浅谈档案管理系统与OA系统之间的无缝链接

 浅谈档案管理系统与OA系统之间的无缝链接

黎东星    张运平   张云

湖南联诚档案信息技术有限公司     湖南省 长沙市 41000

摘要：信息时代下，企业、事业单位对信息管理提出了越来越高的要求。但是，档案管理系统与OA系统是针对不同的管理需求而设计的，两者之间是相对独立的，二者之间很难实现信息的高效共享，不仅带来了重复劳动的问题，还降低了档案信息的利用率，对企业的管理带来严重的不良影响。因此，如何将档案管理系统与办公自动化系统进行无缝对接，是提高办公效率、提高信息管理质量的关键，文章主要探讨档案管理系统与OA系统之间无缝链接的方法。

关键词：档案管理系统；OA系统；无缝链接

现如今，OA系统被广泛应用于企业管理中，造成了许多企业文件双轨管理的现象。即同时使用档案管理系统和OA系统。这种管理模式存在重复劳动、信息孤岛等现象，不仅降低了工作效率，还不能实现信息的高效利用，对企业的发展带来一定的负面影响。双轨管理模式逐渐被单轨管理所替代。科学技术不断发展，企业逐步实现了无纸化办公，纸质文件逐渐被电子文件替代，为档案的信息化管理创造了良好的条件。在工作过程中，可以把电子文件存储于OA系统中，高效地完成信息的管理与利用，进而实现档案管理与OA系统的一体化管理[1]。

一、无缝链接的概念

OA系统其实是办公自动化系统，可以对企业内部工作过程及信息传递进行协调与管理，档案管理系统主要用来对各种文件及材料进行存储、检索和管理。这种情况下，企业管理过程中往往需要进行大量的重复劳动，比如说文件的下载、上传等，浪费了大量的资源。同时由于两个系统不能有效的连接，那么很容易出现信息孤岛的现象，导致信息流通的不畅，不能实现信息的高效共享，进而导致决策的失误。将档案管理系统和OA系统进行无缝链接，可以实现高效的信息管理，实现了信息共享与流通，提高了企业的工作效率与协作能力。OA系统和档案管理系统的无缝链接，并不是传统意义上的物理链接，而是当 OA系统产生了一份电子文件后，可自动切换到档案系统，并将其存储在档案系统中。无缝链接的目的就是使OA系统生成的文件可以自动存储到档案管理系统中，并且实现文件名称、格式、内容的一致，实现档案的高效率存档。在转化的过程中， OA系统可以服务于企业内部的整个体系，分享存档内容，以此达到高效的文档资源共享[2]。

二、档案管理系统与OA系统之间的无缝链接

（一）档案管理系统与OA系统账号一致

企业要完成档案管理系统和OA系统的无缝链，就要保持账户的一致性。由于OA系统与档案管理系统是不同的系统。我们在系统登录的过程中需要用到账号、密码。账号一致性能够简化用户的操作流程，使用户能够无缝地在不同的系统间进行切换，减少了重复输入的情况，提高了工作效率。采用统一的账号系统，使员工只需一次登录，就可以同时进入档案管理系统与办公自动化系统，大大简化了工作流程，不但可以提高员工的工作效率，而且可以降低密码管理的复杂度，减少信息泄漏的风险。并且统一账号系统还能将权限管理整合起来，管理者可根据员工的角色与职责设定不同的权限，以保证信息的安全性与保密性。企业要无缝对接档案管理系统与办公自动化系统，就要考虑数据的共享以及互通。档案管理系统中的文件、数据常常与办公自动化系统的工作流程、工作任务紧密联系在一起。基于此，企业应该在OA系统和档案管理系统之间通过通讯协议来实现数据的无缝传递与共享。例如，员工在OA系统中创建的任务、文件可直接与文档管理系统相关联，实现文档的自动存档与备份；同时，利用 OA系统对档案管理系统中的历史文档进行检索与查询，使员工能够及时地获得自己需要的信息。

