分析企业档案鉴定过程中的问题及解决办法

分析企业档案鉴定过程中的问题及解决办法

梁泽润

长沙华文档案管理技术服务有限公司    湖南长沙  410013

摘要：档案鉴定是企业档案管理工作的重要一环，关系到企业各项工作开展的质量，是对公司档案的可应用性进行专业判断的工作。企业档案种类比较多样，因此鉴定工作也相对复杂，在实际操作期间往往由于多种原因而产生一些问题，影响了企业档案的有效利用。为提升企业档案鉴定工作水平，就需要深入分析这些问题，寻找适当的解决方法，优化企业档案的鉴定过程，更好地利用档案资源。

关键词：企业；档案鉴定；问题；解决方法

档案鉴定是指对档案保存价值和已过保管年限的档案进行管理的工作，在操作期间确保此项工作的科学性，能对档案的价值进行精确的评估，实现档案的分类归档，提高档案的利用率，促进档案的发展。但是，在企业档案鉴定中存在的一些问题，比如人为因素、制度因素、环境因素等因素的作用，导致了鉴定准确性的降低，从而对档案的后期使用产生了不利的影响。要优化档案鉴定工作，就必须加强对各种问题的关注，并探索出行之有效的处理方法[1]。

一、企业档案鉴定过程存在的问题

（一）档案鉴定标准不准确

在对企业档案进行鉴定期间，很多情况往往是基于工作人员主观或个人的经验展开，这就造成了鉴定标准存在主观与不确定。目前很多企业尚无统一的档案鉴定准则，没有一套标准化的工作程序，导致了实践中出现一些问题。进行档案鉴定的标准规定模糊。有的企业对档案质量评价的标准存在表述不清楚、鉴定范围不清的情况，使得工作人员进行鉴定工作时缺少清晰的指引和依据，鉴定的结论就会与实际情况产生误差，从而对档案高质量管理产生不良影响。此外，在企业运作的过程中，市场环境和生产活动处于动态变化状态，企业的档案鉴定标准也需要根据实际情况进行相应的修订。但由于一些企业对其鉴定标准更新不及时，致使档案鉴定准则与现实不符，从而制约了其档案鉴定的精度与效率[2]。

（二）档案鉴定过程不够规范

档案鉴定工作的前期调查和收集、鉴定工作人员的水平和具体工作程序等方面都会影响鉴定工作质量。尤其是档案鉴定的过程如果不够规范，不但会降低鉴定工作的效率，还会降低鉴定的合理性。另外，部分企业在档案鉴定工作中，还缺少相应的监管制度，没有对档案鉴定工作的效果和质量进行定期的评价，也没有对工作状况进行定期的总结，不利于档案鉴定工作的稳步开展。部分企业的企业档案鉴定过程中，由于程序不明确，操作程序不规范，进而导致档案鉴定结果的可信度不高，从而影响了企业档案鉴定的公平与透明。

（三）档案鉴定工作人员的工作素养有待提升

进行档案鉴定期间，档案管理者的鉴别意识、鉴别能力都会直接关系到档案鉴定工作的品质，而由于档案管理者的专业素质的不同，导致了各种问题的出现。许多企业的档案管理者并没有对档案管理的相关知识进行系统性的研究，同时也缺少对他们的工作经验和能力进行有效的培训，种种原因导致档案鉴定工作人员的素养不够高，从而导致鉴定结果不准确，影响了企业档案的应用。

二、企业档案鉴定过程存在问题的解决措施

（一）完善档案鉴定标准和制度

对企业档案鉴定的标准和制度进行完善是提升企业档案鉴定实践水平的关键。在制订有关档案鉴定的规定时，要重视企业档案的实际情况以及现实需要，并与现行相关法律法规相联系，做好档案工作的规划。但法律法规中对档案鉴定的规定只是统一的大框架，因此，企业在完善相关规定制度时，应当对有关法律法规和档案发展的适应情况进行全面的研究，并在适当的限度内对其进行优化。要想进一步健全和优化档案管理工作体系，就必须对档案鉴定工作的具体规定进行规范，要对每一种类型的档案价值进行鉴定，也要包括对已到保管期限的档案进行鉴定，按照它们的性质特征和价值的内容，编制鉴定工作系统，为各种档案鉴定指定合适的鉴定人员，以使工作人员的职责划分清楚，同时建立起一套行之有效的监管和奖励体系，确保鉴定工作的成功进行，提高鉴定人员的工作热情。在制度和标准不断健全的过程中，要保证档案系统符合目前的工作要求，对工作的具体程序、重点和难点作出合理的安排，保证鉴定工作水平提高[3]。

