档案管理中的信息安全与隐私保护问题探讨

档案管理中的信息安全与隐私保护问题探讨

王建英

内蒙古乌兰浩特市委国家安全信息中心（乌兰浩特市档案史志馆）

摘要：在信息化时代背景下，档案管理面临着前所未有的信息安全与隐私保护挑战。本文旨在探讨档案管理过程中信息安全与隐私保护的重要性、现状、存在的问题及相应的解决策略。通过分析信息安全与隐私保护在档案管理中的具体体现，提出加强技术防护、完善管理制度、提升人员意识等建议，以期为档案信息安全与隐私保护工作提供参考。

关键词： 档案管理；信息安全；隐私保护；技术防护

一、引言

随着信息技术的飞速发展，档案管理逐渐从传统的纸质模式向电子化、数字化转变。这一转变极大地提高了档案管理的效率与便捷性，但同时也带来了信息安全与隐私保护的新问题。档案作为记录历史、传承文化的重要载体，其安全与隐私保护的重要性不言而喻。因此，探讨档案管理中的信息安全与隐私保护问题，对于保障档案的真实性、完整性和可用性具有重要意义。

二、档案管理中信息安全与隐私保护的重要性

（一）维护档案的真实性与完整性

档案的真实性与完整性是其价值的核心所在。信息安全与隐私保护能够防止档案被非法篡改、删除或泄露，从而确保档案内容的真实无误和完整无缺。

（二）保障个人隐私与权益

档案中往往包含大量的个人信息，如身份信息、健康记录等。加强信息安全与隐私保护，可以有效防止个人隐私被滥用或泄露，保障个人的合法权益。

（三）促进档案管理的规范化与标准化

信息安全与隐私保护是档案管理规范化、标准化的重要组成部分。通过制定和执行严格的安全与隐私保护措施，可以推动档案管理流程的优化和完善。

三、档案管理中信息安全与隐私保护的现状

（一）技术防护手段的应用

目前，档案管理机构普遍采用了加密技术、访问控制、防火墙等技术手段来保护档案信息安全。这些技术的应用在一定程度上提高了档案的安全性和隐私保护水平。

（二）管理制度的完善

为了加强信息安全与隐私保护，档案管理机构不断完善管理制度，如制定档案分类与保密规定、建立档案借阅与复制审批制度等，以确保档案的安全管理。

（三）人员意识的提升

档案管理人员的信息安全与隐私保护意识逐渐增强。通过培训和教育，他们更加了解信息安全的重要性，并能够在日常工作中自觉遵守相关规章制度。

四、档案管理中信息安全与隐私保护存在的问题

（一）技术防护手段局限性显著，安全防线有待加固

在档案管理领域，技术防护手段虽已得到广泛应用，但其局限性亦不容忽视。加密技术作为保障信息安全的重要手段，面临着算法被破解、密钥管理不善等风险，一旦加密体系被突破，档案信息将直接暴露于威胁之下。同时，访问控制机制的实施亦存在挑战，人为疏忽、权限设置不当等因素均可能导致访问控制的失效，为未经授权的访问提供可乘之机。因此，技术防护手段的局限性构成了档案信息安全与隐私保护的一道潜在鸿沟，亟需通过技术创新与升级来加以弥补。

（二）管理制度执行不力，实施效果大打折扣

尽管众多档案管理机构已制定了详尽的管理制度，但在实际执行过程中，制度的不力执行却成为了一个棘手问题。部分机构对管理制度的重视程度不足，导致制度执行过程中的松懈和疏漏现象屡见不鲜。这种执行不力不仅削弱了管理制度的约束力，还可能使得档案信息安全与隐私保护措施形同虚设。因此，如何提升管理制度的执行力度，确保其在实际操作中的有效落实，成为档案管理机构亟待解决的一大难题。

