新时代事业单位人力资源档案规范化管理建设探讨——以云南省永善县为例

新时代事业单位人力资源档案规范化管理建设探讨——以云南省永善县为例

付忠民

（永善县公共就业和人才服务中心  云南 永善 657300）

摘要：新时代随着人事制度改革，各事业单位开始加大人力资源档案规范化管理建设力度。由于事业单位人力资源档案包含领导干部个人经历、工作业务能力等详细记录，内容机密，类型较多，事业单位应针对实际情况，制定合理的人力资源档案规范化管理建设策略，以提高人力资源档案规范化管理建设质量。本文对昭通市永善县事业单位进行了实地调研与访谈，结合当前昭通市永善县事业单位人力资源档案管理现状，希望能够进一步提高事业单位人事档案管理科学化、规范化水平，逐步建立科学规范、运转高效、保密性强的人事档案管理新局面，确保人事档案的权威性、正确性、真实性，这里主要探讨新时代环境下事业单位人力资源档案规范化管理建设策略。

关键词：新时代；事业单位；人力资源档案；规范化管理；建设探讨

引言：在新时代背景下，事业单位人力资源档案规范化管理愈发重要。良好的人力资源档案规范化管理能够有效提高人事管理质量。事业单位应根据国家现行政策规定，结合人力资源档案管理现状，设计有效的人力资源档案规范化管理建设对策，不断增强人力资源档案规范化管理建设效果。

一、人力资源档案管理中存在的问题

在本文调研中对昭通市永善县56家事业单位人力资源管理档案管理现场查阅及21名单位人事管理工作人员进行访谈了解情况，其调查结果如下：

1、对人力资源档案管理重视程度较低

根据调查结果表明，在事业单位人事档案管理方面，其中有65%的事业单位对人力资源档案管理重视程度较低，没有投入充足的建设经费，未能在内部建设专门的存档室，没有对保存档案的办公室建设防火、防潮和防盗设备，甚至没有准备足够的存档柜。在这种情况下，档案管理者在分类整理以及保存人力资源档案的过程中，只能将其随意放到办公室，未能对人力资源档案进行规范化管理，从而导致人力资源档案损坏、丢失机率增大，影响后期工作有序开展。

2、档案管理真实性较低

根据调查结果表明，在事业单位人事档案管理方面，其中有12.9%的事业单位人力资源档案管理者在填写存档材料的过程中，受到个人因素影响，未能根据现有档案信息，如实填写档案材料，导致部分档案信息与户口本、身份证登记姓名等存在不统一现象，导致档案管理真实性降低。再者，有5.6%的事业单位人力资源档案在收集资料的过程中，工作周期较长，部分档案资料需要被动等待当事人提交。但是由于部分当事人提交时间较为滞后，通常临近档案审核期限。档案管理者为了顺利完成档案审核任务，极易在出现仓促提交行为，导致档案资料审查不严，无法及时发现造假材料，从而降低了档案管理真实性，给有关人员今后职业发展造成不利影响。

3、档案管理手段较为滞后

近年我国信息化技术发展成熟，根据调查结果表明，在事业单位人事档案管理方面，其中有72%的事业单位开始大力发展数字化人力资源档案管理，有效提高了人力资源档案管理效率和质量。然而还是有9.2%的事业单位对人力资源档案管理重视程度较低，未能针对数字化人力资源档案管理开展需求，配置相应的软硬件设备，导致人力资源档案管理信息化工作无法有效开展。在此情形下，档案管理者在录入、分类、存储等环节，仍需要采用传统人力完成手段进行，导致档案管理手段较为滞后，降低了人力资源档案管理效率。

4、档案交接和处置有待改进

部分事业单位人力资源档案在交接期间，需要按照规定将档案目录、纸质资料等整体移交，以有效保护档案资料安全。然而目前根据调查结果表明，在事业单位人事档案管理方面，还是有3%的事业单位在交接人力资源档案时，没有阐明交接人、监交人，也没有让相关工作人员对交接清单进行处理，甚至未能对有关档案进行规范处置，导致部分档案出现丢失、外泄等情况，影响了人力资源档案管理的规范性。

