新形势下企业办公室管理效能的研究

新形势下企业办公室管理效能的研究

王珊珊

中盐内蒙古化工股份有限公司 内蒙古自治区阿拉善盟750336

摘要：对于企业来说，应该明确新时代背景下办公室工作的战略价值，并积极更新工作理念，此外，企业还要积极引入智慧信息技术，通过智能化模块替代传统办公室工作内容，打造新时代智慧办公室体系。这样，办公室工作管理水平就能够显著提升，促进企业长远可持续发展。基于此，本文对新形势下企业办公室管理效能相关内容展开研究。

关键词：新形势；企业办公室；管理效能

1 办公室的特征

办公室作为综合部门之一，兼具着多重身份，即服务、管理、协助等，其特性主要体现在以下三方面：

1.1 操作性

办公室操作性一般是在信息交互上体现，且单位内信息传递和处理方面、内部上下级信息交互方面，起到汇总、调和作用的都是办公室。该环节，办公室为了保障单位良好运转、经营目标的实现，发挥的作用是协调，能够促进单位经营效率的提升，也有助于和谐内部氛围的营造，可以最大限度的增强内部团队的凝聚力。

1.2 辅助性

在单位内部的上传下达、下级信息汇总、汇报等方面，都是办公室辅助性特性的充分体现。该环节，由于办公室能够深入了解各部门实际情况，所以可以在一定程度上协助、辅助决策层各项决策的制定。

1.3 综合性

在单位内部，属于中枢部门的就是办公室，而与办公室息息相关相关的工作内容较多，如生产经营、外界接洽、后勤综治等。从某一个方面来看，办公室专业素养比业务部门弱，而在该方面起到决定性作用的就是办公室自身具备的综合性性质。因为办公室要面面俱到的参与到各项工作中，所以单位运转、发展方面必不可少的就是办公室。

2 新形势下做好办公室工作的重要意义

办公室工作是企业的中枢神经，起着协调保障、督导检查、沟通服务的作用，是上传下达、下情上报、联系领导与基层的桥梁，是沟通左右、协调内部工作的纽带，是对外交往的窗口，负责机关和单位工作正常运转的中枢。在新形势下，随着企业的变革和发展，办公室的工作日显重要。执行力是把企业战略规划转化为效益成果的关键，其强弱程度直接制约着企业任务目标能否顺利实现。在日趋激烈、复杂多变的市场竞争环境里，执行力已经成为一个企业成败的重要因素。办公室作为公司方针政策的督办落实部门、重要会议和调研工作的组织部门，是确保政令畅通、提高企业执行力的重要保证。办公室必须紧跟发展形势，进一步做好服务工作，及时掌握和分析经营发展中面临的新情况、新问题、新知识、新趋势，真正做到参在重点上、谋在关键处。

3 新形势下企业办公室管理效能的提升策略

3.1 发挥协调关系的枢纽作用

办公室是企业运转和发展的核心，其良性运转和高效沟通对于建立良性企业内外部关系至关重要。因此，办公室管理者必须拥有敏捷的反应力，能够迅速响应上级指示，深入了解各部门的运行状态，清楚明确每一项工作的重点，从而建立起良性的部门间沟通与合作。办公室人员需要充分利用自己的协调管理技巧，以便更快地了解领导的想法，并且能够运用逆向思考的方法来处理工作中的困难。他们还需要负责将信息传递给上级，并且及时跟踪执行领导的指示，同时也需要将基层的建议和需求及时反映给领导，以便尽快得到满足。

