事业单位档案管理者如何面对档案管理新形势

事业单位档案管理者如何面对档案管理新形势

赵波涛

保定市科学技术信息研究所

摘要：事业机构档案相当广泛，涉及的项目数量也很大，事业机构的档案管理工作对协助内部单位的选拔和评估起到了很好的作用。事业机构的相关人员需要了解员工或通过查询档案获得单位内的相关信息，以便他们能够更快，更容易地了解他们需要知道的信息，然后快速制定和完成下一部分的工作。改革开放以来，我国的事业单位档案管理工作在以往的基础上取得了重大突破，事业单位档案管理工作的各个方面都比较完备，但随着经济的发展，更多的而更多的文件需要有效。

关键词：事业单位；档案管理；新形势

引言

科学规范的档案管理关系到公共机构稳健发展。因此，各单位应从各方面着手，找出适合事业单位实际情况的档案管理办法，才能在档案管理质量的基础上推广单位的发展。管理和保存也为事业机构档案管理提出了新的任务和新的要求。在当今竞争激烈的社会中，做好公共机构档案管理工作势在必行。

1事业单位档案管理的现状

随着我国网络信息化的不断深入发展，现行公共机构档案管理存在诸多问题，主要体现在：

1.1档案管理制度不健全。俗话说：“没有规则不成方圆”，完善的规章制度是档案管理高效运行的根本保证。目前，一些事业单位对档案管理工作不够重视，档案管理制度不健全。有些单位甚至根本没有正式的档案管理系统，在这种情况下，档案管理工作没有规定，管理方法和管理标准不统一。只要文件没有泄露或丢失，文件管理者通常认为工作已完成，文件管理混乱，工作效率低下。

1.2档案管理技术和手段缺乏创新。“科学技术是第一生产力。”科学技术的发展对公共机构档案管理提出了新的要求，然而目前我国公共事业单位档案管理的方法和手段仍然很落后，特别是信息技术的引入，或传统的纸质管理，随着机构信息量的不断增加，传统的档案管理方式也不同了。不仅效率低下，而且出错率高，安全性差，严重制约了文件管理的改进。

1.3档案管理人员素质相对薄弱。拥有一批专业档案管理人员的机构是保证档案管理工作质量的重要保证，然而，目前的机构档案是无动于衷的，认为档案管理是一项普通的材料整理工作，文件管理工作分配给一些普通的文职人员。而且，在事业单位改革过程中，职位发生了很大变化，许多经验丰富的员工已经转移。大部分上任的员工都是新手，并没有接受过专业培训。工作中的管理和管理意识不强。事实上，档案管理的专业性非常强。它需要具备专业知识和专业素养的专业档案管理人员来完成。文件管理器的整体质量也将直接关系到文件管理的质量。例如，一些机构对档案管理工作缺乏重视，允许普通文职人员负责档案管理工作，造成档案管理人员抱着“做一天和尚敲门”的态度，热情低劣，工作效率低下，文件管理极其混乱。

2新形势下档案管理改革模式分析

2.1事业机构人事管理机构及相关管理和服务对象的社会异常。随着中国经济的发展和市场经济的快速形成，各种经济组织已经出现。公共事业单位人才的吸收和流动与以往机构人事档案管理制度存在矛盾，旧的人事档案管理制度不适应单位的发展。人事档案的管理在机构中变得越来越重要，因此，对于档案的管理，人事档案的管理也是人事管理的一部分。因此，档案管理也必须具有一定的社会性。就中国各监管机构而言，与计划经济时期存在显着差异。这种比较强大的社会人事档案管理机构本质上更加面向社会，其档案管理内容更加面向社会性，为全社会提供相应的人才服务。

