关于档案数字化建设与数字化档案信息利用的初步探讨

关于档案数字化建设与数字化档案信息利用的初步探讨

刘建国

中国能源神华集团准格尔能源有限责任公司行政管理中心

摘要：本文旨在浅析档案数字化建设与数字化档案信息的利用。首先，探讨了档案数字化建设的必要性和重要性，包括提升档案管理效率、保护档案原件、方便档案查询与利用等方面。其次，分析了数字化档案信息的特点和优势，如信息存储量大、传输速度快、可共享性强等。最后，提出了数字化档案信息利用的策略和建议，包括加强数字化档案信息的整合与共享、提高信息检索效率、促进档案信息的开发利用等。

关键词：档案数字化；数字化档案信息；档案管理；信息利用；策略建议

引言：

随着信息技术的迅猛发展和信息化建设的深入推进，档案数字化建设已成为档案事业发展的重要趋势。数字化档案信息的利用不仅能够提高档案管理的效率和水平，还能够为科研、教学、文化传承等领域提供丰富的信息资源。然而，当前档案数字化建设还存在一些问题，如数字化档案信息的整合与共享不足、信息检索效率不高等。因此，本文将从档案数字化建设的现状出发，分析数字化档案信息的利用问题，并提出相应的策略和建议，以期为推动档案数字化建设提供参考和借鉴。

一、档案数字化的重要意义

（一）信息资源数字化管理

数字化档案的推行对于档案信息资源的管理起着重要作用。它能够更加便捷和迅速地对各种信息资源进行开发和利用，为信息资源的交流和共享提供了基础。通过运用计算机技术和通信技术等手段，传统的纸质档案管理过程得以转化为数字化档案管理，从而实现了对传统档案信息的全面开发和管理。与此同时，纸质档案的数字化管理在便捷性和快捷性等诸多方面都具有传统档案管理模式无法比拟的优势。这不仅有助于档案的长期储存，还能大幅减少档案管理资源的消耗，提高档案管理工作的效率和质量。总的来说，档案的数字化管理有利于信息资源的数字化管理，符合档案信息资源管理的主要趋势和方向，也有助于实现档案的全面管理和信息资源的全面开发利用。

（二）档案资源处理过程数字化

档案的数字化管理有助于推动档案资源的数字化处理。在数字化建设过程中，办公流程和业务流程也会逐渐实现自动化和数字化，从而使各种档案资源信息变成数字化资源信息。这样做不仅能够全面整理和开发档案资源，还可以促进档案资源处理的数字化进程，此外，对于文件室存储和归档而言，数字化和便利化的资源处理过程具有显著的优势。这不仅减轻了档案管理人员的工作负担，还极大地提升了档案管理的质量。因此，这对于整个档案管理工作的全面优化起着举足轻重的作用。档案资源处理过程信息化有利于实现全面管理目标，快速实现传统档案管理模式与数字化管理模式衔接，推动整体档案数字化建设进度。

（三）档案信息资源共享

数字化档案作为一种新的介质存储方式，在档案利用的共享性、复用性、交互性、灵活性等方面都具有传统介质档案不可比拟的优势。数字化档案的建设，通过各种计算机技术和通讯手段使得档案信息资源电子化和数据化，不仅实现了档案信息开发利用的目的，还实现了跨地域资源共享的目标。各地域的用户可以根据自己的需求，在线上实时调取自己所需要的档案资源，实现了资源的互通共享，有利于档案信息资源的全面开发。

二、数字化档案信息的利用途径与方法

（一）规范收集材料

首先，档案管理的有效性是档案工作水平的基本保障，及时对数据资料进行收集，能够在很大程度上帮助后续的档案审核以及创建，为这些工作提供参考。其次，档案材料收集要求对相关信息进行及时的整理与梳理，根据其形成的时间以及重要性展开分类。最后在进行整理的过程中，必须要有效进行规范，降低档案管理人员将之电子化的难度，保证扫描效果。因此，在进行搜集的过程中，需要进一步对相关的资料展开审核工作，避免在变动时出现误差、造成数据错误。同时，因为过往的历史资料在各部门当中存在不同格式、不同标准的情况，所以在收集整理时需要认真核对整理，避免后续需要进一步修正。即便档案在数字化后需要采用共享、开放的理念，但由于档案数据涉及国家机密、企业商业机密以及个人隐私信息，所以需要进一步强化保密处理，避免档案资料泄露，对于重点资料甚至应该分门别类地进行物理隔绝，确保相关数据不能被篡改。

（二）加强材料鉴别

要提升电子信息传输效率，首先就要对数据进行识别，避免在传输过程中出现失误。鉴于在搜集档案过程中经常会出现姓名与经历相近等问题，导致档案资料失误过多，对此在完成信息搜集之后，要对信息加以鉴定，核实材料与职位、学历等是否存在联系。比如政审材料的内容与工作状况相关联等。信息化时代下的电子档案管理是即为庞杂的，这就要求工作人员要根据相关步骤逐步开展工作，立足当前实际做好短期与长远规划。此外，工作人员还要以工作目标为导向，熟知电子档案管理的各项规范与要求，掌握各类电子档案的管理期限及相关规范，确保档案信息的完整真实，实现规范归档。

（三）积极推动档案精细化管理

在进行档案整理时，需要进一步完善各个环节的整理工作，特别是要做好归档工作，进一步细化相关任务，以实现更优异的管理效果。首先，有关部门应认真学习档案工作条例和其他规范文件。在整理档案时，需详细记录每个档案信息的时间、收录原因和背景等必要信息。例如，员工的地域变动是由于职位变更等原因。因此，要充分展示档案工作的信息记录能力，减少错误信息录入，并进一步完善档案数据的归档机制建设。其次，在收集、审核和整理档案数据时，必须按照相关程序进行，特别是对个人档案信息的错误和遗漏，必须经过仔细核实后，将档案信息退还给提交单位，并要求提交经过验证的材料；其次，涉及个人隐私的资料需经过主体签署认证后方可归档，以确保完整有效。最终，在实际操作中，应形成操作者的详细信息和操作的自动记录日志，以确保每一步操作都可追溯和追责，进一步减少滥用权力的可能性。

三、结束语

总体而言，档案数字化建设乃社会进步之必然趋势，尽管当前在其发展过程中仍面临一些挑战与问题，然而，我们深信，随着相关企业和工作人员的持续努力与探索，档案数字化进程必将不断提速。通过数字化、智能化技术的深度融合与应用，以及相应体系的建立健全，数字化档案信息的利用效率将得到有力保障，从而更有效地服务于企业的长远发展。

参考文献

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[2]张丽娟.档案数字化与数字化档案信息利用研究[J]. 情报材料，2020（10）：222-223.

[3]李慧媛.档案数字化建设的现状与发展趋势[J]. 档案管理，2020(6)：23-26.