关于档案管理信息化建设若干问题的思考

关于档案管理信息化建设若干问题的思考

王永佳

130682198510050052   定州市就业服务局就业训练中心

摘要：随着信息技术的迅猛发展，档案管理的模式正经历一场深远的转型。全球各行业中的档案管理系统无一不受到信息化建设的冲击，档案管理领域亦然。这一转型不仅革新了档案的存储手段，更对档案的检索、使用、保护和管理带来了新的挑战。因此，深入研究档案管理信息化建设所面临的首要问题，并提出切实有效的解决策略，对于促进档案管理的现代化进程，具有重大的理论意义和实践价值。

关键词：档案管理；信息化建设；数据安全

1档案管理信息化建设的问题

1.1人员培训和管理不到位

在档案管理的信息化转型过程中，人力资源的素质和技能是关键驱动力。然而，当前的人员培训和管理存在缺陷。许多档案管理人员对信息化技术的掌握不足，主要原因是组织对信息化培训的投入不够。这种状况限制了他们提升管理效率的能力，同时也降低了管理质量。例如，面对复杂的电子档案系统，由于缺乏必要的技能和知识，档案管理员可能无法有效完成数据录入、检索和归档，导致效率下降和数据错误，对组织运营产生负面影响。此外，人员的信息化管理也存在短板。缺乏有效的激励机制和评估标准，使得档案管理员在信息化建设中缺乏积极性和创新动力，他们可能只是被动适应，而非主动寻求改进。这种情况阻碍了信息化建设的快速发展，可能导致人才流失和团队士气低落。

1.2技术标准不统一

在档案管理信息化建设的进程中，技术标准的不统一成为了一个不容忽视的问题。由于缺乏统一的信息化建设规范，各个档案管理机构在构建系统和整合数据的过程中，往往依据自身的理解和需求进行操作，这就导致了数据格式的不一致性和信息孤岛问题的产生。具体来说，不同的档案管理机构可能采用不同的数据编码、存储格式和传输协议，这就导致了数据之间的互通性和共享性大大降低。在需要跨部门、跨机构进行档案信息交流时，这种不一致性往往会带来极大的障碍和困难。同时，信息孤岛问题的存在也使得档案信息无法被充分利用和挖掘，从而降低了档案信息的价值。

1.3数据安全风险增大

随着档案管理电子化进程的加速推进，数据安全问题也日益凸显出来。一方面，网络的侵入、病毒的肆虐等潜在威胁可能导致档案数据遭受非法获取、恶意篡改或永久丢失的危险；另一方面，目前的数据保护技术和策略可能无法充分应对信息化环境对数据安全的严格需求。具体来说，网络攻击者可能利用漏洞或恶意软件对档案管理系统进行攻击和破坏，窃取或篡改其中的敏感信息。这将给组织带来严重的损失和风险。同时，病毒和恶意软件的传播也可能导致档案管理系统的瘫痪和数据丢失。此外，由于电子档案数据的特殊性，一旦遭受破坏或丢失往往难以恢复和重建。

2档案管理信息化建设措施

2.1加强人员培训与管理

在当前信息化快速发展的时代，档案管理机构面临着提升人员技能和优化管理的挑战。为了应对这一挑战，首要任务是加大对人员培训和管理的投入，构建一个全面的信息化能力提升框架。首先，应定期举办专业培训课程，邀请信息技术领域的专家，对档案管理人员进行深入、系统化的知识更新和技能培训。这些培训不仅限于理论知识，更应注重实践操作，确保员工能够熟练掌握并应用最新的信息化工具和技术，如云计算、大数据分析等。其次，建立一个持续学习的环境至关重要。鼓励档案管理人员自我提升，提供丰富的在线学习资源，如专业课程、研究论文数据库等，让他们能够在工作之余不断提升自我。此外，定期组织行业研讨会，让员工有机会与同行交流，了解最新的行业动态和技术趋势，拓宽视野，激发创新思维。同时，科学的人员评估和激励机制也是推动人员发展的重要手段。应将信息化技能的掌握和应用纳入绩效考核标准，通过公正、公平的评价体系，激发员工的积极性和创新性。通过设立奖励机制，对在信息化实践中做出突出贡献的员工给予表彰和激励，进一步推动工作流程的改进和优化。

