新时期如何做好人事档案管理工作

新时期如何做好人事档案管理工作

王娜

布尔津县政协文史资料和学习编辑部

摘要：随着企业的发展，在人事档案管理方面的问题会显现出来，如何高效运用档案资源以优化人事管理成为重要的议题。人事档案在日常人事管理、人才引进、干部任命等环节有着重要应用，而眼下暴露出的档案管理意识淡薄、机制不够健全等不足，都影响着管理的效能。因此，人事档案管理亟需改进，新时期，通过实施有效策略，强化档案意识、健全管理机制，可以全面激发人事档案在企业治理、发展决策上的潜在价值。

前言：人事档案作为记录职工家庭背景、社会联系、业务能力的原始资料，不仅是职工身份验证、职称晋升、岗位调整的基本证明，也是企业实行人才引进、培育规划、的核心依据。新时期，人事档案管理工作正面临复杂情况，迫切要求直面挑战、探索改善路径，不断优化升级现有的档案管理框架，勇于创新管理理念，提速人事档案信息处理效能，以响应企业发展的需求。

关键词：新时期；企业；人事档案管理

1.当前人事档案管理工作存在的主要问题

1.1档案意识不强

人事档案管理作为企业的基础性职能，不仅是管理体系的核心，亦是干部选拔与任命的关键依据。但在实践操作中，一系列问题凸显，制约了其现代化进程。首要难题在于资源投入的匮乏，具体表现在资金支持不足、基础设施建设不完善等，加之专业人员配置稀缺，严重阻碍了管理的现代化转型。更为深层次的问题在于档案意识的普遍薄弱。这不仅体现在人事管理部门对档案价值的认知欠缺，也反映在职工个人对待自身档案的轻视态度上。认知层面的不足导致了“档案无用论”的蔓延，具体表现为档案填写过程中敷衍了事、不严谨、格式混乱。即便面对管理人员的合理纠正请求，部分职工仍表现出抵触情绪，以各种理由推诿，显示出对档案重要性认识的严重缺失。这种现象不仅反映了个人对档案信息真实性的忽视，也映射出对档案在个人职业发展、身份认证等方面作用的低估。因此，提升档案管理质量，首要任务在于强化档案意识，转变观念，从而促进人事档案管理工作的规范化。

1.2档案管理机制不健全

人事档案作为个体成长轨迹的记录，不仅是企业及党组织全面、深入地认知与评估职工的基础资料，而且在人员管理与决策过程中有无法替代的作用。当前，部分企业在构建符合自身人事管理实践的人事档案管理机制方面尚存不足，这一缺失导致了管理的诸多问题。具体而言，这些企业往往缺乏一个完备且系统化的人事档案管理框架，使得档案管理实践呈现出混乱的状态。档案资料散布于不同位置，乃至被放在文件柜的偏僻角落，这极大增加了查询与调阅档案的难度，还直接引发了档案丢失及关键信息遗漏等不可逆转的后果。同时，随着企业人才流动性的日益增强，人事档案的转接过程也暴露出问题。一些接收单位在处理个人档案转移时反应滞后，甚至出现了档案遗弃的现象，进一步加剧了人事档案管理的困境。在此背景下，单位人事管理部门因缺乏统一的规范标准和有效的监管措施，难以确保档案管理活动严格遵循法律法规，既“依法用档”，又“依法管档”，这无疑为管理设置了障碍。

1.3人事档案管理信息化程度不高

首先，企业保有海量的人事档案资源，而这些传统档案大多以纸质形式存在。这不仅在物理存储空间上提出了较高要求，还涉及到存储环境的严格控制，包括适宜的温湿度条件等。其次，当前以纸质档案手动调阅为主的服务模式及管理模式，已难以满足人事档案管理现代化发展的新需求。这种依赖人工操作和翻阅的传统方式，不仅极大地增加了工作负担，还可能因频繁的人工接触而加剧档案的物理磨损。再者，人事档案管理领域尚未充分实现与现代信息技术的深度融合，未能充分利用档案数字化管理和信息检索系统的优势。这一缺失阻碍了高效、快捷的人事档案检索与查阅功能的实现，限制了管理效能的提升，影响了决策速度和服务质量。

