强化医院档案管理提升档案资源利用率的策略分析

强化医院档案管理提升档案资源利用率的策略分析

蒋洪祥

简阳市平泉中心卫生院  四川 成都  641409

【摘要】目的：探讨强化医院档案管理提升档案资源利用率的策略。方法：选取样本是本院2022年1月至2023年12月医院档案1000份，采用强化医院档案管理方案。观察医院档案管理质量及其档案资源利用率的情况。结果：本次实验结果，强化后医院档案管理质量、档案资源利用率优于强化前P＜0.05。结论：档案管理是医院中各项工作的桥梁和纽带，也是医院运行的核心流程，借助新技术、新理念、新方法等诸多方面强化档案管理，可以提升管理质量，进一步提高档案资源利用率。

【关键词】医院档案管理；档案资源；管理质量

伴随我国医疗事业的急速进步，医院各个科室也与之进步，对于患者的档案管理有着更高的要求[1]。对于此岗位精准明确管理特征，结合医院实际情况进行改良，最大可能施展最佳的档案管理，让医院可以更好地发展。根据过往经验发现，医院档案管理工作尚有较大的提升空间，像不在乎档案管理作用、没有档案资源开发意识的情况比比皆是，还有就是实际操作时没有对档案管理制度优化，导致档案管理人员专业能力欠缺等情况，这些状况都会影响医院档案管理的最终效果，带来不良影响[2]。本次实验就是基于以上背景知识，分析如今医院档案管理中潜在的问题，再探析强化医院档案管理对于档案资源利用率的提升效果，帮助医院可以更好发展，下文做详细的报告。

1资料与方法

1.1一般资料

选取样本是本院2022年1月至2023年12月医院档案1000份，采用强化医院档案管理方案。

1.2方法

1.2.1强化工作人员的档案管理意识

医院会给患者最优良的医疗服务，为此医院为了完成这个目标就会投入诸多的人力、物力、资金。档案管理在众多专业科室面前属于后勤类工作，稍不注意就会被忽略。面对这种情况，不但要增加对于医院档案管理的宣传，还要提高档案管理人员的意识及思维，让工作人员可以重视档案管理，明白医院的现代化发展离不开档案管理的落实和展开。当档案管理可以更具系统化时能够提供更多有效的依据给医院管理层，让医院可以实现改革，更好地发展。对于医院档案室来说档案管理人员是最核心的人员，他们维护和保存所有的管理信息，故而医院应该对这些人员进行不断地鼓励，让他们可以持续学习或是借鉴经验，针对典型事例积极参与，增强自身对于档案管理的高度重视，也持续提升自我的专业能力，保证档案管理实现最大的价值和效率。同时，医院管理者一定要支持档案管理部门开展的工作，明确档案管理工作的发展，在合理范围内投入财力、人力、物力等，增加该项工作的硬件、软件条件，像需要的传真机、打印机、计算机等都要适当投入。纠正医院档案管理人员的错误认知，改变不正确的思想，给工作人员赋能，让其参与到资料的详细收集和分类中，以此提升档案资源利用率。

1.2.2 创建档案管理的相关制度

剖析档案管理制度的意义，创建更加科学、合理的医院档案管理制度，降低工作中发生的麻烦事件，保证档案管理的高效完成，确保医院的长期发展。在提升档案管理人员的态度和意识的同时，也要让工作人员分清楚工作的重难点，通过各种信息技术和管理方式，促进管理效果的提升，保障医院每个部门可以即时获取准确的档案资料。站在医院立场要确定档案管理职员的责任和职能，构建相关管理系统，持续优化档案管理制度，协调好医疗事务和管理工作，让管理水平可以得到提高。体制构建完成后，医院管理层督促开展具体的执行工作，后续管理中，对前期工作进行综合调解，对管理模式进行积极改进和提升。医院与此同时还要设立档案管理工作的评价及考核机制，分别从管理的质量、效率、机制是否合理等方面完善考核标准，推动档案管理工作全面开展。

