大数据下档案管理数据化转型

大数据下档案管理数据化转型

袁婧

四川省 成都市 四川省数智传感器检验检测股份有限公司610000

摘要：随着大数据时代的到来，档案管理面临着新的挑战与机遇。以往的档案管理方式已不能满足逐渐增长的数据量与多样化的数据需求，正因如此，档案管理数据化转型发展为必然趋势。本文阐述档案管理数据化转型的必要性，研究档案管理数据化转型的关键技术。分析大数据下档案管理数据化转型的挑战与对策。希望通过本文研究能够促进相关工作的开展。

关键词：大数据；档案管理；数据化；转型

随着信息技术的迅猛发展以及数据时代的来临，大数据已经渗透到人们的生活中，为各行各业带来新的变革机遇。档案管理是信息管理的主要组成部分，同样面临着大数据带来的深刻挑战与转型需求。以往的档案管理方式，以纸质档案为主，不光存储空间有限，而且检索、利用、管理效率较低，很难满足现代社会对高效、便捷与精准的信息服务需求。正因如此，档案管理数据化转型发展为必然趋势。通过将档案信息数字化处理，建立电子档案数据库，能够提高档案的存储、检索与利用效率，从而实现档案信息的快速共享与远程访问。在此同时，应用大数据技术与分析工具还能够深度挖掘与分析档案数据，为决策提供有力支持，促进档案管理工作的科学化、智能化以及现代化发展。

一、档案管理数据化转型的必要性分析

档案管理数据化转型的必要性是其能够有效地解决传统档案管理模式所面临的限制，提高档案管理的效率与质量。随着信息技术的飞速发展，大数据以及云计算等先进技术为档案管理带来了全新的机遇与挑战。数据化转型是档案管理适应数字化时代、实现高效管理的必经之路。档案管理通过数据化转型能够实现档案的快速检索、远程共享以及实时更新，极大地提高档案管理的便捷性以及工作时效。在此同时，数字化档案有更高的安全性与可靠性，通过数据加密、备份恢复等技术方法，能够有效防范数据丢失、篡改以及泄露等风险。除此之外，数据化转型还能够促进档案管理的智能化发展，利用大数据技术对档案数据进行深度挖掘与分析，能为决策提供精准全面的支持。正因如此，档案管理数据化转型不光是技术进步的必然趋势，也是档案管理专业发展的内在需求，针对提高档案管理水平、优化服务流程以及促进档案事业可持续发展有重大意义。

二、档案管理数据化转型的关键技术

（一）云计算技术在档案管理中的应用

云计算技术在档案管理中的应用极大地提高档案管理的效率与安全性。首先，云计算技术提供远程存储的解决方案，使档案数据能够保存在云端，不受限于物理存储媒介的容量以及可靠性。用户通过互联网即可随时随地访问与管理档案，提高档案的可获取性与便捷性。其次，云计算技术提供强大的备份与恢复机制，保障档案数据的安全性与可用性。即使在本地存储设备发生故障或灾难时，档案数据也能迅速从云端恢复，降低数据丢失的风险。除此之外，云计算技术还具备高可扩展性与灵活性，能够根据档案管理需求的变化快速调整资源分配，从而满足不断增长的档案管理需求。

（二）大数据技术在档案管理中的应用

大数据技术在档案管理中的应用主要体现在如下几个方面。首先，大数据技术提高档案管理的效率。大数据技术通过档案的数字化与智能化处理能够快速检索与定位档案信息，减少人工操作的时间与工作量。其次，大数据技术改善档案管理的质量。大数据技术通过对档案数据的全面与深入分析，能够找出其中的问题与不足之处，并提供修复与优化的方案。除此之外，大数据技术还能够对档案数据进行预测性维护，提前发现潜在问题并采取措施进行干预。最后，大数据技术支持档案管理的决策支持功能。通过分析与挖掘大量的档案数据，大数据技术能够为决策者提供准确的数据支持，帮助档案管理者做出明智决策。

（三）人工智能与机器学习在档案管理中的应用

人工智能与机器学习在档案管理中的应用主要体现在如下几个方面。首先，人工智能能够通过自动识别关键字对档案进行预分类，加速审核过程并提高审核的准确率。其次，基于AI技术的OCR技术相对比传统基于图像技术的OCR而言，识别准确率高且运行速度快，对档案数字化成果处理有重大意义。除此之外，AI技术还能自动分析识别声像档案中的人物与讲话，开发声像档案检索功能。AI技术在辅助档案编研方面，能够按照给定的编研主题自动抓取与分析馆藏档案数据，为档案编研工作提供线索指引与档案目录聚合。上述应用不光提高档案管理的自动化水平，还提高档案管理的智能化程度。