5、影响人员职级晋升、退休、调动等方面困难

在事业单位人才选聘期间，通常会运用聘用制的合同印证档案材料是否合法。然而现今事业单位受到档案管理人员业务能力影响，未能对当事人档案进行规范化处理，甚至出现对当事人档案扣留现象。再者，档案管理人员仍旧根据《干部人事档案工作条例》进行分类整理，对专业技术岗位在申报职称期间形成的档案材料缺乏重视，没有将其统一整理到人力资源管理档案中来，从而给当事人今后职级晋升、退休、调动等带来不利影响。

二、人力资源档案规范化管理建设策略

1、加大人力资源档案管理投入力度

事业单位要想实现人力资源档案规范化管理建设目标，需要加大经费投入力度。为了确保投入经费符合档案管理需求，事业单位应让管理层负责调研现有存储柜数量，检查存档室是否存在安全问题，要求管理层将调查结果汇总成文件，反馈给领导层。经过领导层审核通过后，由财务部负责拨付相关经费，用于档案室、存储柜建设。

2、制定完善的管理制度

其一，建立档案管理责任制度。事业单位在建设该制度的过程中，应根据现有档案管理岗位，阐明各岗位需要担任的档案管理职责，要求各岗位按照现行规定，规范档案信息录入、整理流程，定期向上级部门汇报档案管理工作开展情况。当事业单位在后期发现人力资源档案管理存在不规范问题，可以通过责任制度对相关档案管理者进行追责处理，建议实行责任终身制度，保障人力资源档案信息真实有效。其二，制定档案管理审核制度。事业单位应在该制度中明确管理层职责，让管理层负责人力资源档案审核任务，要求管理层重点审核人力资源档案信息是否属实，内容是否完善，一旦发现档案信息不全，或者不符合当事人递交的信息材料，应充分发挥自身职能找到档案管理者进行整改，确保人力资源档案信息的真实性。

3、建设信息化档案管理系统

在建设信息化档案管理系统期间，事业单位应要求档案管理者向信息技术员讲明工作需求，由信息技术员根据内部现状，明确信息化档案管理系统建设重点，积极在信息化档案管理系统中开发数据自动化录入、材料分类整理等功能，并优化人力资源档案统计、检索、删减以及查询等业务，并让信息技术员在系统中增设行为记录功能，利用信息化技术优势，实时记录档案管理人员在该系统上的存档、调取等行为，不断提高人力资源档案管理建设质量。

4、改进档案处置缺陷

一方面，事业单位应结合人力资源档案特征，建设档案处置规则，在规则中阐明档案处理程序、记录内容等要求，对于机密程度高的人力资源档案，让档案管理者按照国家规定有序处理，防止重要信息外泄。另一方面，事业单位应不定期组织法律学习活动，邀请律师参与其中，让律师在活动中向档案管理者系统讲解处置法律法规，确保档案管理者能够在该活动中不断提高法律素养，为今后规范化完成人力资源档案处置工作做好准备。

5、开展业务培训

事业单位应通过业务培训手段，提高档案管理者档案处置能力。由于人力资源档案专业性强，部分新入职档案管理者在处置中极易出现失误。事业单位应让管理层根据人力资源档案规范化管理建设需求，从互联网中查找与人力资源档案处置有关案例，将其整合起来编辑成文件，线上转发给档案管理者，让档案管理者认真学习相关内容。

结语：综上，人力资源档案对事业单位发展具有重要意义。在新时代背景下，国家对事业单位人力资源档案管理提出更高要求。事业单位应从实际情况出发，深入分析目前人力资源档案管理中存在的问题，结合档案管理需求以及时代特征，设置可行的解决策略，加大人力资源档案管理投入力度、制定完善的管理制度、建设信息化档案管理系统、改进档案处置缺陷，采用多种方式不断提高人力资源档案规范化管理建设质量。

参考文献：

[1]刘永祥，事业单位档案管理规范化分析[J].兰台内外，2020(06）：42-43.

[2]卢荣平.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].办公室业务，2020(07)：153-154.