2.2.事业单位人事档案出处的广泛性与较强的复杂性。人事档案管理机构，管理和服务对象的偏向社会性质清楚地表明，人事档案管理的来源具有较广泛的方面，人事档案管理的内容较为复杂。过去机构的人事档案管理，内容的收集以及相关信息和资料的处理和提供通常由各组织的人事机构执行。但这导致了档案管理的单调性强，涉及范围较小，限于内部机构人员，内容也较为薄弱。目前，社会化机构人事档案管理机构的组织比较广泛。除了所有单位的内部机构人员之外，社区内的所有人员也包括在内，因为组织内的个人的家庭身份。这些职位的性质，职位的性质以及这些职位范围的扩大使这些不同的人难以聚集在一起，因此，档案中涉及的内容也多种多样。

2.3.需求者对人事档案需求的多样性。21世纪是一个生存的社会，是一个迫切需要新人才的社会，无论是在中国的外资企业，合资企业还是国有企业，都会招聘内部员工，优秀管理人员，高级技术人员等新型复合型人才，或者是一个公共机构。内部员工的绩效考核，工作评估或大学生毕业都是与人事档案管理有很大关系的问题，他们都需要涉及使用人事档案。

2.4.事业单位人事档案管理、服务方式具有较强的开放性。中国市场经济的逐渐确定，阻碍了人事档案管理的政治化，神秘化。另一方面，由于计算机和多媒体网络技术在我国的蓬勃发展，机构档案的管理和服务水平有了很大提高，它已经上升了一步，通常偏向于信息管理。

3完善事业单位档案管理工作的新举措

面对文件管理带来的新问题，档案管理人员应积极应对，努力开创档案管理新局面。具体做到以下几点：

3.1加强业务学习和培训。随着事业机构档案管理管理要求的不断提高，档案工作者应树立终身学习理念，加强业务学习和培训，不断提高整体素质，以适应新形势下档案管理的要求，成为高级文件管理人才。一方面，档案工作者应继续巩固档案管理的基础理论和知识。同时，要加强档案管理技术的研究，掌握档案管理领域的信息技术，学会将电子信息技术和信息检索工具应用于档案管理。此外，档案工作者还应该注意相互交流经验，通过交流实现相互学习。

3.2强化档案管理意识。档案管理并不是一项微不足道的工作，但它非常注重服务，它承担着为公共机构发展领导决策提供参考和依据的重要任务。档案工作者应该认识到档案管理的重要性，并在工作态度和工作质量方面有效地改善他们自己的缺陷。面对现行公共机构档案管理存在的问题，档案管理人员要树立档案管理意识，提高职业道德水平，提高服务意识，提高服务质量。他们也应该努力在自己的工作基础上进行改革和创新，新的技术手段加大信息资源的开发力度，使档案信息资源的价值尽可能多，力争成为高质量的档案管理人员。

3.3学会科学管理档案。机构档案管理人员必须适应新形势下档案管理的要求，学会管理科学档案。在这方面，文件管理员必须首先定期检查本单元的文件，及时组织清理过时的信息，避免占用存储空间，妥善保留重要部分。其次，公立院校档案管理部门还很多，只有少量电脑和过时的软件设备，这与现代化水平不一致。落后的技术水平导致文件检索效率低下。各部门必须紧跟信息时代的步伐，利用计算机，光盘，数码相机等配套技术手段，提高文件管理质量，及时更新文件信息和内容，并尽可能提供为单位提供新的丰富的信息，促进科学发展。

结束语

档案管理是行政和服务导向的，通过档案和档案的科学管理，机构不仅可以为单位发展提供依据，而且可以使单位高效有序地发展。它还可以帮助该单位巩固其管理，树立良好的形象。随着中国经济社会的不断发展，公共机构改革也已提上议事日程，作为基础管理工作，公共机构档案管理也面临着越来越多的新问题，虽然各机构正在努力改进其档案管理工作，但仍存在许多不足之处。

参考文献：

[1]王晓卫.新形势下事业单位人事档案管理的有益思考.办公室业务，2014.

[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革.山西档案，2014.

[3]孙凤丽.新形势下事业单位文书档案的管理工作.黑龙江史志，2015.