公路养护档案的安全管理与风险控制

公路养护档案的安全管理与风险控制

蒋昊颖

云南省曲靖市师宗公路分局  655700

摘要：研究探讨了公路养护档案的安全管理与风险控制问题，分析了当前存在的安全隐患，提出了相应对策。通过实施这些措施，可以提升公路养护档案的管理水平，确保档案信息的安全性和完整性，为公路养护工作的科学化和规范化提供有力支持。

关键词：公路养护档案；安全管理；风险控制

一、引言

公路养护档案主要是包括公路养护过程中日常养护、小修保养、大中修保养等养护生产过程中形成并具有保护、查考、利用价值的文字、图像、声像、等以及纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。加强公路养护档案管理，有助于提高养护工作的科学性和规范性，确保养护质量。有利于公路养护信息发共享和交流、促进养护技术的进步和创新，有注意保障公路养护安全、减少因养护不当造成安全事故，维护人民群众的生命财产安全。

二、现有公路养护档案管理制度

（一）档案管理制度的完善

现有公路养护档案管理制度在不断完善，管理制度的建立是为了实现档案的系统化和标准化，提高养护工作的质量。在档案收集阶段，明确应收集哪些类型的数据和文件，如何进行分类和编号；在整理阶段，规定了档案的归档标准和操作流程；在保管阶段，强调了档案的存储环境和安全措施；在利用阶段，制定了档案查阅、借阅和归还的流程。[1]制度还强调了档案管理的责任分工，确保每一个环节都有专人负责，以防止因职责不清导致的管理漏洞。

（二）专兼职人员的配备

在公路养护档案管理中，配备了专业的档案管理人员，他们经过系统的培训，具备了扎实的档案管理知识和技能。还配备了兼职人员，这些人员主要来自公路养护的一线，熟悉实际工作中的数据和信息流动，对档案的收集和整理提供了有力支持。通过专兼职人员的相互配合，既保证了档案管理的专业性，又增强了档案管理的实用性和灵活性。

（三）数字化管理的推进

随着信息技术的发展，公路养护档案管理逐步向数字化方向推进。建立电子档案系统，实现了档案的在线收集、整理、存储和利用，电子档案系统不仅可以存储大量的数据，而且可以通过关键词快速检索所需信息，提高了档案使用效率。数字化管理还推动了档案信息的共享和交流，通过建立档案信息共享平台，不同部门和单位之间可以方便地交换和共享档案信息，促进了养护技术的进步和创新。

三、公路养护档案安全隐患

（一）基层档案专员缺失

在许多基层单位，档案管理工作往往被视为次要任务，档案管理人员的配备不足，一些单位甚至没有专门的档案管理人员，档案管理工作被其他岗位的人员兼任。这种情况下，档案管理的专业性和系统性难以得到保证。缺乏专业培训的管理人员往往缺乏档案管理的专业知识和技能，无法有效地进行档案的分类、整理和保管，容易导致档案的丢失、损坏或信息泄露。[2]此外，兼职管理人员在处理日常工作和档案管理工作之间难以平衡，导致档案管理工作缺乏持续性和系统性。

（二）档案收集不完整

在档案收集过程中，会出现数据遗漏、记录不全等问题。这主要是由于档案管理流程不够规范、档案收集标准不统一以及收集人员工作疏忽等原因造成的。档案收集不完整会直接影响档案的系统性和全面性，导致档案内容缺乏逻辑性和连贯性，使得档案在日后的查阅和利用中存在困难。档案收集不完整还可能导致重要信息的丢失，影响公路养护工作的历史记录和技术积累。

（三）档案形式单一

目前，许多公路养护档案主要以纸质文件形式存在，缺乏多样化的档案记录方式。纸质档案虽然具有直观性和易于保管的优点，但也存在诸多不足，如易受环境因素影响、难以实现快速检索和信息共享。纸质档案在存储和查阅过程中容易受到物理损坏，导致信息的丢失或损坏。