1.2.3 精进档案管理人员的专业

对于档案管理人员进行专业培训，自我适应因为外部改变而造成的新的需求，主动了解医院的内部改变，利用自身的创新思维和知识储备，提升自我的创新能力。而要想提高医院档案管理人员的专业水平，不但需要外部驱动和内部驱动同时进行，坚持学习，还要借助医院领导层的配合，管理层要对培养档案管理人才这一方案重视，按照医院档案工作发展需要制定学习计划。岗位不一样的工作人员要进行针对性更强的目标制定，专业医师通过去往发达国家进一步深造，或是医院引进高学历人才。考核环节需要强化考核管理水平，满足基础理论之上提升专业技能，做到技术创新及相关研究，保证顺利应用之上强化管理人员的管理水平和专业知识。对于有突出贡献和重要成果的工作人员可以借助物质、精神鼓励，激发工作积极性，做好带头示范；面对工作人员消极态度，可以运用批评、扣除绩效等方式，规避其他人员出错风险。适量的奖励和惩罚在激励工作人员的同时，还可以赋予积极性较强员工的骨干力量，提升团队整体水平。

1.2.4 落实电子档案系统

随着互联网的高速发展，各种管理系统非常成熟，对于医院档案管理引进电子档案管理系统能够提高档案管理的效率和质量。利用电子档案信息能让数据使用更加方便，对于同一档案可以让同时接受两人以上的人员查看，不会破坏档案原件，对比传统档案不会具有局限性，形成知识共享。要想电子档案管理系统发展更好，必须大量投入计算机等工具，引进专业技术人员，保证计算机等设备能够即时得到系统优化。为了顺利运行电子档案系统，档案管理人员要协调和其他部门的沟通和合作，确保数字化资源高速发展，也需要即时优化医院电子档案管理系统。值得注意的是，医院档案部门的资料都是医院的机密数据，档案的安全管理尤为重要，需要落实档案安全管理制度，设置人脸、指纹等识别权限，保证无关人员不能进入，也要做好备份工作，减少系统损坏或风险泄露的情况。

1.5观察指标

观察医院档案管理质量及其档案资源利用率的情况。

1.6统计学方法

采用SPSS22.0软件进行本次实验数据分析，结果P＜0.05为差异有统计学意义。

2结果

强化前医院档案管理质量评分（71.65±0.88）分，强化后医院档案管理质量评分（95.32±0.21）分，强化后医院档案管理质量优于强化前（t=8.472，P=0.000），P＜0.05。强化前健康管理、疾病防治、人力资源等档案资源利用率85.50%（855/1000），强化前健康管理、疾病防治、人力资源等档案资源利用率56.40%（564/1000），强化后资源利用率优于强化前（x2=5.583，P=0.024），P＜0.05。

3讨论

医院档案管理内容比较多层次，细分医院档案管理主要包含：医患关系、业务指导、人事信息这三个大类[3]。我国现在大多数医院都处于非营利状态，伴随我国社会经济的大力发展，政府没有办法承担医院建设需要的大额经费，所以大多都是政策上扶持，导致现在的医院大多数都是处于企业化管理状态，致使医院档案管理包含事业单位内容、企业内容，也存在成本核算等档案，企业管理时还会出现协议、标书、合同等档案。伴随互联网的发展，传统档案管理不能够满足现在的医疗机构，无法更加高效、安全、便捷地归纳档案[4]。如果医院要开展健康管理、疾病防治、人力资源等时，可以运用计算机等设备做好全面记录，再完成计算机的储存，优化后形成完整的医院档案。对医院档案管理技术做全面的改善，运用规章制度对管理工作规范，保持良好的纪律性[5]。

档案管理跟医院文化关系密切，如果拥有有效的医院档案管理能够将医疗文化不断发展和优化，故而在医院档案管理中要同时进行文化建设，发扬优秀医疗文化，承接良好作风，提升医院职工的责任意识和价值观，塑造优秀的文化氛围。医疗文化创新密切关联档案管理工作，也为未来文化建设做出基奠[6]。如今形式分析档案管理，增加文化思想和优秀作风，可以推动医院整体医疗事业，也为医院文化建设提供更多支持，帮助医院员工提升自身的文化修养，让医院的文化发展得以记录[7]。