（三）人员素质参差不齐，安全保护能力有待提升

档案管理人员作为档案信息安全与隐私保护的第一道防线，其素质和能力的高低直接影响着保护工作的成效。然而，现实中档案管理人员的素质却呈现出参差不齐的状况。部分人员缺乏必要的安全意识和技能，对于信息安全与隐私保护的重要性认识不足，难以有效应对各种安全威胁。这种人员素质的不均衡状态不仅制约了档案信息安全与隐私保护工作的深入开展，还可能成为整个保护体系的薄弱环节。因此，提升档案管理人员的整体素质和能力水平，已成为当务之急。

五、加强档案管理中信息安全与隐私保护的策略

（一）强化技术防护手段，提升档案安全屏障

针对技术防护手段在档案管理中的局限性，档案管理机构需不断引入并更新先进的安全技术，以筑牢档案安全与隐私保护的坚固屏障。量子加密技术作为一种新兴的加密手段，其基于量子力学原理，具有极高的安全性和不可破解性，可为档案信息的传输和存储提供强有力的保护。同时，人工智能监测技术的应用也尤为重要。通过构建基于人工智能的监测系统，可以对档案信息进行实时、全面的监控，及时发现并预警潜在的安全威胁，从而有效提升档案的安全性和隐私保护水平。此外，档案管理机构还应关注并探索其他新兴安全技术，如区块链、零信任网络等，以不断完善和升级技术防护体系，确保档案信息的绝对安全。

（二）完善管理制度体系，确保制度严格执行

在档案管理中，信息安全与隐私保护的管理制度是确保档案安全的重要保障。因此，档案管理机构应进一步完善相关管理制度，形成一套科学、合理、可操作的制度体系。具体而言，应制定明确的档案分类与保密规定，确保不同密级的档案得到相应的保护；建立严格的档案借阅与复制审批制度，防止未经授权的访问和操作；同时，还应完善档案销毁与备份制度，确保档案在销毁前得到妥善处理，备份档案则得到安全存储。在完善制度的基础上，档案管理机构还需确保制度的严格执行。这要求机构内部建立有效的监督机制，定期对制度执行情况进行审计和检查，及时发现并纠正执行过程中的问题。同时，还应建立责任追究机制，对违反制度的行为进行严肃处理，以维护制度的权威性和有效性。

（三）提升人员素质与能力，强化安全保护意识

档案管理人员作为档案安全与隐私保护的第一线执行者，其素质和能力对档案安全具有重要影响。因此，档案管理机构应加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的信息安全与隐私保护意识和技能。具体而言，应定期组织信息安全与隐私保护相关的培训课程，使管理人员了解最新的安全威胁和防护措施；同时，还应开展实战演练活动，让管理人员在实际操作中掌握应对安全事件的方法和技巧。此外，为了激发管理人员的学习积极性和主动性，档案管理机构还应建立相应的激励机制。例如，可以将信息安全与隐私保护的学习成果与绩效考核、晋升机会等挂钩，鼓励管理人员主动学习和掌握新知识、新技能。

（四）加强跨部门合作与信息共享，形成安全防护合力

在档案管理中，信息安全与隐私保护是一项涉及多个部门和领域的复杂任务。因此，档案管理机构应与其他相关部门建立紧密的合作关系，共同应对信息安全与隐私保护的挑战。具体而言，可以与信息安全部门、法律部门、技术部门等建立常态化的沟通协作机制，共同研究和制定档案安全与隐私保护的策略和措施。同时，还应加强与其他档案管理机构之间的信息共享和协作，通过交流经验、共享资源等方式，共同提高整体的安全防护能力。在跨部门合作与信息共享的过程中，档案管理机构还应注重建立有效的协调机制和应急响应机制。当发生信息安全事件或隐私泄露事件时，能够迅速启动应急响应机制，协调各部门共同应对，及时控制事态发展并降低损失。

六、结论

档案管理中的信息安全与隐私保护是一项系统工程，需要技术、制度、人员等多个方面的共同努力。通过强化技术防护、完善管理制度、提升人员素质与能力以及加强跨部门合作与信息共享，可以有效提升档案的安全性和隐私保护水平。

参考文献

[1] 信息时代数字化档案的安全防范管理[J]. 陈健.兰台内外,2021(16)

[2] 信息化推动下的电子档案安全管理对策分析[J]. 陈小琴.科技经济导刊,2021(04)