2.2促进技术标准化与统一平台构建

在当前的档案管理信息化进程中，技术标准的多样化和不统一性成为制约行业发展的一大瓶颈。为打破这一僵局，行业内的权威机构应当发挥领导作用，主导并制定统一的档案管理信息化建设规范和标准。这些标准不仅应包括数据编码的统一规则，确保数据的准确无误，还应涵盖存储格式的标准化，以保证数据的长期可访问性。此外，接口规范的统一也是至关重要的，它能确保不同系统之间的无缝对接，避免因标准不一造成的混乱和资源浪费。同时，推动跨机构、跨部门的档案信息共享平台的建设与普及，是打破信息孤岛，实现数据互联互通的关键步骤。共享平台的建立，将原本分散在各处的档案信息资源有效地整合起来，极大地提高了数据的可利用性和价值。这样的平台还能降低系统集成的复杂性和成本，为档案信息资源的高效利用提供强有力的技术支持。

2.3确保数据安全，构建防护壁垒

在信息化的浪潮中，数据安全问题日益凸显，因此在档案管理信息化建设中，必须将数据安全视为核心考量。首先，需要建立一套全面的数据安全防护体系，包括强大的防火墙以防止非法入侵，入侵检测系统以及时发现潜在威胁，以及反病毒软件以消除潜在的病毒风险，确保档案数据的安全。其次，定期进行系统安全检查和更新是必不可少的。这不仅能及时发现并修补可能存在的安全漏洞，也能确保系统的安全性始终处于最新、最安全的状态。此外，制定详细的数据备份和恢复策略同样重要，以应对如硬件故障、人为错误等意外情况导致的数据丢失，确保数据的可恢复性，降低因数据丢失带来的影响。最后，加强员工的数据安全意识教育是构建安全环境的基石。通过定期的培训和演练，提高员工对潜在威胁的识别和防范能力，使他们成为保护数据安全的坚实防线。只有将技术防护与人为防范相结合，才能构建起一道坚固的数据安全防护壁垒。

2.4深化数据应用，提升服务效率

档案管理信息化建设的最终目标是实现档案数据的最大化利用，以提升服务效率和管理水平。因此，在信息化建设的进程中，需要不断深化数据应用，探索档案数据的潜在价值。首先，通过大数据分析技术，对档案数据进行深入挖掘和分析，发现数据之间的关联性和规律性，为决策支持提供有力依据。其次，利用云计算技术，实现档案数据的云端存储和共享，提高数据的可访问性和利用率。同时，通过移动应用、在线查询等方式，为用户提供便捷的档案查询和利用服务，提升用户体验和满意度。此外，还可以利用人工智能技术，实现档案数据的自动分类、索引和检索，进一步提升档案管理的智能化水平。通过深化数据应用，档案管理机构能够充分发挥档案信息的价值，为组织的发展提供有力支持。

3结语

随着档案管理信息化建设的不断深入，迎来了一个全新的档案管理时代。在这个时代，档案数据不再是静态的、孤立的，而是动态的、互联的，为组织的决策支持、业务运营以及战略发展提供着强有力的信息支撑。然而，档案管理信息化建设并非一蹴而就的，需要持续不断地投入、学习和创新。只有如此，才能真正实现档案数据的最大化利用，提升服务效率和管理水平，为组织的长远发展提供坚实的保障。展望未来，随着技术的不断进步和应用场景的不断拓展，档案管理信息化建设将面临更多的机遇和挑战。在这个过程中，能够不断探索和创新，推动档案管理事业的持续发展和进步。

参考文献

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[3]谢洪林.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2021（04）：30-31.