（四）档案室简陋、管理设施不齐

许多档案室设施简陋，缺乏必要的安全防护措施，如防火、防潮、防盗等设备。这些问题不仅影响档案的安全存储，还可能导致档案的损坏和信息泄露。档案室的管理设施不齐全，缺乏现代化的档案管理系统和设备，导致档案的整理、存储和检索效率低下。在一些基层单位，档案室的建设标准不高，档案管理环境简陋，无法满足档案安全存储的基本要求。

四、公路养护档案安全管理与风险控制的对策

（一）加强档案管理人员的培训与配备

加强档案管理人员的培训与配备是提升公路养护档案管理水平的关键。要增加档案管理人员的数量，确保每个基层单位都有专门的档案管理人员。要注重档案管理人员的专业培训，提高他们的档案管理技能和专业知识。可以通过定期组织培训班、研讨会和技术交流会，帮助档案管理人员了解最新的档案管理技术和方法。鼓励档案管理人员参加相关的职业资格考试，提升他们的职业素质和专业能力。通过这些措施，可以提高档案管理人员的整体素质，增强他们的工作积极性和责任感，提高公路养护档案管理的质量和效率。

（二）完善档案收集和管理制度

完善档案收集和管理制度是确保公路养护档案完整性和安全性的基础。建立详细的档案收集制度，明确档案收集的范围、内容和标准，确保档案收集的全面性和系统性。制定严格的档案管理制度，包括档案的分类、整理、存储和利用等环节的操作规程，确保档案管理的规范化和科学化。

[3]建立档案管理的监督和检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决档案管理中存在的问题。完善档案收集和管理制度，可以确保公路养护档案的完整性、准确性和安全性，提高档案的利用效率和信息共享水平。

（三）推进档案管理的数字化进程

推进档案管理的数字化进程是提升公路养护档案管理水平的重要途径。数字化管理不仅能提高档案的存储效率，还能增强信息的安全性和可访问性。建立完善的电子档案管理系统，涵盖档案的收集、整理、存储、检索和利用等各个环节。推动档案的电子化转换，将现有的纸质档案数字化存储，实现电子档案与纸质档案的同步管理。采用先进的数据加密和访问控制技术，确保电子档案的安全性，防止信息泄露和未经授权的访问。加强对档案管理人员的数字化培训，提高他们使用电子档案系统的能力和技术水平。推进档案管理的数字化进程，可以提升档案管理的效率和安全性，促进信息的快速检索和高效共享，为公路养护工作的科学决策提供有力支持。

（四）改善档案储存环境和设施

改善档案储存环境和设施是确保公路养护档案安全的重要措施。提升档案室的建设标准，确保档案室具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件，以保护档案的物理安全。要配备先进的档案管理设施，如恒温恒湿设备、空气净化设备和安全监控系统等，确保档案储存环境的稳定和安全。引入高密度档案柜、档案扫描仪和自动化档案管理系统等，提高档案的存取效率和管理水平。定期对档案室进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。改善档案储存环境和设施，可以有效减少档案损坏和丢失的风险，保障档案信息的完整性和安全性，从而提高公路养护档案管理的整体水平。

五、结论

公路养护档案的安全管理与风险控制对于提升养护工作的科学性和规范性至关重要。通过加强档案管理人员的培训与配备、完善档案收集和管理制度、推进档案管理的数字化进程以及改善档案储存环境和设施，可以有效解决当前存在的安全隐患。这些对策不仅能提升档案管理的质量和效率，还能确保档案信息的安全性和完整性，为公路养护工作的顺利开展提供坚实保障。未来，应持续优化档案管理体系，推动公路养护事业的健康发展。

参考文献：

[1]高富丽.基层公路养护档案管理[J].科学与信息化,2023(14):7-9.

[2]曾永辉.大数据时代基层公路养护档案管理创新探究[J].兰台内外,2022(21):49-50.

[3]赵媛媛.强化基层公路养护档案管理解决策略[J].魅力中国,2020(26):348-349.