药品检验电子数据归档和电子档案管理研究

药品检验电子数据归档和电子档案管理研究

殷维

陕西天宇制药有限公司710200

摘要目的：在大数据背景下，针对档案管理的信息化研究进程也在不断推进，面对药品检验档案管理面临的多重压力，利用药品检验电子数据归档方法，为药品智慧监管提供大数据基础支撑。通过标准规范的电子文件形式归档，可以实现药品检验数据管理质量。

关键词：药品检验；检验数据；电子数据；归档；电子档案

在大数据背景下，针对药品检验档案管理，建立以技术和数据为驱动的档案管理系统，形成满足药品检验数据归档和电子档案管理的系统。将药品检验、数据筛选、文件整理、汇总归类等重要数据，进行电子文件形式归档和管理，以满足大数据时代发展的需求，和药品检验监管的新管理形势。

1电子档案管理优势

1.1 可以提高工作效率

药品检验工作采用信息化后，能直接形成电子数据文件，并在电子数据文件生成后进行标识和分类。电子档案的收集、移交、统计等，都在电子系统内完成，这些工作流程不再由人工进行，极大程度地提高了工作效率，减免了纸质档案整理耗费的大量人力和物力，还能避免人为分辨出现的错误。所以，使电子档案文件的归档，可以保障电子档案内容的完整性。

1.2可以节约存储空间和成本

药品检验使用纸质档案会不断增长的档案库存储空间，传统纸质档案的存放需要专门设立档案库房，铺建档案密集架，占用大量建筑空间。使用电子档案可以实现量化，解决档案存储的空间压力，不需要物理存储空间，也不需要再进行档案搬运等繁重的体力工作。计算机服务器和存储设备存储电子档案，在节约空间面积的同时，避免因档案保管期限长而造成储存空间压力[1]。同时，利用信息化管理手段，能实现无纸化办公，能减少一次性办公用品消耗，避免办公耗材浪费，减轻药品检验人员的工作压力。

2电子档案管理的发展趋势

电子档案管理是对电子形式的文件和信息，进行规范化、系统化管理的过程。随着数字化技术的不断发展和应用，电子档案管理正朝着智能化、云化、大数据化等方向迅速发展[2-3]。能实现自动化的文档分类、关键词提取、信息归档等功能，提高了管理效率和精度。还可以实现跨地域、跨平台的信息存储和共享，极大地方便了用户的使用和管理，降低了信息管理的成本和风险。同时，大数据的应用还可以推动管理智能化和数据化发展。

3电子数据归档及电子档案管理办法

3.1更新电子文件归档与电子档案技术

在管理机制范围内进行技术优化，可以保障电子文件归档和电子档案管理的安全性和规范性。在电子档案管理技术方面，要整合信息建立自助查询系统，搭建与数据库联系的配套操作平台，方便用户查询信息。并结合电子文件归档和电子档案管理的实际需求，引进符合电子文件归档和电子档案管理需求的操作系统，确保档案查询过程的安全性[4]。还要做好信息动态化更新，满足不同用户的查询、备份动态，有助于更好的维护信息安全。由于药品检验的数据较多，电子文件档案内容丰富，需要确保档案归档、查询、传输过程中的分布式管理，实现复制、读取等检索需求，进而提升电子档案的使用率。

3.2完善日常管理制度

信息系统和数据安全也是药品检验档案管理的基础，要在健全的安全管理制度下采取安全保障方法[5]。可以结合电子档案日常管理工作的具体需求，对原有的制度进行梳理，及时调整和完善管理制度存在的不足之处，提升电子档案日常管理的科学性和系统性[6]。充分利用大数据、云计算对电子档案日常管理的影响，将现代信息技术与电子档案日常管理所产生的问题作为制定管理制度的重要依据，进一步提升电子档案日常管理制度的针对性，确保药品检验电子档案管理建设和运行的安全。

3.2提升管理者综合素质

电子数据与电子档案管理的有很大的发展空间，然而，目前大部分电子档案管理人员只是按照开发指南操作系统，并不了解其专业知识。所以，档案管理人员要具备不断学习的思想，通过学习新技术提升自身综合素质。除了学习电子档案管理系统外，也要了解各类型电子档案管理设备的更新迭代。为防止档案遗失、内容失真的情况发生，可以将档案管理人员送往专业档案管理机构进行培训，采用人才交流、技术交流的方式补齐短板，应当培养其创新能力，了解软件构成，为后续档案管理软件的升级提供新方向，为档案管理信息化建设奠定人才基础。

5结语

药品检验数据和数据归档管理，是保障药品质量安全可靠、公正权威的来源，对于药品检验档案有着特殊的意义。想要进一步实现电子文件归档与档案管理的优化，需要做好制度建设和技术更新，以此为基础提升管理者的综合素质。体现药品检验的电子档案管理，还能解决现阶段药品检验档案管理的多重压力，为药品监管数据的分析、应用、评估提供数据基础。

参考文献：

[1]宋平.《电子文件归档与电子档案管理规范》实施背景下的电子档案保护研究[J].兰台内外. 2024(3)：24-25,28.

[2]王艳，杨寅，吴忠生等.数字时代电子会计档案全流程路径构建研究[J].会计之友. 2023(2)：124-130. 

[3]田雨.药品检验电子数据归档和电子档案管理研究[J].中国药事. 2022,36(07)：792-799.

[4]宋华琳,孙沛.探寻数字时代药品智慧监管的变革之道[J].中国市场监管研究.2021,(8)：56-60.

[5]韩峰.通过电子文件的数据化实现电子档案单套制管理[J].黑龙江档案. 2021(1)：9-11.

[6]姚姮.大数据时代企业电子文件归档和电子档案管理的探索与实践[J].陕西档案. 2021(6)：38-39，37.