（二）规范档案鉴定的流程

为了更好地完善档案鉴定工作流程，要根据档案鉴定工作的实际需求，对工作流程和工作原则等进行合理的安排，以保证鉴定工作的正常开展。规范的档案鉴定流程系统，需要涵盖档案鉴定过程的各个环节。在档案鉴定工作开展之前，要进行全面的调查，对档案的类别、数量、应用范围等进行全面调查研究，在此期间可以利用信息化技术对企业的档案进行收集，需要在企业内建立完整的档案资料库，利用信息科技进行筛选与统计，该系统可以自动辨识过期档案，有效地进行档案线上与线下的鉴定，制定出鉴定工作计划，确保档案鉴定的后续工作能够顺利进行。企业相关负责人还需要在档案鉴定工作中，采用全流程的追踪和问责制度，安排鉴定团队的工作，并对鉴定工作的过程进行监督，保证了档案鉴定工作的公开透明以及鉴定结果的科学性和合理性。在档案鉴定后，还需要定期召开鉴定总结会，并对操作中存在的问题进行综合分析，制定解决方案

[4]。

（三）培养专业的档案鉴定团队

档案主管部门在档案工作中，要发挥好组织、统筹、重点引导的作用，保证鉴定工作的有序开展。工作人员在开始进行档案鉴定工作之前，就该工作的各项工作要求和规范内容等方面进行专门的训练，需要工作人员对档案鉴定的要求和标准进行深入了解，要对档案鉴定的工作程序进行熟悉，还要对各类的鉴定方式进行实践操作，要针对不同的情况做出正确的选择。在档案鉴定人才的培训过程中，更为重要的是逐步建立起专业化比较强的团队，进行人才培育时，要全面地了解各员工的能力水平和工作经验，然后按照他们的工作能力和优点进行优化配置，将他们的工作能力和优点结合起来，并对他们的工作方法、原则和工作程序进行培训，使工作人员能够根据档案的历史价值、现实价值和研究价值等多个角度去考量，对每一份档案的价值进行鉴定，防止对档案价值判断的主观性和盲目性，提高档案鉴定工作的专业性和规范性。

（四）对档案鉴定的结果进行监督和审查

对企业开展档案鉴定工作，要制定完善的监管制度，确定监管机构及监管流程，以保证评估工作的公平、客观、准确。企业监管部门要对评审的成果进行随机抽样核查，对存在的问题要进行改正，避免鉴定结果失误给企业的经营与决策带来不利的后果。这就需要企业成立专业的评审组织或专家组，对档案鉴定的结论进行综合评价。评审组织应当具备相应的业务技能和工作经历，认真地对鉴定程序及鉴定结论进行全面地剖析、判断，以保证鉴定结果的科学、准确。同时，也要将结果及时反馈给企业的管理人员和有关部门，避免信息传递滞后。另外，要强化对档案鉴定成果的监管与审核，还需要加强对档案评估工作的培训与宣传。企业要对档案管理工作进行长期培训，不断提升自身的业务素质，加强档案鉴定负责人的责任心与使命感[5]。

三、结束语

档案是企业开展生产经营活动的重要依据，因此需要对档案进行鉴定，评估档案的利用价值。进行档案鉴定需要解决标准不规范、人员不专业、流程不规范等多种问题，健全档案鉴定工作的流程，打造专业团队进而提高企业的档案管理水平。

参考文献

[1]肖妍. 企业档案工作机构、人员与职责—《企业档案管理规定》解读之三[J]. 中国档案,2024,(03):26-27.

[2]曹丽娟. 浅谈企业档案鉴定过程中的问题及解决办法[J]. 陕西档案,2023,(05):60-61.

[3]王巍. 企业档案鉴定的程序和方法与档案资源开发利用[J]. 现代企业,2023,(10):42-44.

[4]韩小艳. 企业档案信息资源的开发与利用研究[J]. 中国金属通报,2023,(09):101-103.

[5]任雯靖. 提升危化企业档案管理标准化的措施[J]. 大众标准化,2023,(14):7-9.