2.新时期做好人事档案管理工作的措施

2.1增强档案意识

增强档案意识方面，首要的是，需强化对人事档案管理工作的重视，将其融入企业整体发展规划之中，不再仅仅作为事务性工作，而是视其为支撑企业长远发展的基石。这要求不仅要从理念上提升档案工作的地位，还要在实际行动中体现这种重视，具体表现为显著增加在资金、人力、技术等方面的投入。通过资源配置，为人事档案管理工作构建基础，确保其成为管理体系中的关键点，得到持续的支持。其次，要提升管理者的综合素质，尤其是增强其规范操作的能力。为此，企业应定期组织针对档案管理相关政策、法规的培训活动，不仅限于理论学习，还应包含实践操作的模拟，以此加深对工作的理解，明确其在维护职工权益、确保信息准确无误等方面的价值。通过这样的培训，促使每位档案管理人员都能够充分认识到自身职责的重要性、所从事工作的权威性以及档案信息的独特性，进而形成全员积极参与档案建立、管理及利用的良好氛围，使人事档案工作在企业范围内得到有效推行。

2.2建立科学规范的档案管理机制

构建一套科学且规范的管理机制，对于高效维护与管理人事档案至关重要，它直接关系到企业的健康发展。首要的是，企业需结合实际，严格执行国家关于人事档案管理的法律法规，这要求不断更新管理理念，将规范性融入日常操作之中，精心构建涵盖档案收集、保管等全周期的管理流程。强化安全管控措施，确保每一环节均有章可循，形成一套严谨的管理体系，从而达到“法治档案、规范管理”的目标，保障档案管理工作的规范化执行。其次，需在人事档案管理制度中清晰界定各级管理部门的角色、权限及操作流程，确保档案管理活动的顺畅运行。通过确立常态化的管理机制，具体到每一个细节，实现管理工作的长期稳定与高效。这一过程中，“制度+职责”的双重保障机制发挥着作用，促进管理工作条理化、长效化，确保能责任到人，流程明确。此外，要建立健全监督机制，定期对人事档案管理工作实施评估，以及时识别潜在问题并采取纠正措施。通过引入激励机制，如开展工作评价考核，以激发管理部门的积极性，还能促使提升档案管理的质效。

2.3建设人事档案信息化平台

在强化人事档案管理人员职业素养与业务能力的同时，应重视信息化技术的教育培训，以增强其信息化意识与实操技能，为搭建现代化的人事档案信息平台提供条件。此过程需配套完善硬件设施，推进人事档案向数字化信息库的转型升级，进行严谨的转化、采集、录入及整理流程，确保纸质记录无缝转换为电子档案，以便高效保存与便捷查询。人事档案数字化转型不仅显著增强了档案原件的保护力度，还极大地提升了检索查阅的速度，为人事档案管理赋能。此外，这一转变有效优化了物理存储空间，促进档案的安全保存，进一步巩固了人事档案的安全性。在此进程中，要坚持以人为本的价值导向，要求管理策略与时俱进，以适应时代发展需求。应积极采纳动态管理理念，持续更新数据库内容，确保企业职工的信息得到正确处理。利用先进信息技术手段，打破传统管理模式的局限，实现管理方式的多元化。档案管理人员需定期搜集职工在思想政治、工作绩效及实践活动等方面的新近资料，不断完善人事档案数据库，以充分支持数字化管理的深化应用。从手动管理跨越至网络化运营，不仅显著提高了人事管理工作的效能，也拓展了档案信息资源的应用潜能，标志着企业人事管理更加智能化、高效化。

结语：人事档案构成企业综合性档案体系的关键一环，对提升企业发展质量、优化工作效能、吸引优秀人才具有重要作用。新时期，很多企业走上了发展的快车道，人事档案管理的重要性日益凸显，催促企业加速推进人事档案管理改进。因此，企业需增强对档案工作的重视程度，将之置于管理体系的核心位置，紧密对接人才发展战略。同时，应从增强管理意识、完善制度建设等多维度出发，不断创新工作模式，持续提升管理效能。

参考文献：

[1]魏红.新时期做好人事档案管理工作探析[J].兰台内外,2023,(16):61-63.

[2]矫健.新时期人事档案管理工作的困境分析及对策探究[J].文化产业,2022,(30):25-27.