3.2 强化制度建设和依法合规

加强制度建设与依法合规是当前提升组织治理能力和促进良性发展的重要任务。为此，需要加大力度推进制度建设，以确保制度的科学性和可操作性。这一过程包括制定、修订和废止相关制度，以适应不断变化的外部环境和内部需求。科学性要求制度建设与组织的定位和目标相一致，旨在规范行为、优化资源配置和提高决策效能。可操作性要求制度具备可操作性，能够为组织成员提供明确的行为指导和操作路径。为了确保制度的有效执行，必须加强对制度执行的监督和检查。这包括建立健全的监督机制，明确监督职责和权限，实施定期和不定期的监督检查，以发现和解决执行过程中的问题和障碍。同时，应建立信息反馈和沟通渠道，以便组织成员能够及时报告制度执行情况和提出改进建议。另外，对于违反制度规定的行为，必须采取严厉的惩处措施。这是为了维护制度的权威性和有效性，防止违规行为对组织造成损害。惩处力度应当明确、公正和透明，既要依法依规进行，又要有针对性和威慑力。同时，应建立健全的违规行为处理程序，确保违规行为得到及时、公正和有效的处理。最后，为了形成强有力的风险防范机制，必须在制度建设和执行过程中注重风险管理。这包括对潜在风险进行全面的识别和评估，制定相应的风险防范措施，并建立风险监测和应对机制。同时，应加强对风险的监控和预警，及时采取措施应对可能出现的风险事件，以减少损失和影响。

3.3 提升管理人员素养

（1）企业可以适当为管理队伍注入新鲜血液，结合管理岗位实际情况，引进更多管理人才。在人才招聘中，要根据实际情况，对招聘时间、招聘岗位、岗位工作内容以及薪资待遇等作出明确规定。这样才能确保招聘到的人才，符合企业岗位工作，在进入企业后，可以在最短时间内适应岗位工作，不需要企业方面花费更多时间与精力对其进行培养。

（2）定期做好管理人员教育培训工作，在实际教育培训期间，要将工作重点放在管理能力的培养与提升上。确保管理人员在教育培训过程中，掌握更多管理技巧与管理知识，对于自身管理工作能够有全面认识与了解，意识到该项工作重要性，这样才能在未来工作开展中，发挥自身专业能力。对于教育培训的内容，要进行及时考核，通过考核可以掌握管理人员学习情况以及学习态度，并将考核纳入日常考核当中，与薪资挂钩，确保管理人员能够重视教育培训工作。

（3）为确保管理人员能够始终保持饱满的工作热情，对在办公室管理工作中表现较好的工作人员，企业方面可以适当给予其奖励。奖励可以采用不同方式，比如，物质或者提供升职机会等，将管理人员工作积极性调动起来，使得提升办公室管理水平。创建高素质管理队伍，为企业办公室管理工作开展打下良好基础。

3.4 推动办公室智慧工作创新

首先，企业可以利用大数据技术来收集、分析和处理大量的办公数据，从中获取有价值的信息，为决策提供科学依据。例如，通过分析员工的工作时间、工作量和效率，管理者可以更好地调配资源，提高工作效率。其次，云计算技术可以实现办公文件的在线存储和共享，方便员工随时随地访问和编辑文件。这样可以提高协同办公的效率，减少文件传递和管理的成本。另外，人工智能技术可以应用于企业办公室的智能助手，为员工提供智能化的办公支持。例如，智能语音助手可以帮助员工管理日程安排、提醒重要事项，提供实时翻译和语音识别等功能，提高工作效率和准确性。最后，专家系统可以通过将专业知识和经验转化为计算机程序，帮助员工解决复杂的问题和决策。这样可以提高决策的科学性和准确性，减少人为误差。

4 结束语

总而言之，在企业的各职能部门中，办公室是一个综合性较强的部门，涉及的工作领域也非常广泛，在促进企业高质量发展中，发挥着信息枢纽、政务参谋、综合保障和企业窗口的作用。面对深化改革的新形势，企业办公室的工作必须积极转变，充分发挥职能作用，进一步提高企业的经济效益和社会效益，从而体现自己的经济价值、政治价值和社会价值。

参考文献：

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[2]兰瑛.新形势下企业办公室管理效能的研究[J].中国管理信息化,2019,22(13):88-89.

[3]单莹,王璨,叶柳.新形势下企业办公室管理效能的研究[J].办公室业务,2017,(22):11.