本次实验结果，通过强化医院档案管理能够提升医院档案管理质量，优化档案资源利用率P＜0.05，实验结果提示，优化医院档案管理可以提升资源利用率。笔者分析如下：医院档案管理之所以出现资源利用率低这样的问题，是因为不重视档案管理的作用，医院将大部分精力用于提升医疗水平和医疗服务，没有重视档案管理，这就会造成医院档案管理工作滞后的后果。小部分管理层认为档案管理不会帮助医院发展、进步，那么不需要投进大量资源，这就造成医院档案管理最终发生系列不良问题，降低档案工作的效果。除开这些，因为医院不重视档案管理，也就没能将信息技术的相关优势技能运用于档案管理中，档案管理人员也就没有去主动学习，没有工作的积极性[8]。长此以往就会造成医院档案管理不善的不利影响，导致资源档案利用率下降。在本次实验中，医院管理层重视档案管理，就会增加工作人员的关注度，从而督促自身更加积极工作。在常规的医院档案管理中，没有档案资源开发的意识，就失去了为医院带去直接经济效益的机会，医院就无法开展档案管理工作，只是在档案管理的时候重视收集和整理，而没有花时间在资源开发上，就无法发挥档案资源的最大价值。目前，信息技术在各个领域中运用较多，如果还坚持运用传统的档案管理方式，就会让工作人员浪费时间在重复操作上，增加不必要的人工成本。再者在医院档案管理逐步发展为信息化管理后，需要充分考虑开发系统繁复、操作困难、保证安全等原因，不要反而频添患者的使用难度，导致医患矛盾加重，而败坏医院口碑。当医院的档案管理没有具体的档案管理制度就会影响多个工作的完成效率和最终质量，假如缺乏管理制度，就会提升档案管理混乱的情况。而根据现在医院的具体情况，可以分析出医院并没有在档案管理中花费过多的时间和精力，导致管理制度不够完善，没有明确每一个岗位的工作职责，就会导致发生工作交叉或工作重复的问题，从而造成医院档案管理效率降低的结果。因为档案管理制度的欠缺，档案管理人员开展的工作局限于收集、整理、保存，从而导致医院档案管理工作无法正常展开[9]。因为专业档案管理人员不具备一定的综合素质和专业能力，再加上多数工作人员在又是兼职居多，不具备管理能力，就会导致医院档案管理过程中，无法正常展开各项工作，无法确保医院档案管理的工作质量。过往医院也会安排档案管理专业工作人员，因为没有拟定科学合理的计划去着重培养，其综合素质和专业技能依然欠缺，造成工作的不适应，而无法往信息化方向发展，更无法发挥信息化的效果。医院的档案管理因为涵盖的种类、人员及流程较为复杂，档案管理人员能力不够强，或是没有工作经验，就会直接影响医院档案管理的发展，故而本次实验在档案管理工作人员的培养上更加重视，收到了良好的效果。在对专业人员的培养教育予以重视后，医院档案资源的利用率明显提升。

如今的我国信息化正在高速发展，医院档案管理部门需要紧随信息化建设脚步，利用现代化的设备和技术对档案进行科学管理。档案管理是医院中各项工作的桥梁和纽带，也是医院运行的核心流程，借助新技术、新理念、新方法等诸多方面强化档案管理，提升管理质量的同时进一步提高档案资源利用率，可以大力推广使用。

参考文献：

[1]李敏.强化医院档案管理提高档案资源利用率[J].办公室业务,2021(4):159-160.

[2]王旭. 强化医院档案管理提升档案资源利用率[J].兰台内外,2021(28):35-37.

[3]张志龙.强化医院档案管理提升档案资源利用率的探讨[J].管理学家,2022(1):75-77.

[4]张蕾.强化医院档案管理，提升档案资源利用率[J].黑龙江画报,2022(17):101-103.

[5]刘芸.强化医院档案管理提高档案资源利用率[J].卷宗,2021,11(19):20.

[6]高丽.强化医院档案管理提升档案资源利用率[J].中文信息,2021(12):72-73.

[7]陈忠芹.强化医院档案管理提高资源利用率的措施分析[J].文存阅刊,2021(29):11.

[8]陈晓倩,周蓉.创新医院人事档案管理,提高人力资源利用率[J].卷宗,2020,10(32):80.

[9]王志惠.强化医院档案管理提升档案资源利用率[J].医药界,2020(2):0165.