探讨应用电子归档系统在医院病历档案管理中的效果

探讨应用电子归档系统在医院病历档案管理中的效果

孔峰

内蒙古巴彦淖尔市中医医院  015000

【摘要】目的：讨论应用电子归档系统在医院病历档案管理中的效果。方法：于2022年1月-2022年12月将本院医院病历档案管理中未实施电子归档系统的500份病历纳入至对照组；于2023年1月-2023年12月将本院医院病历档案管理中实施电子归档系统的500份病历纳入至研究组。观察指标：一次性归档率、病历归档缺陷率、病历归档后使用方便性。结果：研究组一次性归档率的98%明显高于对照组的92%，P＜0.05。研究组病历归档缺陷率的0.8%明显低于对照组的4%，P＜0.05。研究组病历归档后使用方便性明显优于对照组，P＜0.05。结论：应用电子归档系统在医院病历档案管理中有助于提高一次性归档率，减少病历归档缺陷率，并能提升病历归档后使用方便性。

【关键词】医院；病历档案管理；电子归档系统

医院病历档案管理工作主要为：负责患者病理的归档与保存，医院每日内患者流通量较大，这使得病历档案管理工作相对繁重，很容易受多种因素影响出现病历归档缺陷等问题，且传统病历档案归档方案下工作效率低下，不利于提高工作时效性，且不方便档案再次查阅与使用等[1]。近年来，信息技术在医院管理工作中得到了极大的应用，通过在医院病历档案管理工作应用电子归档系统可借助于电子信息系统填写病历，高效率化完整病历归档，且会以电子形式方面将患者病历数字化，以提高查阅、打印便捷性[2]。基于此，本次研究中对本院2022年1月-2022年12月将医院病历档案管理中未实施电子归档系统的500份病历，另将2023年1月-2023年12月将医院病历档案管理中实施电子归档系统的500份病历进行了一次性归档率、病历归档缺陷率、病历归档后使用方便性方面的比较，旨在予以医院最佳病历管理归档方法。

1. 资料与方法

1.1一般资料

于2022年1月-2022年12月将医院病历档案管理中未实施电子归档系统的500份病历纳入至对照组；于2023年1月-2023年12月将医院病历档案管理中实施电子归档系统的500份病历纳入至研究组。两组资料统计学差异较小（P＞0.05）：对照组病历中男/女：260/240，年龄：（30.56±5.94）岁，住院时长：（5.92±1.87）d；研究组病历中男/女：263/237，年龄：（30.88±5.98）岁，住院时长：（5.99±1.92）d。

1.2方法

对照组未实施电子归档系统，即以常规标准收集纸质化病历，而后以常规人工操作将其完成病历归档。研究组实施电子归档系统，即医护人员借助于电子病历系统中录入患者相关信息，而后有案例管理员对相关数据进行整理，确保数据完整且准确的基础上，完成病历的电子归档。

1.3观察指标

1.3.1一次性归档率：统计一次性归档率。

1.3.2病历归档缺陷率：借助于《病历书写与管理规范》对病历进行质控评价，而后统计病历归档缺陷率。

1.3.3病历归档后使用方便性：随机抽取两组不同病历归档方案实施后医护人员为观察对象，而后评价其病历归档后使用方便性，包括借阅耗时、复印耗时、首页录入耗时。

1.4统计学分析

本次研究中，利用SPSS24.0软件对组间数据进行了详尽的统计分析,对于分类变量数据，以（%）形式进行展示，采用了X2检验；对于连续变量数据，以（）形式进行展示，采用了t检验。当所获得的P值低于0.05的阈值时，组间有统计学意义。

2. 结果

2.1一次性归档率比较

研究组一次性归档率的98%明显高于对照组的92%，P＜0.05，见表1。

表1一次性归档率比较[n(%)]

2.2病历归档缺陷率比较

研究组病历归档缺陷率的0.8%明显低于对照组的4%，P＜0.05，见表2。

表2病历归档缺陷率比较[n(%)]

2.3病历归档后使用方便性比较

研究组病历归档后使用方便性明显优于对照组，P＜0.05，见表3。

表3病历归档缺陷率比较（，min）

3. 讨论

现阶段，随着信息技术的不断发展，电子归档系统在医院病历档案管理中发挥了极大的作用，该项措施可改善传统的纸质病历归档方式下存在的病历归档不及时、效率低、安全性差等问题，使得在医院病历档案管理发挥出极大价值，提高此项管理工作质量[3]。

本次研究表1显示：研究组一次性归档率的98%明显高于对照组的92%，P＜0.05。说明应用电子归档系统在医院病历档案管理中有助于提高一次性归档率。既往传统纸质档案管理方式中很容易受工作任务量大、人为疏忽等因素而无法使得一次性归档率达到理想化水平。但是若在医院病历档案管理中应用电子归档系统，则可借助于信息化技术将患者病历相关信息转化为电子纸质档案，这在一定程度可缩短档案整理和归档时间，提高一次性归档率。同时医院病历档案管理中应用电子归档系统还可借助于标识码来却确保病历档案的唯一性、追溯性，并会借助于数字化处理系统对病历错误信息进行自动纠正与提醒，这对于提高病历一次性归档率也十分有帮助

[4]。本次研究表2显示：研究组病历归档缺陷率的0.8%明显低于对照组的4%，P＜0.05。说明应用电子归档系统在医院病历档案管理中有助于减少病历归档缺陷率。传统的纸质病历归档方式存在诸多问题，如容易损坏、容易丢失、查询难度大等，这些因素均可能在一定程度上提高病历归档缺陷率。医院病历档案管理中应用电子归档系统可对患者病历信息进行数字化信息化管理与储存，这在一定程度可改善传统的纸质病历归档方式下存在的容易损坏与损害等问题，同时，该项措施还可对病历进行备份，有助于保障数据可靠安全性，进而有效降低病历归档缺陷率。本次研究表3显示：研究组病历归档后使用方便性明显优于对照组，P＜0.05。说明应用电子归档系统在医院病历档案管理中有助于提升病历归档后使用方便性。医院病历档案管理中应用电子归档系统可对病历进行自动化类型与类型分类，方便快速查阅，并可实现病历的远程访问和共享，这将在很大程度上确保病历归档后使用方便性，提高医院整个 医疗团队工作效率[5]。

总之，在医院病历档案管理中应用电子归档系统可少病历归档缺，促使一次性归档成功，优化病历归档后使用便捷性。

参考文献：

[1]林恩雪,林欣欣,张可婷,等.电子病历在被借阅与复印病案管理中的运用及归档质控影响分析[J].中国卫生标准管理,2024,15(5):1-5.

[2]董启珍.电子病历实时监控系统在专科病案归档管理中的作用[J].中医药管理杂志,2021,29(23):425-426.

[3]袁方剑,商建国,肖辉.关于减少纸质病历翻拍工作量的系统改造研究[J].中国数字医学,2020,15(8):145-147.

[4]王誌.电子归档病案复印与纸质归档病案复印对比分析[J].中国病案,2019,20(12):5-7+39.

[5]张爽.电子病历无纸化归档系统的设计与实现分析[J].数字通信世界,2019,(12):84-85.