（二）直接在档案管理系统直接导入OA系统数据

数字时代下，信息的传递速度与效率对企业的运营和发展有着极为重要的作用。把OA系统和档案管理系统进行无缝链接，实现数据的共享与互通，既能提高工作效率，又能对企业信息资源进行有效的管理，提高企业的运营效率。在开发OA系统的过程中，可以深入研究系统的关联性，可以通过扩展系统功能、改变传输协议等方式实现与档案管理系统的连接，使OA系统中的数据能够直接导入到档案管理系统中，实现了信息的快速传递与共享。员工在OA系统中创建、编辑的文件，可直接导入文档管理系统进行存档保存，既可节省人员反复输入资料的时间，又可减少中间传递资料的过程，提高工作效率。两者的无缝衔接，可完成企业信息资源的高效管理。档案管理系统采用了严格的权限控制与版本管理，能够有效地保证企业信息的安全与完整。将OA系统中的数据直接输入到档案管理系统中，管理员可按需设定不同使用者的权限，以保证每个员工只有自己所需的资料，以防止资料外泄、篡改等风险。并且对每一份文件的修改记录进行跟踪及保存，保证了信息的完整性与和追溯性[3]。

（三）利用网络无缝链接

企业还可以通过网络来完成档案管理系统与OA系统的无缝链接。比如，建立统一的数据接口，规范数据的格式，使档案管理系统和办公自动化系统实现了无缝对接，增强了信息的一致性和准确性。或是两个系统间的数据传输与交互可以应用 API接口或中间件技术来实现，以保证数据的完整性和一致性。除此以外，企业还可以依据自身的具体需要开发系统，实现功能的定制与扩充。应用网络化技术促使数据实现实时传输和共享。企业在两个系统中建立了数据同步机制，保证了档案管理系统与办公自动化系统的数据及时更新，避免了重复输入、信息不一致等问题。并且企业在系统中设置网络备份及系统恢复功能，保护了数据的安全可靠。此外，企业通过系统设置关键词检索、全文检索等检索与查询功能，使用户便于查找、获取档案管理系统及办公自动化系统所需的资料，进而提升工作效率和准确度

[4]。

（四）档案专职人员跟踪式的无缝链接

电子档案虽可长期保存。但是现代企业每日经营管理中都会产生一定量的电子文件，这些电子文件会占用电子产品的内存，导致系统的缓慢或卡顿。因此，企业的电子档案也应该根据纸质档案一样分类保存，并设置一定的生命周期，及时按照相关程序进行电子档案的销毁。比如说一般的文件，应该保存3-5年，到一定年限后已经失去了利用价值应该及时销毁。为了便于管理电子档案，企业会设专门的管理人员，赋予其系统的使用权限，对档案开展跟踪管理。在管理的过程中，可通过网络监控或自动跟踪记录，及时发现档案的异常状况，并进行处理，避免电子档案被不合理利用、改动或销毁。同时在进行文件归档时，管理人员应该检查文件中是否有未处理完毕的事情或有遗落的情况，确保文件处理完毕后再进行归档，从而保障电子档案的合法性和有效性。

三、结束语

总而言之，档案管理系统和OA系统的无缝链接，大大提升了企业的办公效率，优化了工作流程，使信息共享更加便捷，从而实现高效的企业管理，提高信息的利用率，为企业创造出更多的效益，促进企业的数字化转型。为了实现OA系统与档案管理系统的无缝连接，企业必须对系统功能进行改进，使二者能够无缝切换，有机融合，实现企业管理的一体化。

参考文献

[1]赵玉萍. 论档案管理系统与OA系统之间的无缝链接[J]. 信息系统工程,2022,(03):36-39.

[2]林燕英. OA系统应用背景下文书档案如何在线归档[J]. 兰台内外,2022,(30):35-37.

[3]聂莹. 智能技术在电子档案管理中的应用与实践[J]. 兰台世界,2023,(04):96-98.

[4]史菲. OA软件应用于档案管理系统的设计与实现[J]. 数字通信世界,2023,(11):181-183+187.