三、大数据下档案管理数据化转型的挑战与对策

（一）挑战分析

1、数据安全与隐私保护

随着档案管理数据化转型，大量的档案数据被数字化并存储在电子系统中。上述数据包含敏感信息，例如个人隐私以及商业机密等。但是网络安全威胁日渐严重，黑客攻击、数据泄露等事件频发，为档案数据的安全带来了巨大挑战。怎样保障档案数据在存储、传输与使用安全，避免数据被非法获取、篡改或滥用，发展为档案管理数据化转型面临的首要问题。

2、技术更新与人才短缺

大数据技术的快速发展要求档案管理机构不断更新技术设备与系统，从而适应新的数据管理与分析需求。但是许多档案管理机构在技术更新方面滞后，不能及时采用最新的大数据技术来提高档案管理效率。在此同时，档案管理数据化转型也对人才素质提出了更高的要求，需要具备大数据分析与处理能力的人才来支持数据化转型的推进。但是现阶段档案管理领域的人才短缺问题突出，很难满足数据化转型对人才的需求。

3、法规政策与标准不统一

在大数据环境下，档案管理数据化转型涉及跨地域、跨行业的数据共享与交换。但是不同国家与地区在数据保护、隐私权以及知识产权等方面的法规政策存在差异，这为跨国界的档案管理与数据共享带来困难。在此同时，档案管理数据化转型也缺少统一的标准与规范，使数据格式、存储方式与传输协议等方面的不一致，影响数据的有效利用与共享。这种法规政策与标准的不统一为档案管理数据化转型带来合规性以及一致性的挑战。

（二）对策建议

1、加强数据安全防护与隐私保护

首先，创建多层次安全防护体系，实施物理、网络与应用安全与数据安全等多层次的安全防护措施，保障档案数据在各个环节都得到全面保护。其次，加强数据加密与脱敏处理，采用先进的加密技术对档案数据进行加密存储与传输，对敏感信息脱敏处理，从而降低数据泄露的风险。再次，实施严格的访问控制，建立基于角色的访问控制机制，保障只有经过授权的人员才能访问与操作档案数据。在此同时，审计与监控访问行为，第一时间发现与应对异常行为。最后，加强数据备份与恢复能力，建立定期备份与恢复机制，保障在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。在此同时，采用多副本存储与分布式存储等技术来提高数据的可靠性与可用性[1]。

2、培养与引进专业人才

首先，加强内部培训，定期组织档案管理人员参加大数据技术、分析与管理等方面的培训，提高其数据素养与技术能力。其次，引进专业人才，积极招聘具备大数据技术与档案管理知识的人才，为档案管理数据化转型提供人才支持。在此同时，与高校与研究机构建立合作关系，共同培养档案管理领域的专业人才。最后，建立激励机制，制定合理的薪酬与晋升机制，调动档案管理人员的工作积极性与创新能力。在此同时，为优秀员工提供广阔的发展空间与良好的职业前景。

3、完善法规政策与标准体系

首先，加强国际合作与交流，积极参与国际档案管理组织的活动，了解国际上的法规政策与标准动态。在此同时，加强与其他国家与地区的合作与交流，促进档案管理数据化转型的发展。其次，制定与完善国内法规政策：呼吁政府相关部门加强对档案管理数据化转型的法规政策制定与完善工作。制定统一的档案管理数据化转型法规政策，明确数据保护、隐私权以及知识产权等方面的要求。最后，建立统一的标准体系，促进档案管理领域相关标准的制定与完善工作。建立统一的数据格式、存储方式以及传输协议等标准体系，保障数据的有效利用与共享。在此同时，加强与国际标准的对接与互认工作，从而提高档案管理数据化转型的国际化水平[2]。

结束语

在大数据时代背景下，档案管理数据化转型已发展为不可逆转的趋势。档案管理通过数据化转型，不光能够实现高效的信息检索、共享与利用，还能够借助大数据技术进行深入的数据分析与挖掘，为组织决策提供更为精准的数据支持。但是这一转型过程是长期的，其要求我们不断面对并克服数据安全、技术更新以及法规政策等多方面的挑战。日后，期待档案管理能够与大数据技术更深度地融合，不断创新与完善管理模式，从而适应时代的发展需求，为社会各界提供优质高效的档案服务。

参考文献：

[1]金波,杨鹏,宋飞.档案数据化与数据档案化:档案数据内涵的双维透视[J].图书情报工作,2023,67(12):3-14.

[2]倪代川,金波.论数字档案资源数据化发展[J].档案学研究,2021,(05):17-22.

作者简介：袁婧（1986—），女，四川省数智传感器检验检测股份有限公司，主要从事运营发展工作。