问题：一是档案并未向所有干部职工开放，导致大多数干部职工在需要查询和检索资料时未能及时与档案部门取得联系；二是无法利用现有的网络技术，使档案资源不能得到充分开发和应用；三是档案管理模式太过保守，必须经过严苛的审核程序才能查阅和使用档案，严重增加了查阅难度，也让大多数干部职工没有足够的动力去查阅和利用档案；四是档案管理人员专业水平较低，不能满足发展需求；五是尽管档案内容极为丰富，但检索方式落后，导致检索精度不尽如人意，未能达到预期效果。

3铁路档案管理的信息化发展策略

3.1强化制度建设

系统建设是实现铁路档案信息化工作的关键。通过改革传统的体制，去掉那些已经不适应当前情况的法规，并按照当前的情况来制定新的准则。首先，要创新员工管理体制，实施激励机制，提高员工的工作积极性，提高员工的学习积极性，提高员工的整体素质;其次，要确保档案管理技术的优先发展,在当今社会，科技进步很快，技术的更新换代周期也在不断缩短，所以必须始终与新技术的发展相适应，以确保档案管理工作的顺利进行;最后，在系统中要对新技术的运用进行规范，借鉴国内外先进的经验，合理地规范和限制计算机和网络技术在档案管理中的应用,提高档案管理信息化的效能，从而达到档案管理的科学化。

3.2增强人才队伍建设

人才短缺是制约铁路档案管理信息化建设的一个重要问题，由于缺少大批优秀的计算机技术人才，将很难在铁路档案管理的信息化建设中取得成功。为此，必须从多个角度对信息技术人员进行培训和任用。首先，要强化员工培训，使其充分认识信息技术的特点，从而推动企业信息化工作的顺利开展

;其次，要加大对档案管理的投入，不断提升档案管理人员的工资，为档案事业的信息化奠定基础。

3.3加强铁路施工档案管理主体与职责界定

明确铁路施工档案的管理主体和职责，对于切实落实好各种档案管理职责、提高档案管理工作的质量有很大的现实意义。强化铁路工程档案管理的责任主体要按照“统一领导、集中管理”的原则，建立和配置铁路工程档案管理网络系统，合理地界定档案管理员的工作责任，以便于档案的收集、整理、归档,并且归档中的具体责任要得到切实落实，同时也要根据铁路施工档案管理的类型多、内容广、数量多、周期长等特点，使有关单位的档案管理工作有一个明确的规定，使档案管理工作能更好地进行，并能使档案工作得到切实落实。并在各岗位职责人员履行职责的过程中重视加入信息化的管理方式以及配合适宜的信息化设备，让档案管理信息化落实成效更令人满意，获得更好的效果。

3.4增强档案的电子化建设

在实现铁路单位档案信息化建设过程中，首要任务是对档案进行数字化整理和归档。为确保原始纸质档案的完整性和可靠性，必须建立高效的数字化信息存储方式。这样可以更好地保护原始记录与相关人员的身份信息等。对于规模较大的铁路而言，其所拥有的原始资料种类繁多、数量庞大，内容异常丰富，因此进行信息的转换和归档工作也是一项相当烦琐的任务。如果能够做好档案管理工作，就能实现档案资料数字化管理，为后期数据的查询提供便利，这就需要对当前档案进行数字化的整理和备份，以确保其安全性和可靠性。通过将纸质档案资料与电子信息数据结合起来的方式，可以确保档案管理工作的规范性，提高工作效率。在电子档案建设过程中，需特别留意后续信息的检索和再利用，以确保信息的最大化利用和可靠性。随着社会信息化程度的不断加深，人们对信息的需求越来越多，而电子档案是主要的信息资源之一。因此，在电子档案的收集和整理过程中，必须对内容和标题进行细致分类，确保后续检索更加便捷和准确，从而提高档案的利用效率。

结束语：

概而言之，在新的时代背景下，铁路档案的管理要适应外部环境的变化，努力使管理工作信息化、提高工作效率、提高管理成效，从而推动铁路运输事业的健康、快速的发展。

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