人事档案管理面临的现状与对策探析

人事档案管理面临的现状与对策探析

贺琴

衡阳市人力资源和社会保障局 湖南衡阳 421001

摘要：在社会飞速发展、信息技术日益进步的今天，衡阳市人事档案管理工作迎来了空前的挑战和机遇。作为衡阳市人社局档案部门管理人员，深感责任之重大。人事档案记载了个人信息、工作经历和考核绩效等主要内容，也是组织部门对人才进行选拔、任用和考核的重要基础。但目前人事档案管理中存在着信息化程度低、档案管理模式老旧、档案利用效率不高等许多问题，严重制约人事档案管理现代化进程。基于这一背景，本研究旨在对衡阳市人事档案管理现状进行深入探究，对其中出现的问题及原因进行剖析，提出可行性对策和建议。

关键词：人事档案；管理现状；优化对策

1.人事档案管理的现状分析

在信息技术越来越发达的今天，人事档案信息化建设也在逐步进行中，但是还没有完全做到电子化管理，纸质档案和电子档案共存的现象还普遍存在。现有信息系统虽能支撑档案管理基本功能，但是在数据整合、信息共享、系统更新等方面仍然面临着不小挑战。

档案管理模式中，衡阳市现阶段仍采用传统分类、归档的模式，这一模式虽已被认可及接受，但是对于处理海量数据、提供高效服务却显得捉襟见肘。与此同时，档案利用效率还受管理模式及信息系统限制等因素影响，档案查询、更新及利用等流程较为繁琐，不能适应现代高效便捷工作的需要。另外，由于在职人员队伍规模不断扩大与变化，档案管理工作复杂性不断提高，对于管理人员专业能力与信息系统技术需求不断提升，这使衡阳市人事档案管理工作面临着相当大压力与挑战。从整体上看，衡阳市人事档案管理处在传统和现代交接过渡阶段，既传统稳健又急需现代灵活高效。

2.人事档案管理存在的问题分析

在信息化建设中，虽然有所投入，但是信息系统功能还比较局限，数据整合与共享机制还不健全，造成信息孤岛的情况还时有发生。这样既影响档案管理工作的连贯性、准确性，又限制着档案信息的高效利用。另外，信息系统安全性与稳定性需要增强，以防数据泄露与系统崩溃的危险。

就管理模式而言，衡阳市仍沿袭着传统档案管理方式，在应对海量数据、提供即时服务等方面显得力不从心。纸质档案和电子档案并行管理还加大了工作量，出错率较高，对管理人员提出了较高技术要求。此外，现有档案管理流程繁琐，灵活性不强、效率不高，使档案更新、查询及利用难度比较大。这些问题直接影响着档案的利用效率，使在职人员及有关部门在档案信息的取得与利用过程中面临着不应有的拖延与麻烦。总之，衡阳市人事档案管理中出现的问题主要涉及信息化建设不完善、管理模式僵化、档案利用效率不高等方面。以上各因素交织在一起，制约着人事档案管理现代化进程。要解决上述问题，必须多方面着手，主要有强化信息系统建设、优化档案管理流程和提高管理人员技能水平，以期全面提高衡阳市人事档案管理工作质量与效益。

3.人事档案管理的对策建议

3.1 建立统一的信息系统标准和平台

建立信息系统统一标准与平台，是加强人事档案管理信息化的一个重要环节。要达到这一目的，必须建设集数据存储、加工、查询、分析等功能为一体的综合信息平台。平台要遵守国家与行业标准，保证信息互通性与共享性。

平台的搭建将大大促进人事档案管理效率与准确性的提高，使各种档案数据能以统一的形式与标准进行高效的处理。与此同时，借助云计算、大数据等先进技术，可实现档案数据实时更新及远程访问，进而打破信息孤岛现象、推动部门间数据共享及协同工作。另外，统一信息系统可以加强数据安全保护，利用先进加密技术与备份机制保证人事档案信息不会外泄与破坏。该平台运行过程中要以用户体验为核心，设计了简单直观的操作界面以及功能强大的搜索功能，使档案管理人员及在职人员可以方便、快捷的获得自己需要的资料。

综上所述，在人事档案管理现代化建设过程中，制定信息系统统一标准与平台必不可少，这将对档案高效管理、快速查询、有效利用等方面提供扎实的技术支持。

3.2 加强人员培训和技能提升

强化人员培训、提高业务技能，对人事档案管理现代化建设具有十分重要的意义。在信息技术日益发展的今天，档案管理人员要想满足信息化时代对档案管理工作的要求，就必须不断地更新自己的知识和掌握全新的技能。为此，有必要定期举办专业培训，请行业专家及信息技术人员对档案管理新理念、新技术作深入浅出的阐述，让管理人员熟练操作信息系统、了解数字化档案管理过程。还要鼓励管理人员自主学习并通过看专业书籍和学习线上课程来不断提高专业素养。另外，为考察培训效果还可建立考核机制来考核管理人员知识与技能，以保证培训内容在实际工作中得到有效运用。通过这些举措，才能造就一支高素质、专业化档案管理队伍，为衡阳市人事档案管理现代化发展提供扎实的人才保障。

3.3 促进跨部门协作和信息共享

推进跨部门协作、实现信息共享，是推进人事档案管理现代化进程中至关重要的环节。人事档案管理中各部门间常常存在着信息壁垒，致使档案信息流通与使用受到限制。为了改变当前的状况，我们有必要建立一个开放且互通的信息交流平台，确保各个部门能够轻松地访问和分享档案资料。

加强跨部门间的交流与协作，才能保证档案信息准确、一致、减少重复劳动、信息冲突。另外，信息共享可以提高效率，使各部门对需求反应更加迅速并提供更加高质量的服务。要达到这一目的，就必须建立清晰的信息共享标准与流程，以保证信息共享过程中各个部门责任清晰和操作指南清晰。与此同时，也应该加强信息安全保护工作，防止敏感信息被泄露、被滥用。通过上述举措，可推进衡阳市人事档案管理跨部门协作与信息共享，促进档案管理工作全面优化与提升，这样才能更好地为在职人员及有关部门服务，使档案信息得到最大限度利用。此举既有利于促进档案管理工作高效优质开展，也可为衡阳市人事管理工作提供更多便捷与发展空间。

结语

人事档案管理是一项细致且重要的工作，它关系到每一个人的切身利益，也关系到社会的和谐稳定。作为档案管理人员，将继续秉承专业、严谨、细致的工作态度，不断提升自身素质和业务能力，为衡阳市的人事档案管理工作贡献力量。

参考文献：

[1]何品.浅析新形势下事业单位人事档案管理现状和对策--以省直事业单位为例[J].中国科技纵横,2022(14):133-135.

[2]侯雯雯.浅谈国有企业人事档案管理的问题与对策[J].中国集体经济,2022(8):2.

作者简介：贺琴，女（汉族），衡阳市人力资源和社会保障局，本科学历，学士学位，主要从事档案管理工作。